В компании хотят внедрить кадровый электронный документооборот. Что изменится для бухгалтера

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) — выбор, а не обязанность бизнеса. Но все больше компаний переводят делопроизводство в онлайн: это удобно и экономно, упрощает работу кадрового отдела и бухгалтерии. В статье рассмотрим преимущества кадрового ЭДО для предприятия в целом и бухгалтера в частности и расскажем, как начать работать с электронными кадровыми документами.

Юлия Попова Руководитель продукта «Кадровый электронный документооборот» в Контуре

Зачем нужен кадровый ЭДО

Кадровый ЭДО — это способ организации документооборота между работодателем и сотрудниками. В нем используются электронные документы, которыми стороны обмениваются в системе КЭДО.

Компании, которые ведут бумажный кадровый документооборот, несут затраты на канцелярию, почтовые и курьерские услуги, ведение и поддержание физического архива. Бумажные документы часто теряются и портятся, а их обработка занимает много времени. Ручной ввод данных приводит к ошибкам, а медленные процессы — к нарушению сроков. Это грозит штрафами и судебными разбирательствами.

Кадровый ЭДО решает эти сложности:

Затраты на трудовые и материальные ресурсы снижаются.
Прием, согласование, подписание, отправка документов ускоряются в несколько раз.
Для обработки одинакового объема документации нужно меньше сотрудников и времени.
Автоматизировать процессы помогают маршруты согласования, массовые действия с документами и другие опции.
Документы хранятся в электронном архиве. Их легко найти и скачать, а доступ открыт круглосуточно.
Электронные документы всегда остаются в сохранности.
Сервис КЭДО при отправке документа автоматически проверяет действительность сертификата электронной подписи (ЭП).

Электронные документы не нужно дублировать на бумаге, а ЭП наделяет их полной юридической значимостью. Шаблоны, интеграция с учетной системой компании и автоматическое заполнение данных на основе входящих документов до минимума снижают вероятность неправильного заполнения или ошибок.

Чем КЭДО полезен для бухгалтера

Преимущества кадрового ЭДО для специалиста кадровой службы очевидны. Он видит статус документа в системе и при необходимости может напомнить работникам о подписании без беготни по кабинетам. Намного проще документооборот и с сотрудниками на удаленке, вахте и в филиалах. КЭДО помогает вовремя получать оригиналы документов. Это защищает компанию от штрафов за нарушение трудового законодательства и претензий сотрудников, а также снижает нагрузку на кадровый отдел.

Удобен КЭДО и для самих сотрудников. Им не нужно посещать отдел кадров и в принципе офис, а также оформлять почтовую доставку, чтобы отдать заявление на отпуск или подписать очередную инструкцию. Все можно сделать онлайн за пару кликов.

Благодаря КЭДО компания улучшает взаимодействие между отделами и подразделениями и расширяет географию найма. Руководителю проще принимать решения и развивать бизнес, не тратя много времени на подписание документов и контроль за внутренним делопроизводством.

Кадровый ЭДО несет пользу и бухгалтеру предприятия. Он своевременно получает данные для расчетов и не должен вручную переносить данные из одного документа в другой.

Кроме того, КЭДО:

Обеспечивает четкость документооборота с сотрудниками для своевременных выплат.
Оптимизирует процесс обмена документами с дистанционными сотрудниками и работниками на местах.
Автоматизирует делопроизводство и позволяет следовать тренду на цифровизацию процессов.

Бухгалтер может вести в КЭДО бухгалтерские и внутренние документы: расчетные листки, авансовые отчеты, справки 2-НДФЛ, договоры ГПХ. С функциональностью сервиса Контур.КЭДО:

Бухгалтерские документы в системе формируются на основе кадровых.
Все оригиналы документов для начислений и удержаний легко найти в модуле 1С.
Можно отправлять не только кадровые документы, но и любые внутренние.
Документы структурируются по разным параметрам, в том числе по потребности: для оперативной работы или для долговременного хранения и проверок.

Еще большее значение эти возможности имеют в тех случаях, когда сотрудник совмещает обязанности бухгалтера и кадровика. Специалист сможет тратить время не на рутину, а на значимые для бизнеса задачи.

Переведите расчетные листки и авансовые отчеты в онлайн с помощью Контур.КЭДО

Узнать больше

Реклама 16+.

Как внедрить кадровый ЭДО в компании

Перед внедрением кадрового онлайн-документооборота важно проанализировать текущие внутренние процессы в компании. Это поможет оценить их эффективность и определить слабые места, которые следует исправить. Затем:

Выберите систему КЭДО: государственную платформу «Работа в России» или коммерческий сервис, например Контур.КЭДО.

Назначьте куратора или рабочую группу по внедрению КЭДО в компании.

Определите перечень документов для перевода в электронный вид. В бумажном виде обязательно должны остаться только:

акт о несчастном случае;
приказ об увольнении;
журнал регистрации прохождения инструктажей по охране труда.

Остальные документы законодательство разрешает вести в электронном виде. Но начать можно с малого — например, с процедуры оформления отпуска.

Разработайте локальные нормативные акты (ЛНА). В их числе положение об ЭДО, регламент по использованию электронных подписей, соглашение между работодателем и сотрудниками об использовании ЭП и другие ЛНА.

Уведомите сотрудников о переходе на КЭДО. Работники имеют право отказаться от ведения документооборота онлайн и потому должны письменно подтвердить свое согласие на ЭДО. Оно не требуется от сотрудников, которые трудоустраиваются впервые после 31 декабря 2021 года.

Оформите электронные подписи. Работодателю или уполномоченному лицу потребуется квалифицированная электронная подпись. Сотрудникам лучше выпустить сертификат неквалифицированной ЭП. Это можно сделать в сервисе Контур.КЭДО.

Пришлите приглашения работникам, проведите обучение и запустите сервис. Протестируйте работу, настройте маршруты согласования и начните полноценный обмен электронными документами.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Внедрение кадрового онлайн-документооборота — способ автоматизировать бизнес-процессы, сократить расходы и повысить производительность сотрудников. Кадровик не забудет отправить сотруднику документы, а те не потеряются по пути туда или обратно. Бухгалтер будет вовремя получать данные и производить расчеты. Благодаря этому компания продолжит работать слаженно, без сбоев и санкций со стороны контролирующих органов.