Как организации работать с электронными трудовыми книжками

Уже с 2020 года компании могут оформлять своим сотрудникам электронные трудовые книжки (ЭТК). Зачем переводить сотрудников на ЭТК и как работать с ними в Контур.Экстерне, рассказываем в статье.

Ольга Сорокина Копирайтер, эксперт сервиса Контур.Экстерн

В этой статье:

Что такое ЭТК
Какие сведения есть в ЭТК
Почему выгодно использовать ЭТК
Как отправить заявление о переходе на ЭТК
Как передать сотруднику бумажную трудовую книжку
Как вести ЭТК
Как исправить данные в ЭТК
Как работать с ЭТК в Контур.Экстерне

Что такое ЭТК

ЭТК — это электронный документ, который содержит данные о трудовой деятельности сотрудника с 2020 года и хранится в информационной базе СФР.

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, необходимо фиксировать только в электронном виде. Для остальных работников — можно продолжать использовать бумажную трудовую книжку, но при этом — дублировать данные в ЭТК. До какого срока вести бумажный экземпляр документа, в законодательстве не установлено.

Какие сведения есть в ЭТК

Электронная трудовая книжка содержит:

личные сведения о работнике;
место работы и должность;
периоды работы.

Почему выгодно использовать ЭТК

Преимущества для работника

Простой и быстрый доступ к информации о трудовой деятельности — выписку из ЭТК можно получить на Госуслугах или на сайте СФР.
Дистанционное трудоустройство удаленных сотрудников — можно работать из любого города и не тратить ресурсы на оформление документов.
Оформление пенсий онлайн по данным лицевого счета — не нужно собирать подтверждающие документы и относить их в фонд.

Кроме этого, данные ЭТК можно использовать для получения пособий и льгот, при оформлении визы для поездки за границу и при поступлении в ВУЗ.

Преимущества для работодателя

Снижение расходов на ведение бумажных трудовых книжек и сокращение ошибок при заполнении сведений о трудовой деятельности.
Персональные данные сотрудников хранятся на защищенных серверах СФР — это уменьшает риск утечки данных и разбирательств с сотрудниками.
Сервисы для заполнения ЭТК содержат удобные инструменты для автоматической обработки данных о трудовой деятельности — это упрощает подготовку отчетов и анализ информации.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как отправить заявление о переходе на ЭТК

С января 2023 года сведения, которые содержат заявления о трудовых книжках, необходимо подавать с помощью формы ЕФС-1. Утвержденной формы заявления о переходе на ЭТК нет. Сотрудник пишет его в свободной форме и передает работодателю, а тот отправляет данные в СФР.

Чтобы отправить заявление о переходе на ЭТК через Контур.Экстерн, в разделе СФР нажмите «Создать» → «Отчет» и выберите «ЕФС-1». В подразделе 1.1 нажмите «Добавить сотрудника» → «Из справочника сотрудника» или «Нового сотрудника».

После того, как вы заполнили данные о застрахованном или выбрали его из справочника, нажмите на его ФИО, в блоке «Заявления» выберите «О представлении сведений о трудовой деятельности (в электронном виде)» и укажите дату, с которой сотрудник переходит на ЭТК.

Данные о заявлении можно отправить вместе с кадровыми мероприятиями или отдельно в составе подраздела 1.1.

Чтобы отправить заявление, нажмите «Проверить» и посмотрите протокол контроля. Если в отчете нет ошибок нажмите «Перейти к отправке» → «Подписать и отправить». Как найти отправленную форму ЕФС-1 и следить за ее статусом, читайте в инструкции.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Как передать сотруднику бумажную трудовую книжку

После того, как сотрудник оформил заявление о переходе на ЭТК, необходимо пригласить его в кадровый отдел и передать на руки бумажную трудовую (ТК).

Если сотрудник работает удаленно из другого города России и не может приехать в офис, чтобы лично забрать ТК, ее можно переслать по почте. С 1 января 2025 года ТК также можно отправить сотруднику, который работает удаленно за границей (Федеральный закон от 22.06.2024 № 145-ФЗ).

Как вести ЭТК

Работодатель вносит в ЭТК сведения по кадровым мероприятиям работника и отправляет эти данные в информационную систему СФР.

Какие кадровые мероприятия нужно указывать в ЭТК:

прием на работу и перевод на другую должность;
увольнение и смена названия работодателя;
установление второй и последующих профессий, запрет занимать должность.

