Как оформить увольнение сотрудника по собственному желанию

Если работник сам просит об уходе, его увольняют по собственному желанию. Принуждать к уходу нельзя, иначе будут штрафы. Разбираемся, как уволить работника по его инициативе и как это оформить.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Как выглядит схема увольнения по инициативе работника

«Увольнение по собственному желанию» означает, что работник сам просит расторгнуть трудовой договор. Основание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Это самый частый и «экологичный» способ увольнения.

Пошагово процедура выглядит так:

1. Получаем от работника заявление.
2. Решаем, будет ли отработка, и если будет, на какой срок.
3. Оформляем приказ об увольнении.
4. Отправляем сведения об увольняющемся в СФР.
5. Вносим «увольнительную» запись в трудовую книжку.
6. Рассчитываемся с работником, выдаем необходимые документы.

Схема несложная, но нюансов в ней предостаточно. Рассмотрим их.

Как работник должен предупредить об увольнении

Работник подает работодателю письменное заявление об уходе (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Согласие нанимателя на увольнение «по собственному» не нужно. Предупредить надо за 14 дней до даты ухода, но бывают и другие сроки:

Дату увольнения отсчитывают со следующего дня после подачи заявления. Чтобы ничего не нарушить, зафиксируйте дату получения в журнале регистрации.

Пример

2 июня 2025 года Петров П. П. подал заявление об уходе. Отсчет двух недель для него начнется на следующий день — 3 июня 2025 года. Последний рабочий день, он же день увольнения — 16 июня 2025 года.

А теперь посмотрим, как предупредить об увольнении в особых случаях.

Если заявление об уходе пришло по почте

Если заявление отправлено простым или заказным письмом, работодателю не надо учитывать срок доставки при расчете 14 дней. Работник отрабатывает 2 недели, начиная со следующего дня после доставки письма нанимателю.

Если подано заявление об отпуске с последующим увольнением

Работник вправе уйти в отпуск, а после него сразу уволиться (ст. 127 ТК РФ). В таком случае день увольнения — это последний день отпуска. Но работодатель обязан рассчитаться и выдать все документы до того, как сотрудник уйдет отдыхать — в последний рабочий день перед отпуском.

Если увольнение пришлось на время болезни

Временная нетрудоспособность — уважительная причина отсутствия на работе. Если сотрудник написал заявление, но потом заболел, то днем увольнения станет следующий рабочий день после закрытия больничного (ст. 84 ТК РФ).

Если увольняется группа работников

Можно ли подать коллективное заявление об увольнении? Нет, нельзя.

Возможность оформления одного заявления несколькими сотрудниками не предусмотрена ТК РФ. Каждый должен подать свое заявление (Письмо Роструда от 08.06.2023 № ПГ/11430-6-1).

Если увольняется дистанционный работник

Если работодатель ввел КЭДО, дистанционщик подает заявление об увольнении в электронной форме, а в исключительных случаях — на бумаге, например, при технических сбоях (письма Минтруда от 24.04.2023 № 14-6/ООГ-2978, от 13.02.2023 № 14-2/ООГ-917). В зависимости от формы подачи работник подписывает заявление собственноручно или усиленной ЭП (ст. 312.1 ТК РФ).

Если же в компании не применяется КЭДО, а работник просто подал скан-заявление по «электронке», Роструд считает, что такой документ принимать нельзя — в этом случае оно должно быть написано только на бумаге. Аналогичное мнение и у Минтруда (Письмо от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773).

А вот позиция судов неоднозначна. Одни считают, что подача электронного заявления об увольнении не противоречит ст. 80 ТК РФ (Определение Первого КСОЮ от 23.03.2020 № 8Г-1159/2020 по делу № 8Г-8956/2019, Определение Нижегородского облсуда от 15.12.2020 № 33-11090/2020). Другие полагают, что работодатель не может принять скан по электронной почте (Определение Белгородского облсуда от 26.01.2021 по делу № 33-304/2021).

Поэтому если в компании не используется КЭДО, безопаснее получить от работника письменное заявление.

Если увольняется мобилизованный

Есть непреложное правило — мобилизованного работника нельзя уволить по инициативе работодателя в период приостановки трудового договора (ч. 11 ст. 351.7 ТК РФ). А вот уйти по собственному желанию он может, но должен предупредить за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Мобилизованный может отправить заявление об увольнении заказным письмом по почте (Письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1). Трудовой договор с мобилизованным, увольняющимся по собственному желанию, возобновлять не надо (Письмо Роструда от 17.01.2023 № ПГ/33163-6-1).

