Как перенести отпуск работника и не нарушить законодательство

Перенос отпуска — распространенная практика, хотя по закону график отпусков обязателен для работника и работодателя. Рассказываем в статье, почему ее лучше избегать. Разъясняем, когда на самом деле нужно перенести отпуск и как это практически оформить.

Когда отпуск работника нужно перенести

Трудовой кодекс в правилах для оплачиваемого отпуска учитывает интересы обеих сторон трудового договора. Работодатель утверждает не позднее чем за две недели до начала календарного года график отпусков (ст. 123 ТК РФ). При этом ТК РФ не регулирует порядок его составления, но на практике нередко процесс выглядит так:

Этап 1 — начальники отделов и служб собирают предложения от подчиненных сотрудников по желательным периодам отдых. При этом работодатель не обязан учитывать пожелания всех работников, кроме «льготников» — тех, кто имеет право на отпуск в любое удобное для себя время (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854).

Этап 2 — начальники отделов и служб передают график отпусков структурного подразделения в отдел кадров.

Этап 3 — кадровик формирует график отпусков компании и получает на него мнение профсоюза (ст. 123 ТК РФ).

Этап 4 — руководитель компании утверждает документ.

График отпусков — это документ работодателя, в котором он может планировать периоды отдыха сотрудников так, чтобы не нарушать производственный процесс. Как мы писали выше, следовать графику должны обе стороны трудового договора.

При этом ТК РФ устанавливает случаи, когда отдых сотрудника надо перенести по объективным причинам (ст. 124, ст. 125 ТК РФ). Рассмотрим их подробнее.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника о переносе отпуска по семейным обстоятельствам в двух случаях:

Случай 1 — если возможность такого переноса прямо предусмотрена ЛНА организации.

Случай 2 — если работник относится к категориям, которые имеют законодательное право на выбор времени отпуска.

Во всех остальных ситуациях решение о переносе отпуска принимает работодатель на свое усмотрение с учетом производственной необходимости.

Как оформить такой перенос:

1. Работник составляет заявление в свободной форме с указанием причины переноса.

2. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие наличие семейных обстоятельств.

3. Работодатель рассматривает обращение и принимает решение.

4. При положительном решении издает соответствующий приказ.

Заявление, уведомление и приказ о переносе отпуска можно подписать и отправить онлайн за пару секунд в Контур.КЭДО

Узнать больше

Временная нетрудоспособность

Работодатель вправе автоматически продлевать отдых сотрудника на дни его больничного, если тот не сообщил вам о своем желании перенести отпуск. Это не нарушает права работника и норму в ч. 1 ст. 124 ТК РФ. Кроме того, бухгалтеру не придется делать перерасчет отпускных.

Закрепите в локальном нормативном акте — ПВТР или Положении об отпусках — например, такой порядок продления или переноса отпусков:

Шаг 1 — сотрудник направляет в отдел кадров заявление о переносе или продлении отпуска. Можно передать заявление в период больничного. Способы передачи установите самостоятельно — в электронной форме, почтовым отправлением бумажного документа и др. В сервисе кадрового электронного документооборота обмен заявлениями происходит быстрее, особенно с удаленными сотрудниками.

Шаг 2 — руководитель на основании заявления сотрудника принимает решение о новой дате отдыха. Пожелания сотрудника учитывать можно, но не обязательно по ст. 124 ТК РФ.

Шаг 3 — кадровик готовит приказ о продлении или переносе и подписывает его у директора. Не используйте термин «отмена отпуска» — такого нет в Трудовом кодексе.

Шаг 4 — кадровик корректирует табель учета рабочего времени — проставляет код «Б» на период нетрудоспособности.

Шаг 5 — бухгалтерия оплачивает больничный в общем порядке, а отпускные с сотрудника не удерживает — их учтут при предоставлении перенесенной части.

Шаг 6 — кадровик уведомляет работника о принятом решении. Это можно сделать тем же способом, каким получили заявление, или способом, указанном в заявлении.

Если работодатель не получил во время отпуска сотрудника или в первый рабочий день после него заявление о переносе, то отпуск автоматически продлевается.

