Путевой лист грузового автомобиля по форме 4-П

Если отправляете в рейс грузовой автомобиль, надо заполнить и передать водителю путевой лист. Обычно путевые листы грузовых автомобилей составляют по типовой форме 4‑П. Рассказываем, как заполнить эту форму.

Заполняйте, проверяйте и отправляйте отчеты бесплатно

14 дней в подарок

Как заполнить форму 4‑П

Для учета и контроля работы транспорта и его водителей используются путевые листы (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Нужны путевые листы и для грузовых автомобилей.

Путевой лист на грузовой автомобиль оформляют, если (ч. 1 ст. 6 Устава):

компания оказывает услуги по перевозке грузов, используя собственный транспорт;
работник использует грузовой автомобиль для перевозки грузов для собственных нужд компании;
организация передает грузовой транспорт во временное владение / пользование за плату по договору аренды ТС с экипажем.

Путевой лист подтверждает цель поездки и основания для использования грузового транспорта. Но не только для этого — по путевому листу:

регистрируют расходы на эксплуатацию грузового автомобиля и затраты на топливо;
начисляют зарплату водителю;
подтверждают использование работником личного грузового автомобиля по рабочим целям, чтобы выплатить ему компенсацию.

По какой форме заполняют путевой лист грузового автомобиля

Обязательной формы нет. Можно использовать лист собственной разработки или одну из типовых межотраслевых форм — № 4-П (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390) или № 4-С (постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Форму 4-П заполняют, если с водителем рассчитываются по повременному тарифу, 4-С — если по сдельным расценкам.

Важно! Руководитель определяет, какую форму путевого листа грузового автомобиля будет использовать организация — собственную или типовую. Обычно останавливаются именно на типовых: их удобно заполнять плюс в них учтены необходимые сведения о рейсе и задании водителя. Но какую бы форму вы ни выбрали, ее нужно дополнить обязательными сведениями и реквизитами. Выбранную форму путевого листа грузового автомобиля закрепите в учетной политике.

Обязательные сведения путевых листов, в том числе и для 4-П:

Реквизиты первичного документа бухучета (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Это наименование и дата составления, название организации-составителя, содержание и величина измерения хозяйственной операции, должности и подписи ответственных лиц.
Сведения в соответствии с Уставом автомобильного транспорта (ч. 3, 5 ст. 6 Устава, п. 1 Состава сведений путевого листа, утв. приказом № 390). Нужно указать срок действия путевого листа, ФИО оформителя, информацию о транспортном средстве, водителе, виде перевозки и сообщения. Также можно указать дополнительные сведения с учетом отраслевых или организационных особенностей.

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля по форме 4‑П

Путевой лист выдают водителю до выпуска грузового транспорта на линию. Если сотрудник полиции остановит машину и потребует подтвердить цель поездки, водитель предоставит ему водительское удостоверение, документы на ТС и путевой лист. Этого будет достаточно (п. 2.1.1 ПДД, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090).

Важно! Путевой лист грузового автомобиля можно составить на бумаге или сформировать в электронном виде. Формат электронного листа утвердили в ФНС (приказ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Электронные документы можно сформировать через учетную бухгалтерскую программу, но можно сделать и подписать документ в Контур.Экстерн. При приемке груза у грузоотправителя водитель может предъявить электронный документ или распечатанную бумажную копию «путевки» (п. 15 Порядка оформления, утв. приказом № 390).

Путевой лист грузового автомобиля заполняют по общим правилам (Порядок № 390):

«Путевку» оформляют на каждый грузовой автомобиль. При этом можно оформить один лист, когда совершается один рейс на несколько рабочих дней и наоборот, когда на одном ТС делают несколько рейсов в течение рабочего дня.
Если водитель перевозит материальные ценности, в «путевку» нужно включить реквизиты товарно-транспортных документов, в которых указаны характеристики груза. Хранить путевые листы и товарно-транспортные документы на груз тоже нужно вместе.
Медработник делает в «путевке» отметку о дате, времени и результатах предрейсового и послерейсового медосмотра водителей. В своем заключении врач допускает водителя на рейс или отказывает в допуске.
Отметку о предрейсовом контроле ТС ставит сотрудник, отвечающий за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Например, механик. Он указывает дату и время выпуска машины на линию, результаты осмотра и дает разрешение на выезд.
Показания одометра ставят до выезда и после возвращения ТС с линии. Это также делает сотрудник, ответственные за техническое состояние машины. Закрывающие показатели проставляют, когда завершится последний рейс грузового автомобиля за смену. Если же на одну грузовую машину оформили несколько путевых листов на каждого водителя, при передаче ТС показатели одометра заполняет принимающий водитель.

Подробнее про оформление «путевок» рассказали в статье «Путевой лист: актуальная форма и правила заполнения».

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Заполняем вводную часть путевого листа 4‑П

В титульной части «путевки» отражаем:

серию (если есть), номер и дату путевого листа;
срок действия;
полное название, адрес, телефон организации, ее ОГРН и код по ОКПО.

Если путевой лист грузового ТС выдается на один день, укажите дату фактического использования — число, месяц, год. Если больше чем на день — период, когда 4-П можно использовать

Заполняем лицевую сторону путевого листа 4‑П

Сначала указываем регистрационные данные о ТС и водителе:

тип, марку и модель машины, ее госномер;
в таблице сбоку — режим работы, колонну, бригаду, номер парковки;
ФИО водителя, его табельный номер;
номер и дату выдачи водительского удостоверения, разрешенную категорию (класс) вождения;
СНИЛС водителя.

Если у грузового автомобиля есть прицеп или полуприцеп, это также нужно отметить в путевом листе 4‑П. Если нет — поставить прочерк.

