Как рассчитать отпускные дни

Чтобы отправить работника в отпуск, сначала определяют количество отпускных дней. По общему правилу, нужно сложить дни основного и дополнительного отпусков, которые полагаются работнику. Но есть нюансы: исключить праздники, при необходимости перевести рабочие дни отпуска в календарные и др. Разбираемся, как рассчитать отпускные дни с учетом различных особенностей.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Когда нужен расчет дней отпуска

Работодатели рассчитывают количество отпускных дней для предоставления ежегодного отпуска и при увольнении работника. Порядок расчета в каждом случае будет разным.

Для большинства работников продолжительность ежегодного отпуска — 28 календарных дней (с учетом выходных) за рабочий год. Праздники не входят в дни отпуска (ст. 115, 120 ТК РФ, Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519).

Если работник ежегодно отгуливает все 28 дней, проблем не возникает. Сотрудник каждый год берет положенные дни, на него составляют приказ, а бухгалтер рассчитывает отпускные исходя из среднедневного заработка и количества дней отпуска.

В исключительных случаях, когда отпуск в текущем рабочем году может негативно повлиять на работу организации или ИП, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий год (ст. 124 ТК РФ). Такой отпуск обязательно нужно отгулять до окончания следующего года. Его можно включить в график или предоставить по соглашению с работником (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).

Обычно расчетом дней отпуска занимается кадровик. Он же составляет график отпусков исходя из информации по каждому работнику. А вот когда нужно определить компенсацию за неиспользованный отпуск, к расчетам подключается бухгалтер — увольняющемуся сотруднику надо рассчитать и выплатить деньги за неотгулянные отпускные дни.

Порядок расчета отпускных дней законом не определен. Каждый работодатель разрабатывает свои правила и утверждает их в локальных нормативах.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Расчет календарных отпускных дней

Если сотрудник отработал хотя бы полгода, то он уже имеет право на полный отпуск (п. 2 Письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). При расчете дней отпуска нужно помнить два правила (ст. 120 ТК РФ):

Правило 1 — праздничные нерабочие дни не учитываются в отпуске. К примеру, новогодние каникулы: если работник взял отпуск с 1 января 2025 года на 14 дней, ему нужно выйти на работу только 27 января.

Правило 2 — дни ежегодного основного и дополнительного отпусков суммируются. От первого дня отпуска отсчитывают нужное количество дней основного отпуска, а после окончания основного — нужное количество дней дополнительного отпуска.

Если у работника накопились дни оплачиваемого отдыха за несколько лет, прибавьте к текущему отпускному периоду неиспользованный отпуск за прошлые годы.

Разберем на примере. Сотрудника приняли на работу 1 августа 2023 года. В 2024 году он отгулял 21 день отпуска за первый год работы — с 01.08.2023 по 31.07.2024.

В декабре 2024 года кадровик составлял график отпусков на 2025 год. В этом графике нужно было учесть, что:

• 1. Сотруднику осталось отгулять 7 дней из отпуска за первый год. Их нужно использовать до 01.08.2025.
• 2. За второй год работы, с 01.08.2024 по 31.07.2025, сотруднику положен стандартный оплачиваемый отдых — 28 дней.

Работодатель мог согласовать с работником разные варианты:

Вариант 1. Предоставить отпуск 28 дней, из которых 7 дней — за период с 01.08.2023 по 31.07.2024, а 21 день — за период с 01.08.2024 по 31.07.2025. Оставшиеся 7 дней за период с 01.08.2024 по 31.07.2025 — перенести на 2026 год. Однако стоит помнить, что по ст. 124 ТК РФ для этого нужно согласие сотрудника, и должен быть исключительный случай, когда организация не может обойтись без этого сотрудника.

Вариант 2. Дать 7 оставшихся дней за первый рабочий год и 28 дней за второй рабочий год — суммарно 35 дней.

