Договор о материальной ответственности: с кем можно заключить и как правильно оформить

Если работник причинил ущерб имуществу работодателя, то по общему правилу он возмещает его в пределах среднемесячного заработка. Но с нерадивого сотрудника можно взыскать больше, если с ним заключен специальный договор. Рассказываем в статье, что такое материальная ответственность работника и когда она наступает в полном размере. Разъясняем порядок взыскания ущерба. Приводим правила заключения договора о полной материальной ответственности.

Когда работник несет материальную ответственность

В рамках трудового законодательства с сотрудника можно взыскать только прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Это значит, что:

• установлен факт повреждения или порчи, уменьшения конкретного имущества, в том числе имущества третьих лиц, за которое работодатель несет ответственность;

• необходимы затраты на его восстановление или возмещение;

• работодатель провел проверку и точно установил размер ущерба;

• причины урона имуществу связаны с действиями работника.

Пример реального ущерба: работник сломал станок, и с него удержали стоимость ремонта.

Нельзя взыскать упущенную выгоду. Это установлено в ст. 238 ТК РФ, и суды в таких ситуациях отказывают работодателю. То есть в примере выше нельзя получить с работника стоимость непроизведенных во время поломки станка деталей.

Также не получится взыскать сотрудника административные штрафы, даже если санкции наложены на фирму по его вине. Суды не считают это прямым действительным ущербом (Определение Третьего КСОЮ от 10.08.2022 № 88-14570/2022, Определение Седьмого КСОЮ от 12.09.2023 № 88-16175/2023 по делу № 2-2397/2022). Работник может возместить штраф только добровольно, по соглашению с работодателем.

Какие есть виды материальной ответственности работника

Их всего два:

• ограниченная (ст. 241 ТК РФ);

• полная (ст. 242 ТК РФ).

В свою очередь, полная материальная ответственность бывает индивидуальной и коллективной. 

В общем случае работник отвечает за причиненный работодателю ущерб в размере среднемесячного заработка. Возвращаясь к примеру со сломанным станком. Допустим, ремонт обошелся в 75 000 рублей. Но среднемесячный заработок виновного в поломке составляет 40 000 рублей. Взыскать с работника можно только 40 000 рублей и не больше.

Полная материальная ответственность подразумевает, что провинившийся сотрудник возмещает работодателю весь ущерб. Это возможно в трех случаях.

Случай 1 — проступок совершил директор

Он по закону несет полную материальную ответственность за реальный ущерб, причиненный организации. Кроме того, с директора можно взыскать убытки из-за его действий, если это установлено в других законах. Например, как в ст. 44 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». 

Основание: ст. 277 ТК РФ, Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 02.06.2015 № 21.

Случай 2 — с работником заключили договор о полной материальной ответственности

Такой документ можно подписать только с теми, кто непосредственно работает с разными ценностями, например, в кассе или на складе. С главбухом или заместителем директора отдельный договор можно не заключать, а включить условие о полной материальной ответственности непосредственно в их трудовые договоры (ст. 243 ТК РФ).

Случай 3 — ситуации полной ответственности установлены ТК РФ

В ст. 243 ТК РФ перечислены ситуации, когда работник возместит весь ущерб. Это, например:

• недостача по ценностям, которые сотрудник получил по разовому документу — например, по доверенности на получение ТМЦ;

• работник причинил ущерб в нетрезвом состоянии;

• вред нанесен умышленно и т.д.

Все ситуации полной материальной ответственности без договора рассматриваются индивидуально. Чтобы не проиграть суд с сотрудником, нужно тщательно документировать все обстоятельства. Подробнее мы расскажем об этом в разделе «Как взыскать ущерб с работника».

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Чем отличается индивидуальная ответственность от коллективной

Договор о материальной ответственности можно подписать с одним работником. В этом случае он полностью возмещает причиненный ущерб, если тот возникнет. Например, в кассе выявили недостачу в 15 000 рублей. С кассиром Ивановой заключен индивидуальный договор о полной материальной ответственности. Она возместит 15 000 рублей.

Бывает, что сотрудники совместно работают с ценностями, и при порче имущества или недостаче вину отдельного из них установить трудно либо невозможно. Например, когда в магазине на смене работает несколько продавцов, и все они в равной степени имеют доступ к товарам.

В этом случае с группой работников заключается договор о коллективной (бригадной) ответственности. И все будут возмещать урон солидарно. Чтобы не платить, работнику надо доказать отсутствие своей вины. Например, что он не мог причинить ущерб, потому что был в отпуске, когда произошла недостача.

На кого можно возложить полную материальную ответственность

Чтобы заключить с работником такой договор, необходимо одновременное выполнение трех условий:

• сотруднику исполнилось 18 лет;

• он выполняет работы, которые есть в специальном перечне;

• он работает по трудовому договору, а не договору ГПХ.

Рассмотрим подробнее.

Договор о полной материальной ответственности можно заключить только с совершеннолетними (ст. 244 ТК РФ). Если работнику не исполнилось 18 лет, то с него можно взыскать всю сумму ущерба в трех случаях (ст. 242 ТК РФ):

• он повредил имущество или допустил недостачу умышленно;

• подросток совершил проступок в состоянии опьянения;

• ущерб причинен в результате совершенного им преступления или правонарушения, то есть он привлечен за них к уголовной или административной ответственности.

Перечень должностей и видов деятельности работников, с которыми заключаются такие договоры, ограничен приложениями 1 и 2 к Приказу Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н. Это, например, кассиры, инкассаторы, продавцы, товароведы, директоры и заведующие магазинов, лаборанты, работы по приему ценностей на складе.

Если должности или трудовой функции работника нет в этом списке, то договор о полной ответственности с ним не будет иметь силы (ст. 244 ТК РФ, Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 25.12.2017 № 14-КГ17-29).

С исполнителями по гражданско-правовым договорам отдельные соглашения о полной материальной ответственности не заключаются, поскольку на них трудовое законодательство не распространяется (ст. 11 ТК РФ). Вопросы возмещения ущерба в гражданских правоотношениях регулирует ст. 1064 ГК РФ.

Как заключить договор о полной материальной ответственности

Приведем общий порядок.

Договор об индивидуальной ответственности

1. Убедитесь, что должность работника или его трудовая функция есть в списке по Приказу Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н, и работнику исполнилось 18 лет.
2. Подготовьте проект договора на основании типовой формы в приложении 3 к Приказу Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н. Вы можете дополнить ее своими условиями.
3. Подпишите с работником договор при приеме на работу или переводе на другую должность.

Бывают ситуации, что сначала с сотрудником заключают трудовой договор, а полную материальную ответственность возлагают позже. И работник от нее отказывается.

Если его работа входит в список по Приказу Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н, то рассматривайте такое поведение как неисполнение трудовых обязанностей. За это работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности (абз. 2 п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2, письмо Минтруда России от 17.11.2020 № 14-2/ООГ-17024).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Договор о коллективной ответственности

1. Убедитесь, что в Приказе Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н есть виды работ, при которых вы собираетесь установить бригадную ответственность. Это приложение 2 к данному документу.
2. Издайте приказ о возложении полной бригадной материальной ответственности. Он обязателен, поскольку указан в типовой форме договора в приложении 4 к Приказу Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н.
3. Ознакомьте с приказом всех членов бригады (смены).
4. Подготовьте договор на основании типовой формы и подпишите его со всеми членами бригады. Обязательно приложите к договору приказ, указанный в п. 2.

В процессе работы состав смены может меняться — люди увольняются, выходят на пенсию и т.д. Заключать новый договор не нужно, пока первоначальный состав не изменится более чем наполовину (п. 4 приложения 4 к Приказу Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н).

Укажите напротив фамилии уволившегося члена бригады дату его увольнения. Вновь принятый работник подписывает действующий договор о коллективной ответственности и ставит дату вступления в коллектив.

Лист с подписями работников оформляйте таким образом, чтобы было понятно, к какому документу он относится.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Какие ошибки допускают работодатели при заключении договоров о полной материальной ответственности

Приведем несколько примеров, из-за которых компании проиграли суды по взысканию с работников сумм по возмещению ущерба:

1. Работодатель нарушил порядок возложения коллективной (бригадной) ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 20.08.2018 № 5-КГ18-161).

2. Договор о полной ответственности был заключен с работником, чьей деятельности нет в списках (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 25.12.2017 № 14-КГ17-29, Определение Четвертого КСОЮ от от 11.02.2021 № 88-1166/2021). Так во втором деле работодатель пытался взыскать с водителя полную стоимость испорченного во время перевозки товара, но проиграл суд.

3. Работодатель не включил в трудовой договор главбуха условие о полной материальной ответственности (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 02.11.2021 по делу № 33-33921/202).

Но даже если письменное соглашение с работником заключили по всем правилам, этого недостаточно, чтобы получить с него возмещение. Верховный Суд РФ перечислил условия, необходимые для наступления материальной ответственности:

• есть прямой действительный ущерб;

• установлена противоправность действия или бездействия работника;

• есть причинная связь между поведением нарушителя и ущербом;

• доказана вина работника.

Выполнение этих условий доказывает работодатель (преамбула к Обзору, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).

Как взыскать ущерб с работника: пошаговая инструкция

Приведем примерный алгоритм в соответствии с ТК РФ и письмом ГИТ в г. Москве от 28.02.2024 № ПГ/02482/10-6403-ОБ/18-1345.

Шаг 1. Составьте акт о порче имущества

Это первичный документ, который доказывает факт причинения ущерба. На его основании назначают служебное расследование, привлекают работника к дисциплинарной ответственности, принимают решение о ремонте или замене имущества.

Унифицированной формы акта нет. Составьте документ в свободной форме, отразив в нем:

• название организации;

• дату и место составления акта;

• суть происшествия;

• наименование и количество поврежденного или утраченного имущества;

• примерный размер ущерба;

• известные обстоятельства причинения ущерба;

• Ф.И.О. и должность виновного работника — если такое лицо сразу установить нельзя, то отразите это в акте;

• возможные причины повреждения имущества — авария, умышленные действия и т.п.;

• последствия нанесенного ущерба, например, возможность ремонта или необходимость замены имущества;

• список подтверждающих документов, если они есть;

• подписи составителя акта и свидетелей.

Ознакомьте с актом виновного работника под подпись. Если он отказывается от ознакомления, обязательно отметьте это на самом документе.

Шаг 2. Проведите проверку и определите сумму урона

До того, как предъявить какие-то претензии работнику, надо установить все обстоятельства и посчитать размер урона имуществу (ст. 246 ТК РФ, ст. 247 ТК РФ). Для этого вы вправе создать комиссию для проведения служебного расследования. Сроки проверки нормативно не установлены.

Проведите инвентаризацию, если установите факт недостачи, кражи или порчи имущества (п. 27 Положения по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Обязательно привлеките к ней материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний, утв. Приказ Минфина России от 13.06.95 № 49).

Размер ущерба считайте по рыночным ценам в день его возникновения, например, на дату составления акта о порче имущества. Учитывайте, что он не может быть ниже остаточной стоимости имущества по данным бухучета (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

Шаг 3. Запросите письменные объяснения с работника

Это обязательный шаг, без которого порядок привлечения к материальной ответственности будет нарушен (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Если работник отказывается писать объяснительную, составьте об этом акт в свободной форме.

Объяснения работника помогают установить причины возникновения ущерба и степень вины. Это особенно важно, если речь идет о бригадной ответственности.

Шаг 4. Оформите результаты служебного расследования

Составьте акт в свободной форме и подпишите его всеми членами комиссии. Отразите в документе, в том числе:

• дату и место составления акта;

• описание происшествия;

• сроки проведения расследования;

• действия комиссии;

• установленный размер ущерба;

• выводы комиссии о виновных работниках и степени их вины;

• причины повреждения имущества;

• подписи членов комиссии.

Обязательно ознакомьте с актом работника, с которого будете взыскивать ущерб (ст. 247 ТК РФ).

Шаг 5. Издайте приказ о взыскании с работника ущерба

Этого документа достаточно, если долг работника не превышает среднемесячного заработка (ч. 1 ст. 248 ТК РФ). Рекомендуем перед изданием приказа запросить с сотрудника письменное согласие на удержания из его зарплаты в счет погашения нанесенного урона. Это необязательно, но пригодится вам на случай возможных судебных разбирательств.

Учитывайте, что по приказу вы сможете удерживать из зарплаты работника не более 20% при каждой выплате (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). И то при условии, что сотрудник не оспаривает сумму и порядок взыскания. Смотрите разъяснения на сайте Роструда.

На издание приказа у вас есть один месяц с даты установления окончательного размера ущерба. Если пропустить этот срок, то взыскивать деньги придется через суд.

Шаг 6. Предложите добровольно возместить ущерб

Этот шаг применяется при полной материальной ответственности. Добровольное возмещение ущерба возможно только по письменному соглашению сторон (ч. 4 и 5 ст. 248 ТК РФ). Пропишите в документе:

• размер возмещения — полный или частичный;

• сроки и порядок платежей — если вы даете работнику рассрочку, то возьмите с него письменное обязательство с конкретными датами погашения задолженности;

• вариант с передачей вам равноценного имущества или ремонта за счет сотрудника, если вы на это согласны;

• степень вины каждого члена бригады — при коллективной ответственности.

По исполнительным листам вы можете удерживать с сотрудника не более 50 % при каждой выплате зарплаты (ст. 138 ТК РФ). 

Когда работник освобождается от материальной ответственности

Сотрудник не будет ничего платить за ущерб, если:

• Работодатель сам простил ему долг с учетом разных обстоятельств — например, незначительной суммы урона и тяжелой жизненной ситуации у виновного работника.

• Урон нанесен при действии непреодолимой силы, то есть работник никак не мог его предотвратить, — например, товар поврежден при обстрелах в ходе боевых действий или при наводнении.

• Это нормальный хозяйственный риск, то есть работник действовал в соответствии со своей квалификацией и опытом, проявил должную осмотрительность.

• Ущерб имуществу нанесен в случаях крайней необходимости или необходимой обороны.

• Работодатель сам не обеспечил условия сохранности имущества — например, в помещение с кассой имел доступ неограниченный круг лиц.

Основания: ст. 239 ТК РФ, ст. 240 ТК РФ, п. 5 и 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Главное о материальной ответственности работника

С работника можно взыскать только прямой действительный ущерб имуществу. Упущенная выгода и штрафы в эту категорию не входят.

Размер материальной ответственности работника в общем случае ограничен среднемесячным заработком. Взыскать ущерб полностью можно в трех случаях:

• с руководителя;

• при наличии специального договора или условия о полной материальной ответственности в трудовом договоре главбуха, заместителя директора;

• в ситуациях, перечисленных в 243 ТК РФ — например, при кражах или пьяном дебоше.

Договор о полной материальной ответственности заключается с совершеннолетними сотрудниками, чья должность или вид деятельности есть в Приказе Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н. Он бывает индивидуальным или коллективным. Типовые формы договоров приведены в Приказе Минтруда РФ от 16.04.2025 № 251н.

Материальная ответственность наступает при одновременном выполнении условий:

• есть прямой действительный ущерб;

• установлена противоправность действия или бездействия работника;

• есть причинная связь между поведением нарушителя и ущербом;

• доказана вина работника.

Обязанность это доказать лежит на работодателе. Для этого он при возникновении ущерба:

• составляет акт о порче имущества;

• на его основании проводит служебное расследование и определяет размер ущерба;

• запрашивает письменные объяснения с работника;

• оформляет акт расследования.

Со всеми материалами расследования работника нужно ознакомить под подпись.

Долг в размере до среднемесячного заработка можно удержать из зарплаты работника по приказу директора. Но при условии, что сотрудник с этим согласен. На издание приказа есть месяц с даты, когда окончательно установлен размер взыскания.

Ущерб взыскивается через суд в случаях, если:

• виновный работник уже уволился;

• он отказывается добровольно погасить ущерб, а его сумма больше среднемесячного заработка.

Работник не несет материальной ответственности в случаях, перечисленных в ст. 239 ТК РФ. Кроме того, сам работодатель может простить ему долг полностью или частично.

Читайте также:

• Правила оформления трудовых договоров в 2024 году: виды и сроки
• Какие кадровые документы должны быть у организации и ИП
• Должностная инструкция в 2024 году: что это и как правильно оформить

Наталья Пискарева
Автор статьи

А вы заключали с сотрудниками договор о материальной ответственности? Поделитесь опытом в комментариях.