Больничный не увеличивает количество календарных дней отдыха. Он «сдвигает» дату его окончания. На практике не все сотрудники понимают этот момент.

Пример 1. Работнику предоставляется 14 календарных дней отпуска, из которых 7 дней работник проболел. В этом случае работник может подумать, что ему выплатили до отпуска отпускные за 14 календарных дней, а потом ему оплатят больничный за 7 календарных дней. А дальше работник хочет выйти на работу без продления отпуска.

Здесь необходимо разъяснить работнику, что дни больничного и дни отпуска — это не одно и то же, и один и тот же период не может оплачиваться и как больничный из средств CФР, и как отпуск из средств работодателя. Отпуск будет перенесен на другой срок, выплаченные отпускные за этот период будут зачтены при предоставлении отпуска.

Пример 2. Работники могут полагать, что больничный в период отпуска продлевает отпуск, а значит та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, может компенсироваться денежной компенсацией. Например, у работника 28 календарных дней отпуска и 10 дней временной нетрудоспособности «превращаются» в 38 календарных дней отпуска. Работник может попросить компенсировать 10 дней деньгами, ссылаясь на ст. 126 ТК РФ. Обязательно объясните работнику, что болезнь в период больничного не увеличивает количество дней отпуска у работника. Больничный оплачивается исходя из средств СФР и работодателя, а отпуск оплачивается за счет работодателя по другим правилам. Больничный — это временная нетрудоспособность, в период которой невозможно ни работать, ни отдыхать. А отпуск — это время отдыха.

Исполнение государственных обязанностей в период отпуска

Речь идет о ситуациях, когда работник во время отпуска выполняет какие-то общественно значимые действия, например:

• призыв на военные сборы (ст. 6 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ);

• сдача крови и ее компонентов (ч. 3 ст. 186 ТК РФ);

• вызов в суд в качестве свидетеля (ст. 113 Гражданского процессуального кодекса);

• прохождение медкомиссии или призывной комиссии (ст. 6 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ);

• участие в работе профсоюза (п. 6 ст. 25 Федерального закона от 12.01.1996 № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности»);

• вызов в налоговую инспекцию в качестве свидетеля (ст. 95 НК РФ) и др.

Нарушение процедуры предоставления отпуска

Работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником, если не предупредил его о времени начала отдыха не позднее чем за две недели или не выплатил отпускные не позднее чем за три дня до его начала (ч. 2 ст. 124, ст. 136 ТК РФ).

Переносят отпуск только по письменному заявлению сотрудника. Мы подготовили образец бланка заявления, который вы можете адаптировать использовать.

Если заявления нет, сотрудник уходит отдыхать по графику. При переносе новую дату отдыха устанавливает работодатель по согласованию с работником (ст. 124 ТК РФ).

Есть два варианта того, как предупредить сотрудника о начале отпуска:

Вариант 1 — ознакомить сотрудника под подпись с графиком отпусков. Плюсы этого варианта в экономии времени и трудозатрат, сокращении количества документов.

Вариант 2 — отдельно извещать работников о дате начала отпуска. При этом в ТК РФ нет конкретики, как именно это делать: отдельным документом, ознакомлением с приказом об отпуске и т. д. Из последних разъяснений Роструда (вопрос № 226344 от 24.07.2025 на сайте «Онлайнинспекция.рф») следует, что он не считает подпись работника в графике отпусков таким уведомлением. ТК РФ не устанавливает конкретный порядок извещения, а разъяснения Роструда не относятся к нормативным документам.

Еще одна ситуация, когда отпуск понадобится перенести по закону, — это инициатива «льготника». Есть категории сотрудников, которые имеют право уйти на отдых в любое удобное для себя время, например:

• несовершеннолетние сотрудники;

• ветераны боевых действий и инвалиды войны;

• супруги военнослужащих;

• почетные доноры России;

• чернобыльцы;

• женщины перед или после декретного отпуска;

• мужчины в период декрета жены, вне зависимости от их стажа работы у данного работодателя;

• родители с тремя и более детьми младше 14 лет;

• родители детей-инвалидов;

• сопровождающие ребенка до 18 лет в учебное заведение в другом городе.

