Нужно ли работодателю доказывать законность документов, если работник подписал их своей электронной подписью?

Что делать работодателю, если работник утверждает, что его электронная подпись недействительна и все подписанные ею электронные документы незаконны?

Татьяна Смирнова Эксперт по трудовому законодательству Контур.КЭДО

Ответ эксперта

Случай, описанный в вопросе, не редкость. Работники подают исковые заявления в суд и утверждают, что документы, подписанные его электронной подписью, недействительны. Вот такие аргументы они приводят:

1. их электронная подпись недействительна;
2. они вообще не подписывали эти документы;
3. они случайно подтвердили документ и совершенно не разбираются в системе КЭДО.

Приведем пример из судебной практики. Кызылский городской суд Республики Тыва вынес решение от 11.10.2024 по делу № 2-5788/2024 по иску о незаконном увольнении на основании якобы поддельных документов, в котором встал на защиту работодателя. Обстоятельства дела раскрываем ниже.

Работник банка присвоил бонусы клиента и зачислил их на свой счет. Банк провел проверку и нашел доказательства нарушения. Этого работника уволили за утрату доверия (п.7 ч.1 ст. 81 ТК РФ). 

Работник подал в суд, где утверждал, что документы о его ознакомлении с должностной инструкцией, договором о материальной ответственности и правилами внутреннего распорядка подделали или получили обманным путем. А работодатель предоставил доказательства, что все документы подписаны сотрудником электронной подписью в системе КЭДО.

Суд в результате рассмотрения дела пришел к таким выводам: 

• Документы подписаны усиленной неквалифицированной электронной подписью (НЭП), которая признана действительной.
• Работник ознакомился с должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка и договором о материальной ответственности.

По решению суда увольнение этого работника признали законным, а его иск отклонили.

Подключите кадровый ЭДО в Контур.КЭДО

Отправляйте документы за пару кликов и вовремя собирайте подписи с сотрудников

Подробнее

У нас есть понятный чек-лист, который позволит быстро выяснить, пора ли вашей компании переходить на кадровый электронный документооборот. Пройдитесь по списку — если у вас совпадут хотя бы три пункта из пяти, то однозначно пора.