Когда сотрудник покидает компанию, его нужно рассчитать и выдать ему документы. Часть из них — обязательные, другие готовятся по запросу. В 2023 году в этой сфере многое поменялось. Обобщим все правила и разберемся, какие же документы теперь нужно выдавать человеку при увольнении.
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Обязательные документы
В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если ее продолжают вести, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, заверенные выписки, в том числе из сведений о страховом стаже, и раздела 3 расчета по страховым взносам.
Трудовая книжка или СТД-Р
Основной документ каждого работника — его трудовая книжка. Она может быть классической бумажной или электронной.
В бумажной книжке следует сделать запись об увольнении и выдать ее в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если же сотрудник прежде написал заявление об отказе от бумажной трудовой или начал свой трудовой путь после 1 января 2022 года, ему нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2022 № 713н.
Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.
Важно! Закон обязывает работодателя формировать СТД-Р только для сотрудников, у которых нет бумажной трудовой. Но эту справку вправе запросить и тот, у кого она имеется. В этом случае компания может пойти навстречу и сделать СТД-Р, но обязанности такой у нее нет (письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).
Расчетный листок
В последний день работы в компании сотрудник должен получить все причитающиеся ему деньги (ст. 140 ТК РФ). Как правило, это часть зарплаты до дня увольнения и компенсация за неиспользованный период отпуска. Но могут быть дополнительные суммы, например, выплаты по больничному или выходное пособие при сокращении.
Каждая выплата сопровождается письменным оповещением работника (ст. 136 ТК РФ). Для этого оформляется расчетный листок. Его необходимо включить в комплект документов и при увольнении.
Обязательная форма расчетного листка не утверждена — компании разрабатывают ее сами.
Расчетный листок можно оформить на бумаге или передать в электронном виде, но есть нюанс. Прежде Минтруд не возражал против того, чтоб документ направлялся на email работника. Однако вышло письмо от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, из которого следует, что такой способ не соответствует требованиям трудового законодательства.
Поэтому если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то можно без опаски слать электронный расчетный листок. Если же КЭДО не применяется, в случае направления расчетных листков на email есть риск возникновения спора.
Выписка из ЕФС-1
Согласно положениям п. 12 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, в день увольнения застрахованному лицу нужно передать данные, предусмотренные п. 2 той же статьи. Это информация о застрахованном лице, сведения и документы о страховом стаже и его особенностях.
До 2023 года часть этой информации содержалась в формах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Теперь они отменены, а сведения, которые в них включались, подаются в новый Социальный фонд в подразделах 1.1, 1.2, 2 и 3 Раздела 1 отчета ЕФС-1. Причем заполняется форма с такими особенностями:
- Подраздел 1.1 — на всех работников, в отношении которых были кадровые события;
- Подраздел 1.2, Подраздел 2 — только на тех, у кого есть право на досрочную пенсию;
- Подраздел 3 — на тех, за кого страхователь платит дополнительные взносы.
При увольнении сотруднику нужно сделать выписку из ЕФС-1 — это следует из письма СФР от 06.03.2023 № 19-20/33754. Но есть письмо Минтруда от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661, где прямо сказано, что выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется. Специалисты ведомства аргументируют тем, что информация о трудовой деятельности работника содержится в трудовой книжке или справке СТД-Р, и дублировать ее не нужно.
Скорее всего, в Минтруде имели в виду, что не нужна выписка из Подраздела 1.1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Действительно, эта информация есть в трудовой книжке или СТД-Р. А вот данных о дополнительных страховых взносах и о документах, подтверждающих право работника на досрочную пенсию, в трудовой книжке нет. Но обязанность страхователя предоставить эти сведения застрахованному лицу в день увольнения никто не отменял. Именно такая информация и будет содержаться в выписке из подразделов 1.2, 2 и 3 Раздела 1 ЕФС-1.
Чтобы не рисковать и не давать повода для споров, следует все же сделать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Тем более Минтруд этого не запрещает, а говорит лишь о том, что она не требуется.
Не забудьте подать в СФР Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 на уволенного сотрудника! Это нужно сделать не позже следующего рабочего дня.
Порядок заполнения отчета мы разобрали в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи».
Выписка из Раздела 3 РСВ
Раздел 3 Расчета по страховым взносам содержит информацию о застрахованном лице и выплатах ему, в том числе подлежащих обложению взносами. Эти данные должны быть предоставлены увольняющемуся работнику согласно п. 8 ст. 11 закона № 27-ФЗ.
Актуальная форма РСВ содержится в Приложении 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Выписку заполняют на увольняющегося человека за период с начала квартала по дату прекращения работы.
Выписка из отчета Персонифицированные сведения
Еще один новый отчет 2023 года — Персонифицированные сведения о физических лицах (Приложение 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). В нем содержатся личные данные человека и информация о произведенных ему выплатах.
Отчет заменил отмененную СЗВ-М, которая входила в комплект документов при увольнении. Так что на покидающего компанию сотрудника вместо СЗВ-М теперь нужно сделать выписку из Персонифицированных сведений. Период выписки — текущий месяц.
Ранее предоставленные работником документы
Если отдел кадров хранит копии документов сотрудника, например, диплома, СНИЛС или военного билета, при увольнении их необходимо вернуть. Иначе потом их придется уничтожать.
Важно знать, что и в период работы человека держать у себя его документы можно только при наличии его письменного согласия. Если такого согласия нет, а документы (или их копии) в компании хранятся, то она нарушает закон о персональных данных. Это подтверждают ответы представителей Роструда на портале онлайнинспекция.рф.