Рассмотрим, как заполнить ЭТК в разных ситуациях.

Ситуация 1 — при приеме на работу

В течение рабочих суток после заключения договора добавьте в карточку сотрудника мероприятие «Прием на работу» и укажите:

дату приема и код выполняемой функции;
подразделение, должность и признак совместительства при наличии;
номер и дату приказа о приеме на работу.

На основании этих данных сформируйте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Прием на работу» и отправьте его в СФР на следующий рабочий день после издания приказа.

Ситуация 2 — при увольнении

После того, как руководитель подпишет приказ об увольнении сотрудника, внесите в ЭТК запись об увольнении и заполните:

дату увольнения и код выполняемой функции;
должность, подразделение и признак совместительства при наличии;
причину увольнения;
номер и дату приказа об увольнении.

В день увольнения сотрудника предоставьте ему выписку из ЭТК в виде формы СТД-Р. На следующий рабочий день после издания приказа об увольнении, отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Увольнение».

Ситуация 3 — при переводе

Если сотрудник перевелся от другого работодателя, перешел на дистанционный режим работы или, наоборот, вернулся в офис, внесите в ЭТК запись о переводе и укажите:

дату перевода и код выполняемой функции;
подразделение, должность и признак совместительства при наличии;
подразделение, номер и дату приказа о переводе.

До 25 числа следующего месяца подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 мероприятием «Перевод».

Ситуация 4 — при переименовании организации

Если у организации сменилось название, в ЭТК добавьте все сотрудникам соответствующую запись, укажите старое и новое наименование фирмы, а также номер и дату документа-основания. До 25 числа следующего месяца отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Переименование работодателя» по всем работникам.

Аналогичным образом следует оформить запись в ЭТК, если наименование изменилось у подразделения или филиала. В этом случае подраздел 1.1 нужно отправить с мероприятием «Перевод». Если ранее в ЭТК вы не указывали, в каком подразделении работают сотрудники, запись о переименовании не требуется.

Ситуация 5 — при установлении работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации

Если во время работы в компании сотрудник получил вторую профессию или новую категорию, добавьте в ЭТК:

название профессии, специальности или квалификации;
разряд, класс, классный чин или другую категорию при наличии.

До 25 числа следующего месяца отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Установление (присвоение)».

Ситуация 6 — запрет занимать должность

Если в соответствии с приговором суда сотрудника лишили права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью, внесите в ЭТК запись в соответствии с приговором суда и срок, до которого он действует, а также дату вынесения приговора и наименование органа правосудия.

До 25 числа следующего месяца отправьте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Запрет занимать должность».

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Как исправить данные в ЭТК

Если вы еще не отправили сведения по мероприятию в СФР, достаточно отредактировать информацию по нему в ЭТК или удалить и создать новое с правильными данными.

Если вы уже передали подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и фонд принял отчет, необходимо отменить мероприятие с ошибкой и создать новое с верными данными. Как отправить корректировку мероприятия за периоды с начала 2023 года через Экстерн, читайте в Контур.Помощи. Исправить ошибки в принятых мероприятиях за 2022 год и ранее необходимо с помощью формы СЗВ-ТД.

Как работать с ЭТК в Контур.Экстерне

В разделе СФР

Откройте раздел СФР → «Трудовые книжки (ЭТК)» и перейдите в список мероприятий. Сервис покажет отправленные сведения о трудовой деятельности по сотруднику из ЕФС-1, а также — отправленные и находящиеся в работе отчеты СЗВ-ТД.

Чтобы найти мероприятие по конкретному сотруднику, справа вверху введите его ФИО или СНИЛС. Если необходимо получить список принятых мероприятий с типом «Прием на работу», воспользуйтесь фильтрами «Вид» и «Статус». Кроме этого список можно отсортировать по дате мероприятия и дате отправки.

Если статус мероприятия — «Откройте квитанцию», значит еще не заходили в документооборот и не открывали ответные документы. После того, как вы расшифруете документ, статус изменится на результат из протокола.

Чтобы найти сотрудников, по которым вы не отправили заявление о выборе формы трудовой книжки, перейдите в раздел «Все сотрудники» и в графе «Трудовая книжка» укажите «Не выбрана».

Если из списка нужно исключить уволенных в графе «Работают» выберите «на сегодня».

Чтобы посмотреть сведения о трудовой деятельности по конкретному сотруднику, нажмите на его ФИО и перейдите в блок «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».