ФНС разъяснила новые правила по НДФЛ с компенсаций дистанционным сотрудникам

«Удаленщики» вправе рассчитывать на получение компенсаций при использовании личного и арендованного имущества. Госорганы уже давали пояснения по удержанию НДФЛ с компенсаций, а в 2024 году в НК РФ установлен конкретный размер компенсационных выплат без документального подтверждения, не подлежащих обложению НДФЛ. Минфин выпустил письмо с пояснением о применении новой нормы.

Лариса Кутузова Бухгалтер-эксперт

В связи с чем появились новые правила

Для выполнения трудовых обязанностей нужно оборудование, программное обеспечение, техника и электроника. Дистанционные работники часто используют собственное имущество или берут его в аренду. Работодатели при этом компенсируют затраты. Ранее размер выплат закреплялся при заключении трудового договора или во внутренних документах компании по оплате труда. Иного подтверждения затрат не требовалось.

В целях налоговой оптимизации работодатели стали значительно завышать суммы компенсационных выплат, заменяя ими часть зарплаты. Это выгодно, если учесть, что с данных выплат не удерживается НДФЛ и не начисляются страховые взносы.

Два ведомства: ФНС и Минфин — встали на борьбу с этим злоупотреблением и выпустили ряд писем:

по линии Министерства финансов: от 11.01.22 № 03-04-06/263, от 29.10.2020 N 03-04-06/94269;
по линии ФНС: от 12.02.2021 N СД-4-11/1705@.

Но они противоречили положениям ст. 312.6 ТК, которая предписывает возмещать реальные расходы, которые возникли у работников в связи с выполнением порученных задач.

Федеральный закон № 389-ФЗ от 31 июля 2023 года внес изменения в ст. 217 и 422 НК РФ. В нем установлен лимит 35 рублей в сутки без документов. При документальном подтверждении размер компенсации равен сумме фактических затрат.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

В чем суть письма Минфина

С 2024 года нужно подтверждать расходы первичкой, что фактически снижает размер компенсации. Например, сложно подтвердить расходы на используемый компьютер или установленную на ПК работника компьютерную программу. Учитывая это, законодатели ввели необлагаемый НДФЛ минимум — 35 рублей в сутки. Такую сумму работодатель может выплатить при отсутствии подтверждающих документов каждому удаленному работнику, не удерживая НДФЛ и не уплачивая страховые взносы в бюджет.

Минфин выпустил письмо от 02.05.2024 N 03-04-06/40641 и дал ответ на частный вопрос ООО. В письме ведомство разъясняет новые правила компенсационных выплат при отсутствии документов и показатель «35 рублей в сутки».

Теперь у работодателей не останется вопросов о суммах компенсаций за использование собственного имущества дистанционными сотрудниками.