Как сократить дистанционного работника

В Трудовом кодексе нет норм об особенностях увольнения дистанционного работника при сокращении численности или штата. Нюансы связаны с тем, что дистанционный работник трудится вне офиса. Из-за этого кадровики не всегда понимают, как подтвердить сроки уведомления и в какой местности предлагать вакансии. Разбираем в статье, на что обратить внимание при сокращении удаленщика.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

В чем особенности дистанционного договора

У удаленного работника нет рабочего места в том смысле, в каком оно используется в трудовом законодательстве (ст. 209 ТК РФ). Он трудится вне офиса работодателя, его филиалов, структурных подразделений и других территорий, которые прямо или косвенно контролируются работодателем (ст. 312.1 ТК РФ).

Обязательным условием трудового договора является место работы сотрудника (ст. 57 ТК РФ). На практике для дистанционных работников его указывают одним из способов:

• как место регистрации организации-работодателя или ее филиала, обособленного структурного подразделения, с пометкой, что сотрудник трудится дистанционно;
• место нахождения работника — город, в котором он проживает и где фактически выполняет работу.

Еще один нюанс связан со способами взаимодействия работника и работодателя, чтобы обмениваться документами, в том числе заявлениями и уведомлениями (ст. 312.3 ТК РФ). Всего их три:

1. Обмен электронными документами с применением усиленной квалифицированной подписи (УКЭП) работодателя и УКЭП или УНЭП работника. Способ обязателен при подписании в электронном виде трудового договора, ученического договора, договора о полной материальной ответственности, дополнительных соглашений к ним, а также при их расторжении.
2. Обмен электронными документами с использованием других видов электронной подписи.
3. Иная форма, предусмотренная коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА), трудовым договором или допсоглашением к нему. Например, работодатель может обмениваться с дистанционным работником скан-копиями документов, а оригиналы высылать Почтой России или курьером. Главное — обеспечить возможность фиксации факта получения корреспонденции другой стороной. 

При обмене электронными документами нужно установить срок, в течение которого одна сторона подтверждает другой получение электронного документа. Его фиксируют в коллективном договоре, ЛНА или в трудовом договоре (ст. 312.3 ТК РФ).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

С особенностями трудового договора дистанционного работника прямо связаны все нюансы при его расторжении в порядке сокращения численности или штата. Нарушение порядка может привести к тому, что увольнение будет признано незаконным, и работодатель будет обязан восстановить сотрудника, с оплатой вынужденного прогула.

Как правильно уведомить о сокращении при удаленной работе

Компании должны персонально и под подпись предупредить сотрудника не менее чем за два месяца до предполагаемой даты увольнения (ст. 180 ТК РФ). Тех, кто заключил срочный трудовой договор на срок до двух месяцев, уведомляют за три дня (ст. 292 ТК РФ); сезонных работников — за семь дней (ст. 296 ТК РФ).

Для ИП действует другой срок. Он предупреждает о предстоящем сокращении численности или штата Центр занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.91 № 1032-I «О занятости…»). Работников он уведомляет в сроки, указанные в трудовом договоре, или в любой другой срок. Такое правило подтверждает Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Для дистанционных работников нет исключений. Их уведомляют о сокращении в сроки, установленные трудовым законодательством. Рассмотрим, с какой даты следует отсчитывать два месяца.

Вариант 1. Работодатель направил электронное письмо

Уведомление о сокращении должно быть подписано УКЭП компании и УКЭП или УНЭП работника. Этот документ связан с расторжением трудового договора, и безопаснее применять часть 1 ст. 312.3 ТК РФ.

Если в срок, установленный ЛНА, колдоговором или трудовым договором, работник не подтвердит получение электронного уведомления, то нужно составить акт в свободной форме. В нем указать, что электронное письмо было направлено тогда-то, но сотрудник его получение не подтвердил. 

Невыход на связь с работодателем без уважительной причины в течение установленного срока можно расценивать как дополнительное основание для увольнения по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ). Это подтвердил Роструд в письме от 30.03.2021 № ПГ/05823-6-1.

Срок в два месяца считается с момента подписания уведомления работником или с даты, когда работник должен был подтвердить получение электронного документа.

Вариант 2. Работодатель направил оригинал уведомления Почтой России

Бумажный документ лучше отправлять ценным письмом с описью вложения. В этом случае датой уведомления сотрудника о сокращении будет день получения им почтового отправления. Такой же позиции придерживается Роструд в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Работодатель также может пригласить дистанционного работника в офис и вручить уведомление под роспись в общем порядке. Другие варианты, например, зачитать предупреждение по видеосвязи или по телефону под запись, отправить скан-копию, будут нелегитимны.