Здесь тоже есть две варианта, как поступить работодателю:

Вариант 1 — реализовать право льготника на отдых в удобное для себя время на стадии подготовки графика. Работодатель запрашивает мнение сотрудника о желаемой дате начала отдыха и включает ее в график. Далее работник может изменить период отпуска только по согласованию с работодателем. Рекомендуем этот вариант, потому что он учитывает интересы обеих сторон трудовых отношений.

Вариант 2 — разрешить льготнику уйти на отдых в любое время, вне зависимости от графика. Это распространенное мнение, но в такой ситуации страдает работодатель. Здесь ограничена его возможность планировать производственный процесс, поскольку он вынужден искать замену работнику, который неожиданно решил отдохнуть. К тому же в таких ситуациях нередко «авансирование» отпусков, что неудобно для расчетов при увольнении.

Работодатель может предусмотреть в своих локальных актах и другие случаи, когда он может продлить или перенести отдых работника. Например, если в этот период сотрудник ухаживал за больным ребенком.

Листок нетрудоспособности не выдают, если уход за больным членом семьи выпал на время ежегодного оплачиваемого отпуска (п. 49, 50 Условий и порядка формирования листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). Так, если у работника заболел ребенок и этот период совпал с отпуском, то отпуск работника не продлят или не перенесут. Если по каким-то причинам больничный все-таки оформят, то он будет нелегитимным. Также ТК РФ не предусматривает продление или перенос отпуска, если работник не сам болел, а ухаживал за больным.

Но если работодатель решит все-таки предоставить сотрудникам такую гарантию, то ее обязательно надо закрепить в локальных нормативных актах в соответствии с ч. 1 ст. 124 ТК РФ.

Перенос по инициативе работодателя

Работодатель может в исключительных случаях сам изменить график и перенести отдых сотрудника на следующий рабочий год (ст. 124 ТК РФ). Для этого надо выполнить несколько условий, чтобы снизить риск претензий со стороны трудовой инспекции:

Условие 1 — подготовьте документальное обоснование того, что предоставление отдыха работнику в этом году нарушит нормальный производственный процесс — например, тому придется замещать длительно болеющего работника.

Условие 2 — получите согласие сотрудника — нет требования о том, что обязательно письменно, но рекомендуем получить заявление о согласии на перенос.

В ст. 124 ТК РФ речь идет именно о переносе на следующий рабочий год отпуска целиком. Если же вам по производственной необходимости надо «сдвинуть» отдых в текущем рабочем году, то рекомендуем использовать отзыв работника из отпуска или разделение отпуска на части по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ).

Как отозвать из отпуска:

• Предоставьте сотруднику отдых по графику.

• Получите согласие работника на отзыв и его пожелания по использованию оставшейся части — в текущем рабочем году в желаемое работником время или путем присоединения к отпуску в следующем рабочем году.

• Издайте приказ об отзыве.

• Внесите отметки в график о фактическом использовании отдыха.

Мы разработали образец согласия, скачайте его, чтобы использовать в работе.

Работодателю придется оформлять отзыв, если он запланирует на период отдыха работника прохождение обучения по охране труда или обязательного медосмотра и не перенесет их на рабочее время. Рекомендуем при планировании таких мероприятий учитывать график отпусков и не допускать пересечения.

Важный нюанс: для работников оборонно-промышленного комплекса действуют свои правила (п. 2 Особенностей, утв. Постановлением Правительства от 01.08.2022 № 1365). Они разрешают:

• перенос ежегодного оплачиваемого отпуска работника без его согласия при нарушении или возникновении риска нарушения срока исполнения госконтракта;

• отзыв работника без его согласия при условии уведомления его не позднее чем за 3 дня в случаях и порядке, которые предусмотрены локальным нормативным актом организации.

В чем риски переноса отпуска по инициативе работника или работодателя

Работодатель предоставляет ежегодные оплачиваемые отпуска по графику отпусков, который обязателен для работника и работодателя (ст. 123 ТК РФ). Это означает, что любые отклонения от этого документа не несут риска только в предусмотренных законом случаях. ГИТ нередко рассматривает отклонения от графика как нарушение трудового законодательства. Рассмотрим, чем это грозит работодателю.

