Отвечаем на 8 частых вопросов о совместной работе в Экстерне

Многопользовательский режим в Экстерне позволяет настроить совместную работу разных сотрудников в системе — с ним можно контролировать все действия работников, давать доступ только к нужным им данным. В новости ответили на вопросы, которые часто возникают у пользователей при работе с этим режимом.

Вопрос 1. Хотим начать работать в многопользовательском режиме. Как узнать, сколько пользователей мы можем добавить?

В разные тарифы Экстерна входит разное число пользователей. Чтобы узнать, сколько пользователей вы можете добавить, зайдите в Экстерне в раздел «Реквизиты и настройки» → «Многопользовательский режим». Здесь сервис показывает:

• всех пользователей, которых вы уже добавили;

• число пользователей, которых вы еще можете добавить.

Если вам нужно добавить больше пользователей в Экстерн, можете докупить нужное количество пользователей онлайн в разделе «Управление тарифом».

Вопрос 2. У бухгалтера нет своего сертификата. Для подписания используем сертификат главбуха, входить в Экстерн по нему нельзя. Может ли бухгалтер заходить в сервис без сертификата? 

Настойки входа и настройки подписания в Экстерне — это разные вещи. Собрали для вас ключевые отличия в таблицу:

Если вы работаете в многопользовательском режиме, для каждого пользователя можно задать свой способ входа. Например, главный бухгалтер заходит в Экстерн по своему сертификату, а его подчиненные — с помощью адреса электронной почты или номера телефона.

Вопрос 3. Мы подписываем всю отчетность одним сертификатом. Все бухгалтеры заходят в Экстерн по этому же сертификату. Как нам понять, кто какой отчет заполнял и кто какой документ подписал и отправил?

Вам нужно настроить многопользовательский режим:

• каждый сотрудник будет заходить в Экстерн под своей учетной записью;

• у сотрудников будет разный доступ к отчетности;

• администратор сможет видеть, кто что делал — смотрите полный список документов и действий, которые можно будет контролировать.

Вот что нужно сделать:

1. Добавьте сотрудников в Экстерн по алгоритму, который мы описали выше в ответе на Вопрос 1 или по инструкции.

2. Подключите модификатор «Разграничение прав доступа» — с ним вы сможете настроить права сотрудника: за какие организации они смогут заполнять или заполнять и отправлять отчетность, в какие контролирующие органы и т.д. 

Вопрос 4. У нас в тариф входят два места в многопользовательском режиме. Гендиректор уже был авторизован, подключили главбуха, но она не видит списки документов ФНС, сроки сверок, входящие требования. Что делать?

Директор в вашем случае — это администратор, а главбух — просто пользователь.

Администратор учетной записи в Экстерне имеет больше прав — видит все документы, может наделять правами других пользователей и т.д. У обычного пользователя по умолчанию есть только права смотреть свои документы и работать со своими черновиками отчетов.

Есть два способа дать вашему главбуху возможность видеть все документы в Экстерне:

1. Подключить модификатор «Несколько администраторов» и добавить главбуха как второго администратора — если вам нужно, чтобы главбух наравне с директором могла видеть все отчеты и требования, работать над всеми документами. С этим модификатором главбух даже может привязать свой сертификат для шифрования — например, чтобы подписывать отчеты сертификатом директора, в свой использовать для расшифровки требований ФНС.

2. Обратиться в техподдержку и попросить добавить пользователю возможность видеть все основные документы.

Вопрос 5. Администратор не видит отчеты, которые загрузил пользователь без сертификата. Что сделать, чтобы пользователь загружал отчеты, а администратор с сертификатом смотрел, подписывал и отправлял?

Чтобы решить эту задачу, добавьте администратора в группу к сотруднику, который загружает отчеты. Для этого вам нужно подключить модификатор «Групповая работа» и объединить администратора и пользователя без сертификата в одну группу. Это позволит администратору подписывать и отправлять отчеты.

Еще вы можете обратиться в техподдержку, чтобы открыть администраторам доступ ко всем черновикам пользователей. В этом случае администратор сможет просматривать черновики, но не сможет их отправлять.

Вопрос 6. Если один сотрудник подписывает отчет в ФНС своим сертификатом по доверенности, то другие не могут отправлять свои отчеты. Как настроить отправку отчетности в СФР и ФНС нескольким сотрудникам? 

Такая ситуация может сложиться, когда разные сотрудники заходят в Экстерн как один пользователь с правами администратора и каждый раз меняют там настройки подписания. 

Чтобы это исправить, надо начать работу в многопользовательском режиме — с ним каждый сотрудник сможет использовать свой сертификат, свои доверенности, отправлять разные типы отчетов во все контролирующие органы. Доступ к разным видам отчетности можно настроить вплоть до конкретных форм — и на заполнение, и на заполнение и отправку, даже если сотрудники будут работать в одной группе. 

Смотрите видео о возможностях многопользовательского режима, начало работы описали в ответе на вопрос 1 выше в этой статье.

Вопрос 7. Отчетность у нас подписывает сотрудник сертификатом физлица с МЧД. Можно ли из Экстерна отправить ему отчет на подпись дистанционно?

В Экстерне есть сервис Дистанционное подписание отчетности руководителем, но пока что через него можно отправить отчет на подпись только руководителю, который подписывает документы своим некопируемым сертификатом.

Если вам нужно отправить отчет на подпись человеку, который будет подписывать отчетность сертификатом с машиночитаемой доверенностью (МЧД), то нужно:

1. Подключить модификатор «Групповая работа».

2. Добавить подписанта как пользователя в многопользовательский режим по алгоритму, который мы описали выше в ответе на вопрос 1 или по инструкции.

3. С помощью модификатора «Групповая работа» создать группу — в нее войдет тот, кто заполнит отчеты, и тот, кто их подпишет и отправит.

Вопрос 8. В Экстерн заходим по сертификату директора. Хочу добавить еще сотрудника в Экстерн, но у него на компьютере не установлен этот сертификат, зайти в сервис он не может. Что делать?

В Экстерн не обязательно входить по сертификату, еще можно настроить вход по адресу электронной почты или номеру телефона:

• На главной странице в правом верхнем углу сервиса у вас есть ФИО пользователя — нажмите на него и попадете в личный кабинет с основной информацией: почта для входа, телефон и сертификаты. 

• Впишите в этом личном кабинете почту и номер телефона — и сможете заходить в Экстерн и без сертификата.

Чтобы проверить, как вы добавили пользователя, надо зайти в Экстерн → «Реквизиты и настройки» → «Многопользовательский режим». Если вы уже добавили сотрудника в многопользовательский режим, вы увидите его в этом разделе. Нажмите на имя сотрудника — откроется его карточка, в карточке вы увидите электронную почту. С этой почтой сотрудник должен входить в Экстерн, а не по сертификату директора. 

Если вы зашли в «Реквизиты и настройки» → «Многопользовательский режим», а имени сотрудника там еще нет, но есть доступные места, добавьте пользователя и укажите почту. С этим адресом электронной почты сотрудник может заходить в Экстерн. Если он хочет заходить по своему сертификату, то ему надо:

• зайти в сервис по адресу электронной почты;

• зайти в личный кабинет так, как описано чуть выше;

• в личном кабинете добавить свой сертификат для входа.

Помните, что копировать сертификаты руководителей, выданные в УЦ ФНС, нельзя. Каждый раз, когда вы копируете сертификат руководителя и даете право разным людям заходить с этим сертификатом в сервис, появляются риски:

• сотрудник уволится, а доступ к отчетности компании у него останется, он может испортить отчеты или удалить их;

• сотрудник может подписать сертификатом руководителя любой отчет и отправить его;

• сотрудник получает доступ ко всем документам компании, может быть утечка персональных данных;

• сотрудник уволится, но сохранит доступ к вашему Экстерну — значит, имеет доступ к вашей клиентской базе, может увести клиентов.