Приказ об утверждении положения о командировках

Для успешного выполнения сотрудниками рабочих задач вне постоянного места работы нужно правильно организовать их командировки. Рассмотрим детально порядок составления приказа об утверждении положения о командировках, которое позволяет избежать рисков и обеспечить комфортные условия пребывания работника в другом городе.

Екатерина Маслова Копирайтер, эксперт Контур.КЭДО

Татьяна Смирнова Эксперт по трудовому законодательству Контур.КЭДО

Переведите документооборот с сотрудниками в онлайн с Контур.КЭДО: подписывайте электронные трудовые договоры, положения, приказы и другие документы за несколько секунд

Попробовать бесплатно

Что считается командировкой

Командировка — это кратковременная поездка сотрудника по заданию работодателя за пределы его обычного рабочего места (ст. 166 ТК РФ). Чаще всего это поездки в другие города или страны для выполнения производственных задач. Командировкой не считаются поездки водителя грузовика по маршруту следования транспорта или выезд врача скорой помощи на дом к пациенту (Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749).

С 01.09.2025 года вступает в силу Постановление Правительства от 16.04.2025 № 501 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки». Оно заменит действующее сейчас Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749.

Для чего оформлять положение о направлении работников в командировки

Положение о командировках устанавливает правила, которым подчиняются командировки сотрудников вашей компании. Локальный документ описывает, как оплачивать проезд, проживание, суточные выплаты и другие расходы. По сути, это инструкция, которой следуют сотрудники и бухгалтерия.

В положении уточняют важные моменты, связанные с командировками:

• как именно оформляется командировка;

• сколько длится поездка и как продлить или сократить ее срок;

• как сотрудник узнает о предстоящей командировке;

• какие гарантии и компенсации предусмотрены для командированного сотрудника, включая случаи, не урегулированные законом.

Для бухгалтерии особенно значимы:

• правила выдачи денег под отчет;

• срок подачи авансового отчета;

• перечень документов, подтверждающих расходы сотрудника в командировке.

Обязательно ли составлять этот документ

Закон не требует, чтобы внутренний документ о командировках обязательно был в организации, однако это может заметно облегчить жизнь и сотрудникам, и бухгалтерии. Положение позволяет избежать споров и недопонимания по поводу условий командировок и оплаты расходов. Кроме того, при проверках организации налоговой службой оно поможет подтвердить правильность расчета налогов и взносов (ст. 168 ТК РФ).

Как составить положение о командировках работников

Ваше положение должно содержать конкретные и понятные правила оформления командировок. Рекомендуем включить в документ такую информацию:

Рекомендуем дополнить положение отдельным пунктом о действиях сотрудников в форс-мажорных ситуациях (например, при задержке рейса, болезни в дороге), чтобы минимизировать проблемы и снизить нагрузку на руководство и бухгалтерию. Это поможет защитить компанию от возможных финансовых потерь и конфликтов с работниками.

Имеет смысл в документе отдельно описать ситуации, когда сотрудник едет в командировку в свой выходной день, до начала или после завершения своего обычного рабочего времени, а также ночью. Нужно указать, как именно оплачивается такое рабочее время, а также учитывать потраченное сотрудником время на дорогу до вокзала или аэропорта.

Порядок утверждения положения

Процесс введения в действие положения о командировках включает следующие этапы:

Шаг 1 — подготовьте проект. Создайте первоначальный вариант документа, содержащий необходимые сведения и процедуры.

Шаг 2 — согласуйте проект. Направьте проект на рассмотрение заинтересованным подразделениям: бухгалтерии, юридического отделу, кадровой службе и администрации предприятия. Важно учесть мнение всех сторон, участвующих в процессе командирования сотрудников.

В вашей организации действует профсоюз? Обязательно учтите его мнение при утверждении положения, если документ содержит нормы об оплате труда сотрудников (ч. 4 ст. 135 ТК РФ).

Шаг 3 — утвердите у руководителя. Оформите приказ, которым руководитель утвердит готовое положение. Он придаст документу официальный статус и определит ответственных за его исполнение лиц.

Положение можно утвердить альтернативным методом — проставлением специального грифа на первой странице документа. Согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 использование грифа возможно, но этот способ подходит далеко не каждой организации. Если такая процедура не предусмотрена внутренними правилами учета документов компании, лучше избегать этой практики. Гриф утверждения накладывают строго определенным образом: необходимо поставить подпись руководителя, ее расшифровку, обозначить должность и обязательно зафиксировать дату утверждения документа.

Приказ об утверждении положения о командировках

Структура приказа довольно простая и состоит из нескольких основных частей:

• название компании;

• реквизиты приказа (номер, дата);

• преамбула («На основании ст. 166, 167 ТК РФ, а также в целях...»);

• текст приказа («Утвердить положение о командировках ООО «Ромашка»...»);

• подпись руководителя и указание ответственного исполнителя.

Напечатайте приказ на бланке или обязательно дополните его реквизитами компании.

Ознакомьте с приказом об утверждении положения о командировках всех сотрудников под подпись. В сервисе Контур.КЭДО можно направить на ознакомление документ сразу всем сотрудникам за считанные минуты.

Эксперты Контур.КЭДО составили образец приказа об утверждении положения о командировках. Скачайте и дополните его данными своей организации.

Скачайте пример приказа о введении в действие положения о командировках

Срок хранения приказа

Приказ об утверждении положения о командировках относится к документам постоянного хранения, поскольку регулирует важные финансовые обязательства компании и права сотрудников. Хранить его нужно бессрочно (п. 19 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).

Хранить электронные документы в сервисе Контур.КЭДО проще и надежнее, чем содержать бумажный архив. Документы не теряются и не портятся со временем. С КЭДО их можно хранить до 75 лет. А безопасное и надежное хранение данных в сервисе Контур.КЭДО подтверждено результатами регулярных аудитов.

Особенности заграничных служебных поездок

При направлении сотрудников в зарубежные командировки лучше дополнительно предусмотреть в положении отдельные пункты, которые касаются специфики международных поездок. Например:

Особенности направления дистанционных работников в командировки

Часто бывает, что удаленный сотрудник приезжает в главный офис своей компании по рабочим делам. Будет ли считаться такая поездка командировкой, зависит от того, покидает ли сотрудник населенный пункт, в котором он постоянно трудится.

Например, если сотрудник работает дома в Москве и ездит в московский офис компании, это не считается командировкой (письмо Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1).

Но если сотруднику нужно отправиться в другой город или регион, чтобы попасть в офис компании, тогда такая поездку уже оформляют как командировку (письмо Минтруда от 03.04.2025 № 14-6/ООГ-1770).

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Рекомендуем изучить дополнительные материалы по теме:

• Как оформлять командировки в 2025 году
• Как принять у работника авансовый отчет по командировке
• Командировка директора или учредителя: как возместить расходы