Электронный прием на работу: как заключить трудовой договор дистанционно

Все больше российских компаний переходит на электронный документооборот (ЭДО). Цифровые документы сменяют бумажные и в кадрах. Законодательство разрешает заключать онлайн даже трудовые договоры. Рассказываем о правилах, плюсах и минусах электронного приема на работу.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Правила электронного приема на работу

Массовый переход компаний на удаленный режим работы в период пандемии привел к законодательным новшествам в Трудовом кодексе РФ. В том числе появилась возможность оформлять трудоустройство онлайн. Изменения закрепили федеральные законы от 08.12.2020 № 407-ФЗ и от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

Электронный прием на работу в компании можно закрепить с помощью отдельного локального нормативного акта. Но более надежный вариант — проводить онлайн-трудоустройство в специальной системе КЭДО — например, в Контур.КЭДО.

Вот какие правила электронного приема на работу утверждены в ТК:

• Работодатель может организовать ЭДО на Единой цифровой платформе «Работа в России» или в собственной информационной системе (ст. 22.1 ТК РФ).

• Кадровый ЭДО в организации вводится на основании локального нормативного акта, который содержит сведения о системе, порядок доступа к ней, перечень электронных документов и другие данные (ст. 22.2 ТК РФ).

• Дистанционная (удаленная) работа может быть постоянной, временной или комбинированной (ст. 312.1 ТК РФ).

• Работодатель и работник могут заключить трудовой договор и дополнительное соглашение к нему с помощью ЭДО (ст. 312.2 ТК РФ).

• Сотрудник должен дать согласие на использование ЭДО (не требуется от лиц, которые впервые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года), согласно ст. 22.2 ТК РФ.

• Для трудоустройства кандидат может отправить нужные документы в цифровом виде (ст. 312.2 ТК РФ).

• Дистанционная работа — не основание для снижения заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).

• Работодатель должен обеспечить дистанционного сотрудника необходимым оборудованием, ПО и иными средствами или компенсировать работнику затраты на них (ст. 312.6 ТК РФ).

При заключении электронных трудовых договоров стороны используют ЭП — электронные подписи (ст. 312.3 ТК РФ). Работодатель должен применять КЭП, сотрудник — КЭП или НЭП.

Также в ТК РФ указано, что работодатель по просьбе сотрудника должен предоставить экземпляр трудового договора или допсоглашения на бумаге (ст. 312.2 ТК РФ). Работодатель также может запросить у работника нотариально заверенные бумажные копии документов, предоставленных для приема на работу (ст. 312.2 ТК РФ). 

Плюсы и минусы электронного трудоустройства

Дистанционный прием сотрудников дает компаниям возможность расширить географию найма. Это облегчает поиск высококвалифицированных или узких специалистов, позволяет предлагать более гибкие условия и повышает рейтинг работодателя  в глазах соискателей. Кандидаты же ищут работу без территориального ограничения, что увеличивает объем предложений.

В числе других плюсов онлайн-трудоустройства:

• Работодателю проще согласовать время собеседования и не придется терять много времени на оформление сотрудника на работу.

• Стороны не тратят средства на бумагу, печать и доставку документов или поездки для очных встреч. В крупных компаниях снижение расходов на ведение кадрового делопроизводства существенно экономит бюджет.

• Онлайн-трудоустройство полностью прозрачно.

• Цифровые документы надежнее бумажных. Они не теряются и не требуют места под хранение.

• Электронные контракты, подписанные КЭП или НЭП, обладают юридической значимостью и подтверждают трудовые отношения между предприятием и сотрудником.

Но у онлайн-трудоустройства есть ряд минусов. В частности, многие привыкли к бумажным документам и убеждены, что только их можно использовать в суде в случае трудового спора. Кроме того, сторонам требуются ЭП. Зачастую обязанность их оформить лежит на работодателе, как и расходы на оформление. Он же отвечает за организацию ЭДО, корректное оформление документов, их последующее хранение и безопасность.