Где нужно предлагать вакансии

Увольнение по сокращению численности или штата возможно только в том случае, если работника нельзя перевести с его письменного согласия на другую вакантную должность или работу, в том числе нижеоплачиваемую, «в данной местности» (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). В других населенных пунктах свободные места предлагают, если это предусмотрено колдоговором, соглашениями, трудовым договором.

На практике некоторые работодатели считают, что при сокращении дистанционному сотруднику нужно показывать имеющиеся у них вакансии в том городе, где он работает. Минтруд в своих разъяснениях расширил географию для «удаленщиков» (письмо Минтруда России от 12.04.2023 № 14-6/ООГ-2696).

Он напомнил положения ст. 57 ТК РФ о том, как указывается место работы в трудовом договоре. Это организация-работодатель или филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

В этой логике при сокращении штата дистанционному работнику следует предлагать вакансии в том населенном пункте, где расположена компания. Или ее филиал, если он указан в трудовом договоре.

С таким подходом согласен Верховный Суд РФ (Определение от 11.07.2022 № 9-КГПР22-5-К1). Он рассматривал жалобу работника, уволенного по сокращению штата из московской компании. Сотрудник трудился дистанционно менеджером по розничным продажам, проживая в г. Арзамасе Нижегородской области. При сокращении ему не были предложены вакансии в г. Москве.

Верховный Суд РФ указал, что по трудовому договору местом работы дистанционного сотрудника являлась московская компания. Работодатель должен был предложить работнику все вакансии в г. Москве, а не по месту нахождения рабочего места в г. Арзамасе.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Как ознакомить с приказом об увольнении и выдать трудовую книжку

При прекращении трудового договора с дистанционным работником оформляются те же документы, и действует тот же порядок, что и с любым штатным сотрудником. Нужно произвести окончательный расчет, подписать приказ об увольнении и ознакомить с ним работника, выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.

Если работодатель взаимодействует с дистанционным работником по электронному документообороту, то в день увольнения нужно направить сотруднику приказ, подписанный УКЭП руководителя. Работник, в свою очередь, подтверждает ознакомление УКЭП или УНЭП (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

В течение трех рабочих дней с даты издания приказа об увольнении работодатель направляет дистанционному сотруднику заверенную копию на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Но это только при электронном документообороте.

Если же выбран иной способ взаимодействия, то дистанционщика нужно пригласить в офис, чтобы выдать ему все документы и ознакомить его с приказом в день увольнения. Если он не явится, то действуют в общем порядке (ст. 84.1 ТК РФ):

1. На приказе об увольнении делают запись, что ознакомить работника с приказом лично нет возможности в связи с его отсутствием.
2. Направляют почтой приглашение сотруднику прийти за бумажной трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте. Но это только в том случае, если сам «удаленщик» ранее предоставил ее работодателю (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Вести трудовые книжки на дистанционных сотрудников необязательно.
3. Направляют заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), а также другие документы, заверенные надлежащим образом.

Полезные статьи

• Какие документы выдавать при увольнении
• Как рассчитаться с сотрудником при увольнении
• Как уволить временного сотрудника
• Что такое компенсация по соглашению сторон при увольнении

Главное о том, как сократить дистанционного работника

1. В трудовом законодательстве нет особенностей увольнения дистанционного работника при сокращении штата или численности. Применяется общий порядок. Это уведомить в установленный срок; предложить вакансии; при отказе работника от вакансий издать приказ об увольнении и выдать документы, связанные с работой.
2. Уведомление о сокращении можно направить дистанционному работнику в форме электронного документа, подписанного УКЭП работодателя. Сотрудник ознакамливается с документом в срок, установленный коллективным договором, трудовым договором или ЛНА, путем подписания УКЭП или УНЭП.
3. Еще один законный способ предупредить дистанционного работника о сокращении — отправить бумажное письмо с описью вложения Почтой России. В этом случае датой уведомления будет день получения почтового отправления «удаленщиком».
4. При сокращении дистанционного работника ему предлагают вакансии по месту нахождения организации-работодателя или ее структурного подразделения, указанного в трудовом договоре. 
5. Если работодатель взаимодействует с дистанционным работником по КЭДО, то в день увольнения нужно направить сотруднику приказ об увольнении, подписанный УКЭП руководителя, а заверенную копию на бумажном носителе выслать в течение трех рабочих дней Почтой России.
6. Если выбран иной способ взаимодействия, то дистанционщика нужно пригласить в офис, чтобы выдать ему все документы и ознакомить его с приказом в день увольнения. Если он не явится, то действуют в общем порядке по ст. 84.1 ТК РФ.