Как оформить заявление об увольнении

Заявление оформляют произвольно, но обязательно в письменном виде. Его можно напечатать или написать:

Когда получите заявление, проверьте, чтобы:

• в нем явно выражалась инициатива работника — например,«прошу уволить меня по собственному желанию»;
• была написана дата увольнения;
• стояла подпись сотрудника.

Все это — свидетельства о намерении уволиться в конкретный день.

Как быть, если работник передумал

Сотрудник может отменить заявление в любой момент, пока официально не уволился (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). Для этого он подает другое заявление — об отзыве:

Подать отзыв можно как на бумаге, так и электронно — через систему электронного кадрового документооборота (Письмо Минтруда от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-728). Но есть два условия:

1. Наниматель ведет КЭДО с этим сотрудником.
2. Отзыв заявления об увольнении включен в перечень электронных документов работодателя для КЭДО.

Требования к составу и формам электронных кадровых документов прописаны в Приказе Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Как кадровику работать с Едиными требованиями к электронным документам

Правда, если на место увольняющегося уже пригласили другого человека в порядке перевода, отозвать заявление об уходе не получится.

Как проходит отработка при увольнении

Отработка — это период после подачи заявления до дня увольнения. В это время работник продолжает выполнять трудовые обязанности, как и до подачи заявления. Работодатель сам может организовать работу сотрудника так, чтобы он завершил все важные задачи.

Сколько отрабатывать

Продолжительность отработки зависит от того, за какой срок сотрудник должен предупредить о своем уходе — за 14 дней, 3 дня или месяц. Поскольку срок отработки считают в календарных днях, он включает в себя выходные и праздники. Болезнь или отпуск тоже не прерывают срок отработки (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6).

Пример

Работник подал заявление 28 декабря. Ему нужно отработать 14 дней — никаких оснований для досрочного увольнения нет, об уходе без отработки он тоже не договаривался. Праздники и выходные входят в отработку, поэтому работник будет уволен 11 января.

Увольнение должно состояться именно в ту дату, которая обозначена в заявлении. На какой день приходится увольнение — рабочий, выходной или праздник, значения не имеет (ст. 80 ТК РФ, письмо Минтруда от 28.02.2018 № 14-2/В-121, Апелляционное определение суда Ненецкого АО от 09.10.2018 по делу № 33-164/2018).

Можно ли уволить сотрудника без отработки

Если стороны договорятся, можно уволить работника и раньше — не дожидаясь окончания отработки (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). А в некоторых случаях работодатель обязан уволить без нее (ч. 2, 3 ст. 80 ТК РФ, подп. «б» п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2):

• если наниматель нарушил трудовое законодательство, ЛНА, трудовой или коллективный договор;
• если работник поступил в вуз;
• если он вышел на пенсию;
• если он не может продолжить работу по объективным причинам — из-за болезни близкого родственника, переезда супруга в другой регион и прочее.

Перечень объективных оснований открыт. Если какое-то основание не прописано в НПА, работодатель сам определяет, уважительная причина увольнения или нет.

Как оформить приказ об увольнении 

Распоряжение делают по унифицированной форме Т-8 или на бланке собственной разработки.

В приказе должны быть:

• название компании или ФИО предпринимателя;
• номер и дата распоряжения;
• даты, когда начался и когда окончился трудовой договор;
• информация о сотруднике — ФИО, табельный номер, отдел и должность;
• основание для ухода — можно написать так:  «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации»; 
• документ-основание, по которому увольняете. Обычно в этой строке пишут «заявление работника». Но можно указать и дополнительные документы, если есть основание для ухода без отработки. К примеру, если сотрудница увольняется из-за новой работы мужа в другом городе, можно вписать реквизиты справки о переводе от его работодателя;
• подпись работника — так он подтвердит, что ознакомился с приказом. Если подпись получить невозможно, напишите об этом в самом приказе (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).  

Вместе с приказом составляют записку-расчет — по форме Т-61 или в произвольном виде.

Как сделать запись в трудовой книжке

Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой, внесите в нее запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если он уходит без отработки, дополнительно пишут причину увольнения — к примеру, выход на пенсию, перевод мужа на работу в другую местность.