Вариант 3. Предложить отгулять все оставшиеся 35 дней за первые два рабочих года, а с августа по декабрь 2025 взять отпускные дни за третий рабочий год (с 01.08.2025 по 31.07.2026).

Пропорциональный расчет отпускных дней

Если надо рассчитать размер компенсации за неиспользованный отпуск или дополнительный отпуск «за вредность», количество дней определяют пропорционально фактически отработанному времени. Кроме того, пропорциональное предоставление дней ежегодного отдыха возможно, если согласуете с работником разделение отпуска на части (ст. 125 ТК РФ).

Пример

Работник отработал в компании полгода. Ему полагается ежегодный отпуск в 28 дней. Этот отпуск можно разделить на части — использовать по две недели основного отпуска каждые полгода.

Формула расчета отпускных дней пропорционально отработанному времени может быть такой:

Продолжительность отпуска = Установленная продолжительность отпуска / 12 месяцев рабочего года × Число месяцев работы, за которые предоставляется отпуск

Если в результате расчета получилось дробное число — к примеру, 19,5 дней — его можно округлить до большего числа или же присоединить остаток к будущему отпуску. Округлять надо не по правилам арифметики, а в пользу работника: так вы не нарушите его права (Письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17, Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717).

Пример

Работодатель согласовал с работником разделение ежегодного отпуска. В феврале 2025 года сотрудник отгулял 21 календарный день за 9 полностью отработанных месяцев. Эти дни рассчитали так: 28 календарных дней / 12 месяцев х 9 месяцев работы = 20,99 календарных дней. Результат расчета округлили до 21 дня в пользу работника.

Подсчет отпускного стажа

Количество накопленных дней отпуска зависит от отпускного стажа. Каждому работнику положены 28 дней отдыха. У нового работника обычно право на отпуск возникает только через шесть месяцев — он сначала должен отработать отпускной стаж. Такой стаж начинают отсчитывать с первого рабочего дня у нового работодателя.

Отсчет отпускного стажа ведется не по календарным, а по рабочим годам. Так, если приняли нового сотрудника 10 марта 2024 года:

• первый рабочий год — с 10.03.2024 по 09.03.2025;
• второй рабочий год — с 10.03.2025 по 09.03.2026 и так далее.

Работодатель не обязан отправлять работника в отпуск, как только истекут эти шесть месяцев. Более того, по согласованию с работником можно предоставить отпуск и до того, как закончатся первые полгода работы — авансом (ст. 122 ТК РФ).

Рассмотрим, как учитываются некоторые периоды:

Пример. Сотрудница устроилась на работу 15 февраля 2023 года. До января 2025 года она работала без отпуска, а с 16.01.2025 написала заявление на отпуск. В 2024 году у нее был больничный — с 05.12.2024 по 19.12.2024. Рассчитаем количество накопленных отпускных дней с учетом отпускного стажа.

В 2023-2024 годах сотрудница отработала полных 12 месяцев — с 15.02.2023 по 14.02.2024.

В 2024-2025 годах — 11 месяцев (с 15.02.2024 по 15.01.2025), так как больничный включают в расчет стажа.

Всего в расчетном периоде отработано 23 месяца. Число отпускных дней, положенных сотруднице: 28 дней / 12 месяцев х 23 месяца работы = 53,67 дня.

Как рассчитывают дни отпуска в особых случаях

Расчет отпускных дней пропорционально отработанному времени обязателен для работников со срочным трудовым договором — на срок до двух месяцев или сезонников. Иногда в рабочих днях считают и дополнительный отпуск, в частности, «за вредность» — его определяют в зависимости от стажа в особых условиях труда.