Также компания не может заключить электронный трудовой договор с сотрудником, который постоянно проживает за пределами России (письмо Минтруда РФ от 15.02.2022 № 14-4/10/В-1848).

Легко и быстро принимайте на работу новых сотрудников в сервисе Контур.КЭДО

Попробовать

Как заключить электронный трудовой договор удаленно

Дистанционное трудоустройство похоже на стандартное и происходит в несколько этапов.

Шаг 1 — согласуйте условия. Работодатель и кандидат обсуждают будущую должность, обязанности и заработную плату, особенности работы, графика и другие нюансы. Взаимодействие происходит по телефону или email, чаще — с помощью мессенджеров и видеоконференций.

Шаг 2 — подключите кандидата к сервису КЭДО. Если работодатель использует собственную систему кадрового ЭДО, то может подключать к ней сотрудников сразу на этапе трудоустройства. Это упрощает процесс приема на работу, так как все необходимые документы можно отправить и подписать онлайн в короткие сроки. 

На этом же шаге сотрудник дает согласие на использование КЭДО и обработку персональных данных, а также на выпуск ЭП, если у него нет своей электронной подписи.

Шаг 3 — соберите документы. Работник с помощью сервиса КЭДО или по email направляет в компанию документы, которые требуются для трудоустройства, в виде скан-копий или фотографий. Среди них — паспорт, трудовая книжка (в бумажном или цифровом варианте), СНИЛС, диплом об образовании, военный билет. Полный список документов для приема на работу утвержден ст. 65 ТК РФ.

Шаг 4 — заключите трудовой договор. Работодатель получает документы, составляет электронный трудовой договор и отсылает кандидату на ознакомление. Если стороны согласны со всеми условиями, то подписывают договор с помощью ЭП на госплатформе или в собственной системе КЭДО. 

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как подписать трудовой договор электронной подписью

Электронные подписи используются во всех видах ЭДО. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает три вида ЭП: простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП).

Простая имеет минимальную защиту и придает документам юридическую значимость только при наличии соглашения сторон о признании ПЭП. Неквалифицированная ЭП подтверждает личность подписанта и отсутствие изменений в файле после подписания, но используется только с дополнительным соглашением между сторонами.

КЭП — самая надежная подпись, полный аналог собственноручной подписи. Документы, подписанные КЭП, обладают юридической силой и принимаются во всех госорганах и судах. Выдают КЭП только аккредитованные Минцифры удостоверяющие центры — например, УЦ Контура. Руководители компаний и ИП получают КЭП в ФНС или у ее доверенных лиц.

В кадровом ЭДО применяются все виды подписей. Но, как мы писали выше, по ТК РФ для подписания цифрового трудового договора есть ограничения. Работодатель должен применять КЭП, а сотрудник — КЭП или НЭП. В дальнейшем работник использует электронную подпись для подписания иных кадровых документов: заявлений на отпуск, различных локальных нормативных актов и других.

Не всегда соискатели сами оформляют электронную подпись. Некоторые  работодатели не только оплачивают получение сотрудниками КЭП или НЭП, но и берут на себя организацию этого процесса. Например, онлайн-школа финансовой грамотности FIN-RA выпускает сертификаты НЭП для будущих сотрудников заранее перед их трудоустройством. Затем подписание трудового договора и иных документов для приема сразу происходит в сервисе Контур.КЭДО.

Возможность провести собеседования и трудоустраивать новых сотрудников в цифровом формате позволяет компаниям расширить поиски кандидатов и трудоустраивать специалистов из других городов и регионов. При этом предприятия сокращают расходы на делопроизводство, освобождают кадровых сотрудников от рутины, обеспечивают безопасность и конфиденциальность данных.

Читайте также:

• Переход на кадровый электронный документооборот
• Как хранить кадровые электронные документы по новым правилам Росархива