В августе 2022 депутаты Госдумы в очередной раз предложили Минтруду сделать 1 сентября официальным выходным днем. Но пока это на уровне инициативы. День знаний по-прежнему не относится к государственным праздникам, в которые разрешено не работать. Работодатель может не дожидаться законодательного решения и отпустить сотрудника 1 сентября, чтобы тот мог проводить ребенка в школу. Рассказываем, как это правильно сделать.
Способ 1. Дать дополнительный выходной льготнику
Некоторые родители могут взять на 1 сентября дополнительный выходной день, который им положен по законодательству, и работодатель не сможет отказать. Есть три категории таких сотрудников.
Родители или опекуны, попечители детей-инвалидов
Им полагается четыре выходных дня в месяц, оплачиваемых по среднему заработку. Выходные может взять один из родителей по своему усмотрению, либо их можно поделить между матерью и отцом (ст. 262 ТК РФ).
Порядок предоставления таких выходных урегулирован Правительством (Постановление от 13.10.2014 № 1048). Алгоритм действий следующий:
- Один из родителей пишет заявление на работодателя о предоставлении дополнительного выходного оплачиваемого дня на 1 сентября по утвержденной форме (Приказ Минтруда от 19.12.2014 № 1055н). К нему он прикладывает комплект документов, перечень которых указан в п. 3 Правил № 1048. Часть из них уже может быть у кадровика — справка МСЭ об инвалидности ребенка, документ о его месте жительства. Справку с места работы второго родителя о том, что ему такие выходные не предоставлялись, нужно запрашивать для каждого случая.
- Работодатель на основании заявления работника и приложенных документов выпускает приказ о предоставлении дополнительного выходного дня родителю ребенка-инвалида на основании ст. 262 ТК РФ. Вносить изменения в график отпусков не нужно, поскольку это не оплачиваемый отпуск.
- В табеле учета рабочего времени кадровик этот день отмечает ОВ или 27 — дополнительный оплачиваемый выходной день.
Отпустить родителя или опекуна ребенка-инвалида нельзя, если он уже находится в оплачиваемом или нет отпуске, либо в отпуске по уходу за ребенком до трех лет (п. 7 Правил № 1048). Также выходной не дается, если его уже использовал второй родитель (ст. 262 ТК РФ).
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Родители-доноры
Им положен оплачиваемый выходной в день сдачи крови и необходимого медосмотра, а также дополнительный день отдыха после сдачи крови (ст. 186 ТК РФ). Если донор после посещения пункта переливания вышел на работу, то у него появляется право на отгул в любое время. Это же правило действует, если сдача крови выпала на выходные дни или отпуск. А дополнительный день отдыха после сдачи крови работник вправе использовать по своему усмотрению в течение года (ст. 186 ТК РФ).
Сотрудник пишет заявление на предоставление выходного дня, к которому прикладывает справку из пункта переливания крови. Работодатель издает кадровый приказ, где основанием указывает ст. 186 ТК РФ. В табеле учета рабочего времени день отмечается кодом ОВ или 27.
Выходной день за сдачу крови предоставляется на основании справки от медучреждения произвольной формы (Письмо Минздрава России от 04.02.2021 № 30-3/3009477-1492). Если работник ее не принес, то работодатель давать ему оплачиваемый выходной не обязан.
Родитель ребенка до 16-ти лет, работающий в условиях Крайнего Севера
Ему полагается дополнительный неоплачиваемый выходной день раз в месяц (ст. 319 ТК РФ).
Работодатель издает приказ на основании письменного заявления работника. В табеле учета рабочего времени день отмечается кодом НВ или 28 — дополнительный выходной день без сохранения заработной платы.
Женщины, работающие в сельской местности
Им, как и родителям с Крайнего Севера, положен ежемесячный дополнительный выходной без сохранения зарплаты (ст. 263.1 ТК РФ). Он предоставляется на основании приказа работодателя по письменному заявлению работницы.