Что же касается ранее предоставленных сотрудником в отдел кадров справок, то их оригиналы работодатель возвращать не обязан. Вместе с тем у увольняющегося есть право запросить любые документы, связанные с работой. И если такой запрос поступит, эти справки придется выдать.
Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне
Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку
Документы по запросу
Прочие документы работодатель не обязан выдавать сотруднику, если тот не напишет заявление.
Копия приказа об увольнении
Сотрудник должен подтвердить, что прочитал приказ об увольнении, и поставить свою подпись. Он также вправе запросить заверенную копию этого приказа. Она может пригодиться ему, например, на случай споров с бывшим работодателем.
Если такой запрос поступил, сотруднику нужно выдать заверенную копию приказа об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).
Справка о доходах
Раньше работодатели при увольнении работников делали им справку 2-НДФЛ, но она давно отменена. Вместо нее выдается справка о доходах и суммах налога физического лица. Она содержится в Приложении № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Справка нужна работнику для предъявления в разные органы и организации для подтверждения его платежеспособности или права на вычеты.
Справка о зарплате 182н
Справка 182н — это устоявшееся название справки о сумме среднего заработка. Ее форма была утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, отсюда и ее название. Эту справку предъявляли следующему работодателю для расчета пособий, в том числе больничного.
Теперь все данные передаются в СФР. Поэтому с начала 2023 года приказ № 182н был отменен. Получается, оформлять эту справку больше не нужно, даже если работник ее запросил? Нужно — говорят специалисты Роструда в ответах на вопросы работников.
Проблема в том, что взаимодействие между компаниями и СФР не всегда оперативно. Практика показала, что в действительности фонд зачастую не располагает данными, нужными для расчета пособий. В итоге человеку с высоким доходом начисляют больничный исходя из МРОТ.
Специалисты Роструда напоминают, что работник может подать запрос на выдачу любых документов, связанных с работой, в том числе справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (ст. 62 ТК РФ). И работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней.
Другие документы, связанные с работой
Увольняющийся сотрудник может запросить и другие документы. Выдавать их или нет — зависит от того, связаны ли они с его работой. Если связаны и при этом содержат сведения только о нем, то выдать такие документы нужно. Например, нельзя отказать в выдаче трудового договора, приказа о приеме на работу или о переводе внутри компании.
Важно! Нельзя выдавать сотруднику документ, в котором есть персональные данные других людей. Нужно сделать выписку из него или копию, содержащую данные только того человека, который запросил документ.
А что насчет внутренних нормативных актов работодателя? Допустим, работник запросил Положение об оплате труда или Должностную инструкцию. Нужно ли их выдать? Нет, ведь это локальные документы, не относящиеся к нему персонально и не содержащие его данных.
И когда человек уволится, эти документы уже не будут иметь к нему никакого отношения.
Когда выдать
Обязательные документы выдаются работнику в день увольнения, то есть в его последний трудовой день в компании. Прочие справки и приказы следует выдать не позднее трех рабочих дней с даты поступления от сотрудника запроса.
Выдачу документов желательно зафиксировать. Можно передать их по описи, составить акт приема-передачи или взять с работника расписку о том, что он все получил.
Бывает, что своевременно передать документы работнику невозможно. Например, он болеет или по какой-то причине отказывается их получать. В таком случае следует направить ему уведомление о необходимости забрать документы или согласиться с их пересылкой по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
Задерживая выдачу документов, работодатель нарушает закон. Однако со дня отправки сотруднику уведомления компания освобождается от ответственности за такое нарушение.
Если бумажной трудовой книжки у человека нет, то СТД-Р можно направить ему почтой.
Если работник не забрал документы своевременно, но явился за ними позже, с него следует взять письменное обращение. Сведения по форме СТД-Р он может запросить по email — если такой порядок принят в компании. Он также может выбрать способ получения документа — на бумаге или в электронном формате с КЭП компании, если она есть.
Что будет, если не выдать документы
Если своевременно не выдать увольняющемуся документы, компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Для ИП штраф составит 1-5 тыс. рублей, для организации — 30-50 тыс. рублей.
За задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по своей вине работодатель должен выплатить сотруднику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). Для этого человек может обратиться в суд и доказать, что отсутствие трудовой книжки помешало ему работать. А сам он прилагал усилия, чтобы получить ее обратно.
Если это удастся, то период между днем увольнения и выдачей трудовой будет признан судом вынужденным прогулом. Его нужно оплатить исходя из среднего заработка, рассчитанного по правилам ст. 139 ТК РФ.
Кроме того, бывший работник может потребовать от компании возмещения морального вреда, нанесенного ему задержкой документов.
Что в итоге
- В 2023 году в день увольнения сотруднику нужно выдать трудовую книжку или СТД-Р, расчетный листок, выписки из РСВ, Персонифицированных сведений, ЕФС-1, а также его личные документы (включая копии), если они хранились в компании.
- По запросу работника в течение трех дней следует выдать ему документы, связанные с работой — справки, выписки, копии приказов и распоряжений. В том числе справку 182н, которая формально отменена, или ее аналог.
- Если сотрудника нет на работе в последний день, нужно направить ему уведомление о том, что необходимо получить документы. Иначе работодатель будет нести ответственность за задержку их выдачи.
- Нарушение этих правил может повлечь штраф. А иногда и выплату в пользу работника более крупных сумм в виде компенсации.