Расчет дней отпуска временных и сезонных работников

Сезонным работникам и сотрудникам, которых приняли на срок до двух месяцев, отпуск предоставляют так — 2 рабочих дня за месяц работы (ст. 291, 295 ТК РФ). Отпускные дни рассчитывают по формуле:

Дни отпуска = 2 рабочих дня × количество месяцев работы

А вот при заключении срочного трудового договора в других случаях, к примеру, на время декрета основной сотрудницы, продолжительность ежегодного отпуска будет обычной — 28 календарных дней. Если же последний рабочий год неполный, отпуск посчитают пропорционально отработанным месяцам.

Срочный трудовой договор: что это такое, когда его можно заключить и как оформить

Расчет дней дополнительного отпуска

Каждая организация самостоятельно определяет порядок расчета и утверждает его в локальных нормативах (ст. 116 ТК РФ). Если допотпуск установлен в рабочих днях, понадобится перевод в календарные дни.

Для расчета дополнительных дней отдыха можно использовать формулу, которую мы рассмотрели выше, подставив в нее продолжительность допотпуска. Так, если работнику положены льготы за работу на Крайнем Севере, ему предоставляют дополнительный отпуск в 24 календарных дня (ст. 321 ТК РФ).

Пример

С работником согласовали разделение ежегодного дополнительного отпуска за работу на Крайнем Севере. В апреле 2025 года ему предоставили отпуск на 16 календарных дней за 8 полностью отработанных месяцев. Их рассчитали так: 24 дня / 12 месяцев х 8 месяцев работы.

Перевод рабочих дней отпуска в календарные

Работникам предоставляют отпуск в календарных днях. Но в ТК РФ установлены случаи, когда отпуск предоставляют в рабочих днях — сезонным работникам (из расчета два рабочих дня за месяц работы) и тем, с кем заключили срочный договор на срок до двух месяцев.

Есть и другие нормативы, которые закрепляют отпуск в рабочих днях:

Работодатель может ввести и другие случаи дополнительных отпусков в рабочих днях в локальном положении об отпусках (ст. 116 ТК РФ).

Если по нормативам допотпуск установлен в рабочих днях, его надо перевести в календарные. Порядок такого перевода закрепите в локальном акте.

Обычно для этого пересчитывают рабочие дни по шестидневной рабочей неделе (независимо от графика работника), учитывают только рабочие дни по графику работника.

Отпуск «сезонникам» и «срочникам» с договором до двух месяцев

В счет двух рабочих дней отпуска, которые полагаются за каждый месяц работы, засчитайте только рабочие дни по графику работника. 

Если же отработан неполный месяц, округлите в пользу работника. В законе такой порядок не прописан, но работодателя не накажут, если он будет действовать в пользу сотрудника. За отработанную половину месяца или меньше можно предоставлять один день отпуска, за отработку больше половины — два дня. Общие календарные отпускные дни посчитайте с первого по последний день отпуска за исключением праздников (ст. 120, 291, 295 ТК РФ).

Пример

Сотрудника приняли для выполнения сезонных работ на полгода в период с 31.05.2024 по 29.11.2024. Он работает пять дней в неделю и отдыхает в субботу, воскресенье.

С 01.11.2024 работник взял оплачиваемый отпуск за полгода работы. Ему положено 12 рабочих дней — по 2 дня за каждый отработанный месяц. В ноябре есть один нерабочий праздник — 04.11.2023.

С учетом графика работы и праздника последний день отпуска выпадает на 19.11.2023. Фактически общий период отпуска составит 19 календарных дней.

Отпуск по документам, действовавшим до ТК РФ — до 01.02.2002

Отсчитайте от даты начала отпуска количество рабочих дней этого отпуска по графику шестидневки, где воскресенье выходной (Письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ). 

К примеру, так считают отпускные дни за вредные условия труда по спискам из Постановления № 298/П-22. Правильность таких расчетов для судей подтвердил ВС: поскольку единого механизма расчета нет, работодатели должны руководствоваться нормативами, которые действовали до ТК (Определение ВС от 25.11.2005 № 75-В05-8).

Пример

Работнику с 1 ноября 2024 года предоставили ежегодный дополнительный отпуск за вредность — 12 рабочих дней. От 01.11.2024 отсчитали 12 дней по календарю шестидневной рабочей недели, исключая нерабочий праздник 04.11.2024. Последний день отпуска — 15.11.2024. Получается, что работнику предоставили дополнительный отпуск на 15 календарных дней.

Как рассчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении

Дни неиспользованного отпуска считают по специальному алгоритму.

Шаг 1. Считаем отпускной стаж. Отсчет ведется с первого рабочего дня в организации.

Шаг 2. Определяем период, за который нужно заплатить компенсацию. Не полностью отработанные месяцы нужно округлить: работа меньше половины месяца не учитывается, а половину и больше принимают за полный месяц.

Платите компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж равен:

Платите компенсацию в полном размере за год, если отпускной стаж равен:

Роструд полагает, что правило о полной компенсации распространяется на работников, которые проработали в компании меньше года. А за второй рабочий год компенсация выплачивается пропорционально отработанному времени (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). А вот Минтруд считает, что полная компенсация положена работникам, которые отработали в организации не менее 11 месяцев как в первом, так и в следующих годах работы (Письмо Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717). Закрепите выбранный вариант в коллективном договоре.

Шаг 3. Рассчитываем количество отпускных дней, которые накопил работник с начала работы в компании. За один полностью отработанный месяц положено 2,33 дня отпуска: 28 календарных дней отпуска / 12 месяцев в году (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

Пример

Работник устроился в компанию 15 января 2025 года, а 15 августа 2025 года решил уволиться. Он полностью отработает 7 месяцев. Ему положено 16,33 дней: 28 дней / 12 месяцев х 6 месяцев работы.

Шаг 4. Вычисляем количество использованных дней отпуска за все время работы. Эти данные можно взять из раздела VIII личной карточки Т-2. Другой вариант — поднять кадровые приказы и выписать дни отпуска для конкретного работника.

Шаг 5. Рассчитываем число неиспользованных отпускных дней. Для этого применяем формулу (Письмо Минтруда от 28.10.2016 № 14-1/В-1074):

Число дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество дней использованного отпуска

Пример

Сотрудник начал работать 15 июля 2020 года. Он увольняется 20 августа 2023 года по собственному желанию. Периодов, которые не входят в отпускной стаж, у него нет. Прав на дополнительный отпуск тоже не возникало. За время работы сотрудник отгулял:

• в 2021 году — 20 календарных дней;
• в 2022 году — 36 календарных дней;
• в 2023 году — 28 календарных дней;
• в 2024 году — 28 календарных дней;
• в 2025 году — 14 календарных дней.

Бухгалтер сделал расчет дней неиспользованного отпуска для компенсации:

1. Вычислил стаж работы сотрудника в компании — 5 лет и 6 дней. Излишек в 6 дней исключили из расчета и округлили отпускной стаж до 5 лет (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
2. Рассчитал количество накопленных дней отпуска с начала работы — 140 дней (28 дней х 5 года).
3. Определил количество использованных дней отпуска с начала работы — 126 дней (20 дней + 36 дней + + 28 дней + 28 дней + 14 дней).
4. Рассчитал количество дней, которые нужно компенсировать при увольнении — 14 дней (140 дней — 126 дней).

При увольнении работнику заплатят компенсацию за 14 неиспользованных дней отпуска.

Как накажут за неверный расчет отпускных дней 

За неправильный расчет отпускных дней работодателю грозит материальная и административная ответственность (п. 1, п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ). А если предоставить работнику отпуск меньше положенного, он может потребовать компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Если работодатель впервые нарушил правила, его могут привлечь к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

За повторное нарушение придется заплатить больше (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ): 

Работник вправе заявить о моральной компенсации. Работодатель и работник могут согласовать сумму возмещения. Если же стороны не смогли согласовать компенсацию, ее размер определит суд.