Чек-лист для бухгалтера: как понять, что пора переходить на кадровый электронный документооборот

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет компаниям перевести обмен документами с сотрудниками в онлайн. Он подходит как для работы в отделе кадров, так и для бухгалтерии. Рассказываем, как бухгалтеру понять, что пора переходить на КЭДО. Пройдитесь по чек-листу — если у вас совпадут хотя бы три пункта из пяти, то однозначно пора.

Юлия Попова Руководитель продукта «Кадровый электронный документооборот» в Контуре

В этой статье:

Пункт 1. Вы совмещаете роли бухгалтера и кадровика
Пункт 2. В организации есть сотрудники на удаленке
Пункт 3. В компании есть подразделения или филиалы
Пункт 4. Численность штата больше 100 сотрудников
Пункт 5. Работники регулярно ездят в командировки

Переводите кадровые и бухгалтерские документы в онлайн с помощью сервиса Контур.КЭДО

Узнать больше

Реклама 16+.

Пункт 1. Вы совмещаете роли бухгалтера и кадровика

Если сотрудник одновременно выполняет обязанности бухгалтера и кадровика, к нагрузке такого специалиста прибавляются кадровые документы. На каждого работника компании нужно создать от 14 до 89 документов в год. При таком объеме документов компании необходимы дополнительные ресурсы — отдельный сотрудник или инструменты для оптимизации документооборота. Таким инструментом может стать кадровый ЭДО.

В таблице рассмотрим, какие трудности документооборота при совмещении ролей бухгалтера и кадровика может решить КЭДО.

Сложности в документообороте при совмещении ролей	Как помогает КЭДО
Задержки в обработке бумажных документов	Обмен документами проходит в электронном виде, отправка и подписание занимает несколько секунд. Документы не задержатся во время доставки или на почте, а сотрудники не пропустят подписание, так как получат смс- или email-уведомление о поступлении документа.
Ошибки в документах	В системе КЭДО можно завести шаблон документа, в котором есть доступ на редактирование только части полей: например — с датами отпуска. Работник не внесет лишних изменений, риск допустить ошибку минимизируется.
Дефицит времени из-за большого объема бухгалтерских и кадровых документов	Кадровый ЭДО позволяет уменьшить количество рутинных действий и снизить трудозатраты работника отдела кадров или бухгалтерии. Например, в сервисе КЭДО от Контура есть возможность настроить массовую рассылку расчетных листов — для этого не придется печатать и передавать этот документ каждому сотруднику вручную.

О том, какие бухгалтерские и внутренние документы и процессы компании можно перевести в электронный вид с КЭДО, рассказываем в статье.

Пункт 2. В организации есть сотрудники на удаленке

Документооборот с удаленными работниками может растягиваться во времени из-за логистики и задержек при подписании документов со стороны сотрудника. В результате бухгалтерия может получить оригинал документа несвоевременно — это приведет к необходимости его переделать. Повторные подписание и отправка также займут время, тогда такой обмен документами может длиться неделями или даже месяцами.

Статья по теме: Как организовать электронный документооборот с сотрудниками на удаленке

В этом случае кадровый ЭДО помогает сделать документооборот более прозрачным и контролируемым. Система позволяет выставить срок обработки документа для сотрудника, а онлайн-статусы для кадровика и бухгалтера по каждому документу отражают, на какой стадии подписания он находится. Работник не сможет внести изменения в уже подписанный электронный документ, при этом он будет юридически значим так же, как его бумажный аналог (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).

К тому же КЭДО позволяет перевести процесс трудоустройства удаленных и офисных сотрудников полностью в электронный вид. Для оформления документов кандидату не нужно приезжать в офис компании или направлять их будущему работодателю доставкой или почтой. Так, онлайн-трудоустройство в сервисе Контур.КЭДО занимает не больше часа, а в электронный вид можно перевести каждый этап оформления: от отправки оффера до подписания трудового договора. Подробнее о правилах электронного приема на работу рассказываем в статье.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Пункт 3. В компании есть подразделения или филиалы

По аналогии с дистанционными работниками, документооборот между филиалами или подразделениями одной компании в разных городах может занимать много времени и приводить к задержкам при получении оригиналов документов.

С этой проблемой столкнулся международный производитель светильников, компания Maytoni. Специфика организации — сеть обособленных подразделений, которые находятся в разных городах России. При бумажном документообороте весь цикл документооборота с сотрудниками мог длиться месяцами, часто документы, которое передавали сотрудниками на подписание, не возвращались обратно.

После внедрения КЭДО ситуация изменилась — процесс обмена документами ускорился в разы, а на документооборот с одним работником в среднем уходит 10 минут. При этом документы не теряются и не портятся. О том, как проходило внедрение КЭДО в Maytoni и как компании удалось ускорить документооборот с сотрудниками, читайте в статье.

Пункт 4. Численность штата больше 100 сотрудников

При большом количестве сотрудников возникает такой же большой объем кадровых, бухгалтерских и других связанных с работой документов. Такой документооборот сложно контролировать. Чтобы не допускать ошибок при оформлении документов, сократить время на получение подписей сотрудников и сделать процесс регулируемым, компании используют кадровый ЭДО, в том числе и для бухгалтерских документов.

Если в компании большой объем документов или много сотрудников, для нее актуальны вопросы автоматизации создания и отправки документов. Например, для ускорения и упрощения документооборота в сервисе КЭДО от Контура есть функциональность для массовой рассылки документов. Также с помощью гибких маршрутов можно настроить отправку документов по нужным подписантам и согласующим — так документ не пройдет мимо них. Сервис поддерживает массовые подписания документов: в таком случае руководителю можно не обрабатывать все документы вручную, а подписать их одной кнопкой за пару секунд.

Пункт 5. Работники регулярно ездят в командировки

Если в вашей компании есть хотя бы несколько сотрудников, которых регулярно направляют в командировку, то вы постоянно готовите необходимые для этого документы. Весь процесс оформления и закрытия командировки можно перевести в электронный вид — это значительно ускорит создание и подписание приказов о командировке, служебных записок и подготовку авансового отчета с подтверждающими документами.

Например, в сервисе Контур.КЭДО есть функциональность для оформления документов на каждом этапе командировки: до ее начала, во время поездки и при подготовке авансового отчета по окончании. Согласование электронного авансового отчета проходит в три этапа:

Сотрудник заполняет в электронном виде авансовый отчет по окончании командировки, подписывает его электронной подписью и отправляет в бухгалтерию в Контур.КЭДО. К отчету также прикрепляет документы, подтверждающие расходы: чеки, билеты, счета, договор аренды жилья и другие.
Бухгалтер проверяет авансовый отчет.. Если все корректно, то подписывает отчет в сервисе — сотрудник при этом сразу видит, что статус документа сменился на «Документооборот завершен».
На основании подписанного и утвержденного электронного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы. Сотрудник сдает в кассу неизрасходованные средства или получает сумму перерасхода.

Использование технологии кадрового электронного документооборота может упростить работу бухгалтера и снизить количество рутины и сложностей с документами, которые могут возникнуть по разным причинам.