Привлечение работодателя к административной ответственности

Трудовые инспекции следят за соблюдением графика. Проверочный лист в приложении 7 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20 содержит, в том числе следующие контрольные вопросы:

1. Соблюдает ли работодатель запрет о непредоставлении работнику ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

2. Предоставляется ли работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

3. Предоставляется ли работникам оплачиваемый отпуск ежегодно.

Несоблюдение графика — это нарушение требований ст. 123 ТК РФ Работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. И здесь опаснее штрафа сам факт зафиксированного правонарушения. Он может увеличить категорию риска работодателя, и тот будет чаще общаться с трудовым инспектором. Роструд учитывает количество административных правонарушений, когда ежегодно  ее пересматривает (приложение к Положению о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства, утв. Постановлением Правительства от 21.07.2021 № 1230).

Если из-за переноса сотрудник пойдет на отдых позже срока, установленного графиком, или использует только его часть, то это могут посчитать нарушением его права на отдых (ст. 21, ст. 122 ТК РФ). При возможном несчастном случае комиссия по расследованию будет учитывать это как обстоятельство, отягчающее вину работодателя.

Приведем Решение Ивановского областного суда от 16.06.2021 по делу № 21-119/2021 (апелляционная инстанция). Компания оспаривала решение районного суда, который поддержал трудовую инспекцию в назначении административного наказания по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ. У работодателя выявили следующие нарушения:

В этом деле апелляционная инстанция снизила размер штрафа. Она учла, что ответчик был субъектом малого предпринимательства и совершил нарушение впервые. Но доводы трудовой инспекции суд принял.

Выплаты компенсаций при увольнении

Постоянные переносы могут приводить к ситуации, когда работник не использует полностью свой отпуск. При увольнении сотруднику нужно будет компенсировать деньгами все не предоставленные ему периоды отдыха (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Руководители и кадровики не всегда оценивают в деньгах этот риск. Но на практике были случаи, когда задолженность по отпускам составляла более 500 дней, причем по топ-менеджерам и главным бухгалтерам. Если умножить это на средний дневной заработок таких сотрудников, то у работодателя в какой-то момент может просто не хватить денег на счете, чтобы с ними расплатиться в день увольнения.

В 2018 году Конституционный суд постановил (Постановление КС РФ от 25.10.2018 № 38-П), что работник при увольнении имеет право на компенсацию за все неиспользованные отпуска, независимо от срока. Однако суд добавил важное уточнение: если работник намеренно копил дни, чтобы получить выплату при увольнении, это может считаться злоупотреблением правом. Но доказывать намеренное накопление дней работодателю придется в суде.

Перерасчет отпускных

Если работнику уже начислили и выплатили отпускные, а потом его отозвали или перенесли его отдых на другой месяц, то придется делать перерасчет отпускных. Это произойдет из-за того, что изменится расчетный период (п. 4 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540).

Это лишняя нагрузка на бухгалтера, а также дополнительные риски из-за невозможности взыскания излишне выплаченных отпускных с действующего работника. Подробнее об этом расскажем в разделе «Надо ли удерживать отпускные при переносе отпуска».

Какие есть ограничения на перенос отпуска

ТК РФ запрещает работодателю (ст. 124 ТК РФ) не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд, работникам в возрасте до 18 лет, сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Если тот же «вредник» отгуляет часть отпуска по графику, а часть ему из-за производственной необходимости и с его согласия перенесут на конец года, риски маловероятны. Работник использует право на отдых в текущем рабочем году.

Нельзя отзывать из отпуска несовершеннолетних, беременных женщин и «вредников», даже если они согласны (ст. 125 ТК РФ).

Как оформить перенос отпуска

Предлагаем примерный алгоритм, который работодатель может взять за основу. В локальных актах рекомендуем конкретизировать его под отдельные ситуации — перенос из-за больничного, неизвещения работника, желания льготника и т.д.

Шаг 1 — пропишите в локальном нормативном акте случаи и порядок переноса. Здесь же рекомендуем закрепить, что льготники используют свое право на отдых в любое удобное для себя время при составлении графика отпусков путем учета их пожеланий.