Трудовой кодекс предусматривает и другие основания, когда работника нужно освобождать от работы по его заявлению с сохранением или без сохранения заработка. Например, сотрудник, который учится в аспирантуре, имеет право на один свободный день в неделю с оплатой 50 % (ст. 173.1 ТК РФ). Этот выходной тоже можно приурочить к 1 сентября.
Способ 2. Оформить отгул
Сотрудник может взять выходной день 1 сентября за работу ранее в выходные или праздничные дни (ст. 153 ТК РФ). По его письменному заявлению работодатель издает приказ с основанием по ст. 153 ТК РФ. В этом случае работа в выходной или праздничный день оплачивается в одинарном, а не в двойном размере, а день отгула не оплачивается. В табеле учета рабочего времени ставят код НВ или 28.
Отгулы за работу в выходные и праздники не положены тем, кто работает по срочному трудовому договору до двух месяцев. Им работа в такие дни компенсируется только двойной оплатой (ст. 290 ТК РФ).
Еще один вариант отгула — выходной за переработку (ст. 152 ТК РФ). Сотрудник по желанию может заменить повышенную оплату сверхурочной работы часами неоплачиваемого отдыха. Их количество должно быть не меньше времени переработки. Работодатель приказом освобождает сотрудника от работы на время, равное накопленным сверхурочным часам. В табеле ставится код НВ.
Способ 3. Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск
Трудовой кодекс разрешает разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части по соглашению сторон, если одна из частей будет длиться не менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Некоторым категориям работников положен дополнительный отпуск — например, за ненормированный рабочий день, за работу на Крайнем Севере, в особых условиях труда (ст. 116 ТК РФ). Он суммируется с основным (ст. 120 ТК РФ), поэтому его тоже можно дробить на части по ст. 125 ТК РФ.
Иногда работодатель не имеет права отказать в отпуске. Например, если ранее отозвал работника из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
Отчитывайтесь легко и без ошибок
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Трудовой кодекс не запрещает оформить работнику отпуск на один день — 1 сентября, чтобы тот мог спокойно проводить детей в школу.
Но здесь работодатель должен учитывать нюансы:
- В отпуск работники уходят по утвержденному графику (ст. 123 ТК РФ). Если для сотрудника отдых на 1 сентября в нем не предусмотрен, то нужно внести изменения в документ.
- Работодатель выплачивает отпускные не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). То есть работник должен написать заявление на 1 сентября с запасом по времени, чтобы кадровики и бухгалтерия успели оформить все документы и перечислить деньги.
Некоторые работодатели используют свое право предоставить дополнительный отпуск 1 сентября всем работникам, у кого есть дети школьного возраста (ч. 2 ст. 116 ТК РФ). Но такая возможность должна быть закреплена в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении об отпусках или другом документе, принятом с учетом мнения профсоюза.
В табеле учета рабочего времени оплачиваемый отпуск на 1 сентября отмечается кодами ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск либо ОД (10) — ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
Способ 4. Оформить отпуск без сохранения заработной платы
Роструд рекомендует использовать именно такой способ, чтобы законно отпустить работника 1 сентября. Работодатель всегда может освободить сотрудника от работы без сохранения заработной платы на один или несколько дней по семейным обстоятельствам либо другой уважительной причине (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Родитель пишет письменное заявление на имя директора, а тот издает приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска с основанием по ст. 128 ТК РФ. В табеле учета рабочего времени этот день отмечается кодом ДО (16) — день отдыха по разрешению работодателя, или ОЗ (17) — законный отдых за свой счет тем, кому он положен по Трудовому кодексу (ст. 128 ТК РФ).
Работодатель может вообще не оформлять никаких документов, а отпустить работника 1 сентября просто так. Но он должен оценивать возможные риски. Например, с работником произойдет несчастный случай, когда тот будет отсутствовать на рабочем месте без уважительной причины. И к руководителю организации могут быть вопросы у ГИТ, ФСС, ФНС.
