Командировка директора или учредителя: как возместить расходы

В служебные поездки по делам фирмы могут ездить не только рядовые сотрудники, но и директор, и даже учредитель, ИП. Например, для заключения сделок или участия в собрании участников. Рассказываем в статье, можно ли считать служебные поездки руководителя и ИП командировками, и как возместить расходы по ним.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Можно ли отправлять в командировку директора и учредителя

Командировка — это служебная поездка работника в другой населенный пункт по поручению работодателя (ст. 166 ТК РФ, письмо Минтруда от 28.02.2023 № 28-2/В-578). В нее можно направить только штатного сотрудника, то есть работающего по трудовому договору.

Если директор компании не является одновременно ее единственным учредителем, а работает по контракту, то ему можно оформить командировку, как любому наемному работнику. Ведь он не является работодателем, а только представляет его интересы (ст. 20 ТК РФ).

Точно так же можно отправить в командировку одного из учредителей, у которого есть трудовой договор с компанией. Если у юрлица несколько участников, то один из них может занимать какую-то должность в ней.

Чтобы избежать конфликтов с другими учредителями, трудовой договор с одним из учредителей одобряют как сделку с заинтересованностью (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 16.05.2014 № 28).

Совсем другая ситуация с единственным участником юрлица и ИП-нанимателем. Они считаются работодателями (ст. 20 ТК РФ). Единственные учредители и ИП не могут подписывать трудовые договоры сами с собой, и трудовое законодательство на их отношения с компанией не распространяется (письмо Минтруда от 17.06.2022 № 14-6/ООГ-4038).

Соответственно, индивидуальный предприниматель или единственный участник не может оформить себе командировку. Расходы на его деловые поездки будут возмещаться по другим правилам, со своими особенностями по налогообложению.

Если ИП или единственный учредитель оформит себе командировку с целью компенсации затрат, то налоговая не признает это экономически обоснованным. Компания не сможет возместить НДС или уменьшить базу по налогу на прибыль.

Какие документы оформить для командировки директора

Наемный руководитель работает по трудовому договору, следовательно, на него распространяются нормы трудового законодательства. Оформление его командировки проходит в том же порядке, как для других сотрудников. Но будет нюанс с подписанием документов.

Повторим, что наемный директор, несмотря на свой особый статус, — представитель работодателя, а не сам работодатель. Это подтверждает Роструд в письме от 08.08.2023 № ПГ/16208-6-1. В этой логике служебное задание на командировку директору дает один из учредителей или уполномоченное им лицо. Например, Председатель Совета директоров.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Приведем примерный алгоритм оформления командировки руководителя компании:

Шаг 1 — получите письменное согласие директора на командировку, если он является «льготником» (ст. 259, 264 ТК РФ).

Также учитывайте запреты на служебные поездки для отдельных категорий работников — например, беременных женщин, иностранцев, кандидатов в выборные органы в период выборов. Письменное согласие можно оформить на имя уполномоченного представителя работодателя — Председателя Совета директоров или учредителя.

Шаг 2 — рассчитайте дни командировки и сумму аванса на командировочные расходы.

Документально закрепите их в заявлении или письме от имени директора на имя работодателя. В нем также укажите цель поездки, чтобы обосновать ее служебную необходимость. Согласуйте ее с работодателем и получите визу директора.

Шаг 3 — издайте приказ о направлении руководителя в командировку.

Вы можете использовать унифицированный бланк Т-9 или свою форму. Подписать приказ о своей командировке может сам директор — это не запрещено трудовым законодательством (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ).

Шаг 4 — издайте приказ о передаче полномочий.

В этом отличие командировки директора от служебной поездки обычного сотрудника.

Шаг 5 — Выдайте руководителю аванс на командировочные расходы.

При возвращении из поездки директор сдает авансовый отчет в течение трех рабочих дней, который сам же и утверждает после проверки документа в бухгалтерии.

Для налоговой инспекции достаточно приказа на командировку, авансового отчета и подтверждающих расходы документов: билетов, маршрутных квитанций, договоров на проживание в гостинице, кассовых чеков и т.д. Письменное согласие директора может запросить трудовая инспекция. А служебная записка с обоснованием необходимости поездки и визой от уполномоченного представителя работодателя поможет уменьшить риск возможных конфликтов с другими участниками или акционерами, которые могут посчитать расходы на деловую поездку нецелевыми.

Читайте по теме:

• Как оформлять командировки в 2024 году.
• Как принять у работника авансовый отчет по командировке.

Какие расходы можно возместить

Работодатель компенсирует наемному директору по ст. 168 ТК РФ расходы:

• по найму жилого помещения;
• на проезд;
• суточные;
• иные расходы, произведенные с ведома работодателя.

Конкретный порядок возмещения расходов приведен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

В «иные расходы» могут входить дополнительные компенсации за заграничные командировки (п. 23 Положения № 749):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы;
• обязательные сборы, например, консульские;
• расходы на оформление медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Отдельная статья в командировках руководителей — представительские расходы. Это траты на переводчика, на деловые обеды и ужины, буфетное обслуживание при встречах. Если мероприятие неофициальное, то они оплачиваются за счет суточных, представителями делегаций, прибывших на переговоры, либо за счет собственных средств встречающей стороны (письмо Минфина от 05.04.2005 № 03-03-01-04/1/157).