Шаг 2 — получите от работника заявление на перенос. Мы разработали образец такого документа. Вы можете скачать и использовать его как шаблон, но писать заявление работник должен собственноручно.

В ТК РФ нет такой обязанности сотрудника, но рекомендуем оформлять такой документ. Заявление выражает и подтверждает волю работника. При этом даже при соглашении сторон рекомендуйте работнику указать в заявлении исключительную причину для переноса отпуска. Так вы снизите риски претензий со стороны ГИТ по поводу того, что дата отпуска по плану в графике отпусков не совпадает с фактической.

Шаг 3 — получите решение руководителя на основании заявления и издайте приказ о переносе. Повторим, что нельзя издавать распоряжения «Об отмене отпуска» — ТК РФ не содержит такого понятия.

Мы разработали образец приказа о переносе. Вы можете доработать его под специфику своей компании и использовать в работе.

Шаг 4 — ознакомьте работника с приказом или иным способом известите его о переносе.

Шаг 5 — внесите отметки в график. Рекомендуем не стесняться использовать графу «Примечание». Если вносить в нее решения о переносе на следующий год, она помогает в планировании будущих отпусков.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Надо ли удерживать отпускные при переносе

Удерживать что-то из зарплаты можно только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (ст. 137 ТК РФ) и федеральными законами. Несостоявшийся отпуск в таких списках отсутствует. Выплаченные отпускные можно удерживать при увольнении, если работник их не отработал, например, брал отпуск «авансом», и то не всегда. С действующего сотрудника их взыскать нельзя, и здесь единодушны и Минтруд, и Роструд, и суды (письмо Минтруда от 27.02.2025 № 14-6/ООГ-977; Вопрос № 226893 от 03.08.2025 на сайте «Онлайнинспекция.рф»; Определение Седьмого КСОЮ от 20.05.2025 № 88-7220/2025).

При удержании отпускных работодатель сам создает ситуацию неполной выплаты зарплаты со всеми негативными последствиями. Напомним, что в 2025 году в ТК РФ появилась отдельная статья 158.1. «Основные направления противодействия формированию просроченной задолженности по заработной плате в Российской Федерации».

Судебная практика по зачету ранее выплаченных отпускных в счет перенесенного отпуска неоднозначна. Большинство судов признают такой способ правомерным (определения Приморского краевого суда от 29.03.2016 № 33-2995/2016, от 27.04.2015 № 33-3406/2015, от 15.07.2015 № 33-5438/2015, определение Краснодарского краевого суда от 12.10.2017 № 33-32527/2017).

Но есть и радикальный подход, при котором излишне выплаченная в один период времени денежная сумма не дает работодателю права уменьшить сумму, начисленную в другом периоде (Постановление Президиума Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.2007 № 44г-347, решение Искитимского районного суда Новосибирской области от 26.01.2011). То есть, по мнению некоторых судей, при переносе отпускные надо заплатить два раза.

Для того, чтобы не нарушать трудовое законодательство:

Получите заявление с работника о том, что он получил отпускные и согласен на их зачет в счет оплаты перенесенного периода отдыха.

Сделайте перерасчет с учетом изменения расчетного периода при фактическом уходе работника в отпуск.

Перечислите сотруднику разницу, если расчетная сумма больше выплаченной. Если меньше, то не удерживайте разницу. Для этого в трудовом законодательстве нет оснований.

Еще один аргумент против переноса отпусков — риск переплатить отпускные, которые потом нельзя будет взыскать с сотрудника.

Главное о переносе отпусков

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляют по графику, который обязателен для работника и работодателя. Любые отступления от графика возможны только по закону, иначе можно получить штрафы и расходы на компенсацию неиспользованных отпускных при увольнении.

Но есть случаи, когда отпуск работника надо перенести по закону. Если есть возможность, рекомендуем вместо этого использовать механизм продления. Например, когда работник заболел в период отдыха.

ТК РФ запрещает не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд; работникам в возрасте до 18 лет; сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Нельзя удерживать из зарплаты работника выплаченные отпускные при переносе отпуска. Таких оснований нет в законодательстве.