Дальше нужно указать:

Сопровождающих лиц. Если водителя сопровождают другие работники, например, грузчики, надо написать их ФИО.
Вид сообщения. Это может быть:
- городское сообщение — в пределах населенного пункта;
- пригородное сообщение — между населенными пунктами расстоянием до 50 км;
- междугородное сообщение — между населенными пунктами расстоянием более 50 км;
- международное сообщение — выезд за пределы РФ, в том числе транзит.
Если за один рейс планируется несколько видов сообщения, нужно перечислить их все, через запятую.
Вид перевозки. Грузовой автомобиль может совершать коммерческую перевозку или перевозку для собственных нужд. Коммерческая — перевозка по договору перевозки грузов, аренды, фрахтования. Перевозка для собственных нужд — перевозка грузов собственными силами, без заключения договора (письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).

Затем — в отдельной таблице — описываем задание водителю. Нужно написать названия и адреса заказчиков, время прибытия и убытия, а также количество часов и ездок по каждому направлению.

Теперь заполняем таблицу со сведениями о работе водителя и грузового автомобиля:

название хозяйственной операции;
время каждой операции по графику — число и месяц, часы и минуты;
нулевой пробег и показания одометра в километрах;
фактическое время выезда на линию и возвращения.

Данные о работе водителя и ТС подтверждают ответственные сотрудники. К примеру, механик и диспетчер.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Затем, в таблице ниже, показываем движение горючего:

марку и код;
выданный объем в литрах;
остаток (в литрах) при выезде и возвращении;
количество сданных литров и коэффициент изменения нормы (если применяется);
время работы двигателя в часах и минутах.

Эту информацию в путевом листе 4-П заверяют заправщик, механик и диспетчер. В этой же части листа ставится отметка ответственного за предрейсовый контроль — разрешение выпуска на линию с указанием точной даты и времени осмотра. При необходимости, механик делает в «путевке» особые отметки.

В следующей части листа 4-П отражают результаты предрейсового и послерейсового медосмотров. Здесь же диспетчер указывает, прошел ли водитель контроль: перед выездом смотрят его удостоверение, озвучивают задание и выдают ГСМ. После заполнения этой части 4-П путевой лист грузового ТС подписывают ответственный за техническое состояние машины и водитель. Когда машина вернется, механик проставит точную дату и время.

Заполняем оборотную сторону путевого листа 4‑П

Оборотную часть «путевки» грузового автомобиля заполняет заказчик. Если заказчиков несколько, то заполнить оборотную сторону 4-П должен каждый из них. Контрагенты должны показать, как водитель грузовика выполнил задание.

Вот что нужно указать на обороте путевого листа 4-П:

название заказчика;
дату, время и показания одометра при прибытии к заказчику и убытии от него;
полный список и реквизиты товарно-транспортных документов, которые прилагаются к грузу;
точный маршрут движения — откуда и куда двигался водитель, количество ездок;
простои на линии — если они возникали;
расход горючего и зарплату водителя при таксировке;
результаты выполнения задания по каждому заказчику — оплачиваемое время, ездки, пробег, тарифы и общую сумму, которую заплатят водителю.

Заполняем отрывной талон к путевому листу 4‑П

Отрывные талоны к путевому листу заполняют и на лицевой, и на оборотной стороне формы 4-П — после линии отреза. На лицевой стороне владелец грузовой машины оформляет талоны для всех заказчиков, которые были перечислены в задании водителя. Отражают фактически оплачиваемое время, количество ездок, пробег и другие сведения. Затем указывают тариф и рассчитывают сумму к оплате. Отрывные талоны подписывают таксировщик и начальник эксплуатации.

Отрывные талоны на оборотной стороне заполняют заказчики. В талонах указывают:

название организации-владельца грузовика;
марку и госномер машины;
сведения о прицепе (если он есть);
наименование заказчика, ФИО и должность его ответственного лица;
дата, время, показания одометра при прибытии и убытии машины;
товарно-транспортные документы, их реквизиты и полное количество;
число ездок;
наличие экспедитора.

После заполнения отрывные талоны подписывают ответственные лица заказчика.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Кто подписывает путевой лист грузового автомобиля 4‑П

Путевой лист 4-П подписывают все ответственные за совершение хозяйственной операции:

ответственный за техническое состояние и безопасную эксплуатацию грузовой машины — он проводит предрейсовый контроль, вносит в 4-П его результаты, отражает показатели одометра и другие сведения о выпуске ТС на линию;
медработник — он проводит предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя и фиксирует в 4-П его результаты;
диспетчер — он также проводит контроль перед сменой, проверяет водительское удостоверение, распределяет задания и выдает ГСМ, а результаты отражает в путевом листе 4-П;
водитель — он принимает и сдает автомобиль, подтверждая это своей подписью.

Если организация использует бумажные путевые листы, сотрудники собственноручно расписываются в форме. Если же оформляют электронные путевые листы, ответственные подписывают 4-П своими усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП).

Как исправить ошибки в путевом листе грузового автомобиля 4‑П

Если допустили ошибку в бумажном путевом листе 4-П, ее можно исправить (ч. 7 ст. 9 402-ФЗ):

Аккуратно зачеркнуть неверную запись одной чертой — так, чтобы ее можно было прочитать.
Указать корректные сведения.
Рядом написать «Исправлено». Проставить дату исправления и подписать у ответственных лиц, с указанием их должностей и ФИО. Обычно исправления в «путевке» заверяют диспетчер и водитель.

Ошибки в электронном путевом листе не исправляют. Если внесли неверные сведения, просто аннулируйте документ. Сделайте электронный путевой лист заново и подпишите у ответственных сотрудников.