Компенсация дистанционным работникам

На дистанционных работников распространяются все нормы трудового законодательства с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. Одной из таких особенностей является возможность выплачивать дистанционщику компенсацию за использование личного или арендованного имущества и программ (письмо Минтруда от 5.12.2022 № 14-2/ООГ-7551). В статье расскажем о том, при каких условиях выплачивается компенсация, и как ее оформить.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Полезный пост Вконтакте: Что изменится в правилах налогообложения компенсаций дистанционщикам с 2024 года.

Четыре условия выплаты компенсации

Рассмотрим условия выплаты компенсации дистанционщику по ст. 312.6 ТК РФ, выполнение которых позволит снизить риски споров с проверяющими.

Условие 1. Сотрудник использует в работе имущество и программы, которые он купил или взял в аренду

Это могут быть:

• оборудование;

• программно-технические средства — например, онлайн-сервисы для бизнеса Контур;

• средства защиты информации и иные средства — например, антивирус для компьютера.

Перечень имущества и программ должен быть экономически обоснован. Например, вряд ли вызовет вопросы включение в него ноутбука, роутера, смартфона, принтера. А если включить в перечень предметы интерьера, это вряд ли найдет поддержку у проверяющих.

Для выплаты компенсации у работодателя, по нашему мнению, должны быть документальные подтверждения:

1. права собственности или права аренды имущества и программ, которые сотрудник использует для работы — договоры, чеки, распечатки из личных кабинетов, аккаунтов и пр. (письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263);

2. факта использования имущества и программ в работе — например, утвержденный работодателем перечень имущества и программ, которые сотрудник должен использовать для выполнения должностных обязанностей.

Также стороны трудового договора могут предусмотреть выплату компенсации затрат на расходные материалы для компьютерной техники (например, картриджей для принтера), а также на ремонт имущества, которое дистанционщик использует для работы (письмо Минфина от 8.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Условие 2. Сотрудник использует имущество и программы с согласия или ведома работодателя и в его интересах

Чтобы выплатить компенсацию, работодателю и работнику необходимо предусмотреть использование имущества и программ в локальном нормативном акте, в трудовом договоре или допсоглашении).

Условие 3. Условия компенсации зафиксированы в документах

Чтобы выплатить компенсацию, ее размер, сроки и порядок выплат нужно установить в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или допсоглашении к нему.  При этом размер компенсации должен быть экономически обоснован (письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263) — например, соответствовать рыночному уровню арендной платы за аналогичное имущество в регионе нахождения дистанционщика.

Условие 4. Кроме компенсации за использование имущества и программ, работодатель возмещает расходы, которые связаны с их использованием

Работодателю нужно в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре с дистанционщиком или допсоглашении к нему установить:

• порядок и сроки выплаты возмещения расходов сотрудника, которые связаны с использованием им в работе имущества и программ, включая перечень возмещаемых расходов — например, расходы на сотовую связь или интернет;

• порядок, в котором дистанционщик представляет работодателю документы, служащие основанием возмещения расходов — например, счета компаний сотовой связи или интернет-провайдеров с расшифровкой перечня оказанных услуг, платежных документов на оплату данных счетов (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Правила налогообложения компенсаций в 2023 и 2024 годах

Федеральный закон от 31.07.2023 № 389-ФЗ изменил правила налогообложения компенсаций дистанционщикам. Положения этого закона вступают в силу в разные даты. Поэтому мы рассмотрим как правила, применяющиеся в 2023 году, так и правила, которые будут действовать с 2024 года.

Появится лимит компенсации, которая не облагается НДФЛ. До конца 2023 года суммы компенсаций не облагаются НДФЛ в размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору (п. 1 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263).

С 1 января 2024 года ситуация изменится: суммы компенсаций, которые не облагаются НДФЛ, будут определяться теми же документами, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника (п. 1 ст. 217 НК РФ в ред., вступающей в силу с 01.01.2024).

Этот же лимит компенсации не будет облагаться страховыми взносами. До 1 января 2024 года суммы компенсаций не облагаются страховыми взносами в размерах, определяемых теми же договорами и документами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263). С начала 2024 года будет действовать новое правило, аналогичное НДФЛ: не будут облагаться страховыми взносами компенсации размером до 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ в ред., вступающей в силу с 01.01.2024).

Размер компенсации, которая облагаются страховыми взносам на травматизм,  должен быть зафиксирован в документах. Суммы компенсаций не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в размерах, которые указаны в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре о дистанционной работе, допсоглашении (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ; письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

В целях налога на прибыль компенсации теперь учитываются по подтвержденным затратам или по лимиту. С 31 августа 2023 года вступило в силу следующее правил: суммы компенсаций дистанционным сотрудникам в целях налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, одним из способов по выбору работодателя: в размере не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно либо в сумме документально подтвержденных расходов дистанционщика.

Способ возмещения расходов дистанционщикам в пределах 35 рублей по локальным нормативным актам либо без лимита по документально подтвержденным фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах, трудовом договоре или допсоглашении. Если работодатель не установит способ возмещения в документах, то учитывать можно только компенсацию документально подтвержденных расходов дистанционщика (пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учет компенсаций в составе расходов на оплату труда для целей УСН стал еще более рискованным. С 31 августа 2023 года плательщикам УСН вряд ли получится учесть такие компенсации в составе расходов на оплату труда в связи с тем, что в главе 25 НК РФ эти расходы относятся в состав прочих, связанных с производством и реализацией.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Новые вопросы о лимите компенсации

Как мы убедились, при надлежащем документальном оформлении выплата компенсации дистанционщику за использование им в работе имущества и программ не только не облагается зарплатными налогами, но и учитывается в составе налоговых расходов работодателя.

Однако поправки в налогообложении компенсаций породили ряд вопросов. Например, относится ли фиксированная сумма компенсации в размере 35 рублей в день только к оплате за само использование имущества и программ дистанционщика (например, за использование роутера), а расходы, связанные с использованием — например, ежемесячную абонентскую оплату доступа в интернет — можно учитывать сверх лимита на основании подтверждающих документов? Или же лимит в 35 рублей уже включает компенсацию как использования имущества и программ, так и расходов, связанных с их использованием?

Ответов на эти вопросы пока нет. Рекомендуем подписаться на дайджест Экстерна и сообщества в соцсетях, чтобы не пропустить новости по теме.

Читайте также:

• Изменения в НДФЛ для дистанционных сотрудников за рубежом

• Как сократить дистанционного работника

• Сотрудник работает из‑за границы: особенности сотрудничества