Чек-лист для бухгалтерской фирмы: всё под контролем — отчеты, требования, клиенты

Рассказываем, какие инструменты Экстерна помогут мониторить рабочие задачи, держать под контролем отчетность за все организации, проверять клиентов и партнеров на благонадежность. Почти все эти сервисы уже входят в ваш тариф и полностью готовы к работе. Пора начать ими пользоваться 一 вы сможете работать эффективнее и снизить тревожность.

Составьте список дел

Раздел «Задачи бухгалтера» заменит ежедневник и тысячу стикеров — в отдельной вкладке на главной странице Экстерна вы увидите список актуальных дел. В нем сервис покажет, когда пришло время: 

• Отправить квитанцию на требование. 
• Ответить на требование.
• Приступить к личным задачам.

Посмотрите, какие отчеты нужно сдать

Чтобы верно распределить ресурсы и не упустить важные сроки сдачи отчетности и уплаты платежей, используйте Таблицу отчетности в Экстерне — в ней система показывает все формы, которые вам нужно отправить по всем организациям.

Цвет ячеек показывает статус документооборота: зеленый — отчет принят, оранжевый — не принят или не отправлен в срок, серый — отчет только предстоит сдать.

Прямо из таблицы можно перейти к заполнению или загрузке отчета.

Объедините учетки клиентов в Экстерне

Если у нескольких ваших клиентов на обслуживании есть собственные поставки Экстерна, вы можете объединить их в одну учетную запись — отчетность всех компаний будет на одном экране, вам не придется выходить из системы и заходить с другим сертификатом каждый раз, когда надо начать работу со следующей организацией.

Подробные инструкции по работе с группой самостоятельных организаций мы собрали в Справке. Если у вас еще не подключена эта возможность, заполните заявку на странице о сервисе.

У нас есть запись вебинара — смотрите, чтобы узнать, как бесплатно создать единую учетную запись бухгалтера:

Заполните данные по организациям

На главной странице Экстерна слева есть раздел «Организации». В этот список можно добавлять организации, когда вы начали сотрудничество, а также архивировать или удалять их, если обслуживание завершено. Здесь содержится вся важная информация по вашим клиентам:

• Сроки действия доверенностей и сертификатов.
• Контакты клиентов.
• Файлы по организациям.
• Отправка отчетности с использованием пакета документов или ячейки.

Также в этом списке можно:

• дать организации короткое удобное название, которое будет показываться в Экстерне, но при этом не попадет в отчеты;
• оставлять комментарии и перейти в учетный модуль.

Список организаций можно скачать в таблицу Excel для дальнейшей работы.

У нас есть классное видео о том, какие возможности Экстерна помогут увеличить выручку за счет разовых клиентов — рекомендуем посмотреть:

Оцените благонадежность клиентов

Если вы планируете взять на обслуживание новую организацию или продлить договор, стоит убедиться в ее благонадежности: даже самый успешный бизнес может внезапно потерять финансовую стабильность и не иметь больше возможности оплачивать ваши услуги, а то и вовсе бросит тень на вашу деловую репутацию.

Оценить клиентов помогут сервисы в системе Экстерна:

• Светофор — экспресс-проверка контрагентов, которая выяснит информацию о юрлице или ИП в официальных источниках и в pdf-отчете покажет факты, которые требуют внимания, и даст рекомендации о сотрудничестве.
• Проверка потенциальных клиентов по требованиям Федерального закона от 07.08.2011 № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов…» — проходит автоматически при добавлении новой организации.

Доверьте хранение важных документов Экстерну

Вы можете загрузить в Экстерн электронные копии важных документов — например, сканы договоров, первичку, доверенности. Это поможет легко найти нужный файл, если ваш бумажный архив или компьютер пострадают. 

Чтобы начать пользоваться сервисом, на главной странице Экстерна слева внизу найдите раздел «Файлы». В нем вы сможете загрузить документы и управлять системой хранения.

Настройте уведомления

Не нужно «дежурить» в Экстерне в ожидании ответа от контролирующего органа или результатов сверки — настройте уведомления на электронную почту и телефон, расходуйте рабочее время эффективно. Сервис вовремя оповестит вас о важных событиях:

• приеме отчетов, писем, заявлений, сверок с ФНС и СФР, документов из ИФНС;
• сообщениях от спецоператора о получении и изменении статуса документа;
• получении требований из налогового органа, представлений, рассылок из контролирующих органов;
• наличии задолженности по ЕНС.

Держите Экстерн под рукой

Скачайте мобильное приложение Экстерна в App Store, Google Play, RuStore или Huawei App Gallery. чтобы контролировать отчетность и состояние ЕНС в режиме 24/7, работать с отчетами и требованиями в сервисе, задавать вопросы техподдержке в любое время и смотреть новости в инфоблоке. Подробнее о возможностях приложения читайте в Справке.