Трудовое законодательство не запрещает устанавливать в документах компании дифференцированные размеры командировочных расходов. Организация может компенсировать руководителям больше, чем рядовым сотрудникам за счет более высокого класса билета, гостиницы, повышенных суточных. Главное, чтобы все нормы командировочных расходов были документально закреплены в локальном нормативном акте компании или в коллективном договоре (ст. 168 ТК РФ).

Как передать полномочия

Генеральный директор действует как представитель компании в официальных инстанциях и судах; совершает сделки; подписывает приказы, отчетность; выдает доверенности и осуществляет иные функции по управлению. На время его командировки эти полномочия нужно передать другому лицу, чтобы не парализовать работу компании.

Как правило, обязанности директора возлагают на другого работника организации — его заместителя или руководителя одного из структурных подразделений. Порядок замещения может быть прописан в уставных документах компании или в трудовых договорах конкретных сотрудников. Тем не менее, при передаче полномочий необходимо соблюдать определенный алгоритм:

1. Получить письменное согласие работника на временное исполнение обязанностей директора (ст. 60.2 ТК РФ). Определить размер доплаты за совмещение, если в это время сотрудник не освобождается от исполнения своей работы по должности (ст. 151 ТК РФ). Вы можете оформить и временный перевод. В этом случае исполняющий обязанности будет получать зарплату директора.
2. Заключить с временным сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указать размер доплаты и срок совмещения.
3. Оформить доверенность на исполняющего обязанности (ст. 185 ГК РФ). Без нее от имени компании может действовать только директор.
4. Издать приказ о возложении обязанностей на время командировки руководителя. Он составляется в свободной форме. В приказе нужно обязательно указать период исполнения обязанностей.

Сотрудник, который замещает директора, будет подписывать документы по одному из двух вариантов:

• И.о. директора (подпись) И. О. Фамилия;
• Исполняющий обязанности директора (подпись) И. О. Фамилия.

Проставлять косую черту перед названием должности и Ф.И.О. действующего директора не допускается (п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Как оформить деловую поездку ИП

Здесь возможно несколько вариантов. Выбор зависит от того, чьи вопросы решает ИП в поездке — свои собственные (как предпринимателя) или учредителей, и какую систему налогообложения он применяет.

Деловая поездка ИП

Предприниматель на УСН «Доходы минус расходы» может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму оплаты услуг гостиницы и транспортных расходов, проведя их как «материальные расходы на оплату услуг сторонних организаций» (пп. 5 ч. 1 ст. 346.16 НК РФ; пп. 6 ч. 1 ст. 254 НК РФ). Суточные ему не положены, поскольку нет командировки.

Предприниматель на ОРН (ранее ОСНО) также имеет право уменьшить сумму доходов на величину расходов на проезд и проживание в деловых поездках в составе профессионального налогового вычета (ст. 221 НК РФ, письмо Минфина от 12.09.2013 № 03-04-05/37643). Этот способ применяется при расчете НДФЛ.

Основные условия, чтобы учесть расходы ИП на поездки в целях налогообложения:

1. Они должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например, ИП ездил в другой город для заключения договора с поставщиком, выполнения работ.
2. Расходы подтверждены документально. Например, квитанциями, чеками, актами выполненных работ.

Если индивидуальный предприниматель на ОРН не может документально подтвердить свои расходы на деловые поездки, то профессиональный вычет принимается в размере 20% от доходов от предпринимательской деятельности (ст. 221 НК РФ).

Служебная поездка ИП как одного из учредителей компании

Организация может заключить с предпринимателем срочный трудовой договор и оформить ему командировку как штатному сотруднику. Только учитывайте, что вы будете нанимать обычное физическое лицо. Не указывайте в документах статус ИП. Второй вариант — заключить с учредителем договор ГПХ как с физическим лицом. Если компания сама оплатит ему проезд и проживание в поездке, то это будет считаться доходом исполнителя в натуральной форме и облагаться НДФЛ (п. 1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-03-06/1/46709). Но организация вправе рассчитывать на возмещение НДС по таким расходам.

Если же учредитель в поездке заплатит за себя сам, то он сможет применить профессиональный налоговый вычет (ст. 221 НК РФ).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Главное про командировки директора и ИП

Направить в командировку можно только работника по трудовому договору, в том числе наемного директора. Деловые поездки ИП и единственного учредителя трудовым законодательством не регулируются. По ним нельзя получить возмещение командировочных расходов.

Оформление командировки директора проходит в том же порядке, как для других штатных работников. Но есть нюансы:

• цель и срок командировки нужно согласовать с работодателем — собственником имущества компании, одним из учредителей или Председателем Совета директоров;
• приказ на свою командировку директор может подписать сам;
• на время поездки нужно оформить возложение обязанностей на другого сотрудника.

Компания вправе закрепить в коллективном договоре или в Положении о командировках повышенные размеры командировочных расходов для директора.

Деловые поездки ИП не могут относиться к командировкам, если он не работает на организацию по трудовому договору. Налоговая инспекция не признает расходы на них экономически обоснованными. Для поездок ИП действуют свои правила.

ИП может компенсировать часть расходов на деловые поездки: проезд, проживание. Суточные ему не положены.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму оплаты услуг гостиницы и транспортных расходов, проведя их как «материальные расходы на оплату услуг сторонних организаций».

Предприниматель на ОРН также имеет право уменьшить сумму доходов на величину расходов на проезд и проживание в деловых поездках в составе профессионального налогового вычета.

Если ИП не является единственным учредителем, то компания вправе заключить с ним трудовой договор и направлять его в командировки как штатного сотрудника.

Больше экспертных статей о служебных поездках читайте в рубрике «Командировка».