Если бумажной книжки у сотрудника нет, «увольнительную» запись вносят в сведения о трудовой деятельности, то есть в электронную трудовую. Формулировку указывают так же, как в ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Писать «уволен по собственному желанию» или «уволен по собственной инициативе» нельзя.

Куда сообщить об увольнении 

По увольняющимся сотрудникам надо заполнить сведения о трудовой деятельности в составе отчета ЕФС-1 (Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281). Сведения подают по тем сотрудникам, с зарплаты которых начислялись страховые взносы (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Отправьте сведения, если расторгли с работником любой из этих договоров:

• трудовой;
• договор подряда;
• договор возмездного оказания услуг;
• договор авторского заказа;
• лицензионный договор с издательством;
• лицензионное соглашение о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• соглашение об отчуждении исключительных прав на произведения науки, литературы, искусства.

Обязательны к заполнению титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1. Другие разделы и подразделы не подают. Именно в подразделе 1.1 (аналог отмененной СЗВ-ТД) указывают сведения о работнике и о расторгнутом договоре.

Передайте их в СФР в день издания приказа или на следующий рабочий день (п. 6 ст. 11 27-ФЗ).

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Завершающие дела в последний рабочий день

Рассчитайтесь с сотрудником — заплатите ему за фактически отработанные дни в месяце увольнения, компенсацию за неотгулянный отпуск и другие выплаты, которые обязательны в вашей компании (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). Выходное пособие платят, только если это прописано в коллективном и трудовом договоре.

Какие выдать документы

В последний день передайте работнику бумажную трудовую или сведения по форме СТД-Р (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если он не присутствует на работе, трудовую можно послать по почте, но только с его согласия.

Остальные документы выдают по письменному заявлению сотрудника, например:

• выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам;
• выписку из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 о страховом стаже;
• выписку из персонифицированных сведений;
• оригиналы личных документов, если отдавали их кадровикам.

Справка о доходах и суммах налогов (бывшая 2-НДФЛ, сейчас — приложение к расчету 6-НДФЛ) — необязательный документ при увольнении. Сейчас ее можно скачать из личного кабинета налогоплательщика. Однако по запросу работника наниматель обязан ее выдать.С 2023 года расчет 6-НДФЛ и справка оформляются по новой форме, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

И еще одна необязательная справка — № 182н о зарплате. Напомним, что 2023 года ее отменили (подп. «б» п. 7 ст. 9, ч. 1 ст. 16 Федерального закона от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, Приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н). Теперь все сведения о зарплате и других выплатах застрахованного лица, которые нужны для расчета больничного, есть в СФР. Но если работник запросит, работодатель обязан подготовить справку о сумме его заработка до 2023 года — за 2021 и 2022 годы. Отказать бывшему сотруднику нельзя: выдайте справку в течение трех рабочих дней после того, как получили от него письменное заявление (ст. 62 ТК РФ).

Изменения по НДФЛ с 2025 года

Документы об увольнении дистанционному работнику

С дистанционщиками работодатель может обмениваться электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). Но некоторые документы при КЭДО все равно надо переслать по почте — заказным письмом с уведомлением. Например, если дистанционщик ознакомился с приказом об увольнении в электронной форме, нужно отправить ему бумажную копию в течение трех рабочих дней после его издания (ст. 312.3, ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Если дистанционщик подал заявление о выдаче заверенных копий документов о работе, наниматель в течение трех рабочих дней отправляет ему их по почте. Если же в заявлении указано, что нужны электронные документы, работодатель передает все в электронной форме (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

Какие документы выдавать при увольнении

При обмене кадровыми электронными документами работодатель должен использовать УКЭП. Работник может использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭП (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Ответственность за принуждение к увольнению «по собственному»

Предлагать уволиться работнику незаконно: это расценивается как принуждение. В судебной практике принуждением считают (Апелляционное определение ВС Республики Дагестан от 16.08.2016 № 33-2669/2016):

• физическое воздействие на работника;
• психологические давление — создание некомфортных условий для работы, незаконные дисциплинарные взыскания;
• угрозы работнику и его родным.

Если суд решит, что человека принудили уволиться, работодателя оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ):

А само увольнение признают незаконным, сотрудника восстановят на работе. И тогда придется выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула, а также возместить моральный вред и судебные издержки (ч. 1 ст. 21, ст. 234, ст. 237, ч. 1, 2, 9  ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ).