Работник запросил копии документов по электронной почте. Обязан ли работодатель их выдать?

Работник уехал в командировку в другой город. Там ему срочно понадобились заверенная копия трудовой книжки и справка о доходе. Работник направил в отдел кадров запрос на выдачу этих документов по электронной почте. Обязан ли кадровый специалист в этом случае выдать документы? КЭДО в организации нет, кадровые документы подписывают на бумаге.

Татьяна Смирнова Эксперт по трудовому законодательству Контур.КЭДО

Ответ эксперта

Мнение судов по этому вопросу неоднозначно. Но есть примеры судебной практики, где суд встал на защиту работодателя. Суть спора и выводы суда описываем ниже (решение Нижневартовского городского суда от 28.05.2024 по делу № 2-4064/2024).

Работник запросил заверенные копии документов по электронной почте, но работодатель отказал. Аргумент — отсутствие КЭДО в организации. Работник попытался оспорить его действия в суде. Но суд согласился с работодателем и обратил внимание сторон на то, что электронные копии документов можно предоставлять только при официальном использовании КЭДО и наличии согласия работника. В результате суд отказал работнику в удовлетворении иска.

Таким образом, работодатель не обязан выдавать копии документов по электронной почте, если в компании официально не введен кадровый электронный документооборот (КЭДО) и нет согласия работника на его использование.

Попробуйте Контур.КЭДО: сервис позволит быстро и безопасно обмениваться кадровыми документами с сотрудниками полностью онлайн

Перейти

Состоялись и другие судебные решения по схожим обстоятельствам:

• Апелляционное определение Свердловского облсуда от 21.11.2023 года по делу № 33-19061/2023.
• Апелляционное определение Московского облсуда от 27.09.2023 года по делу № 33-33688/2023.
• Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 14.02.2023 года по делу № 33-1185/2023.
• Решение Дудинского райсуда Красноярского края от 11.01.2024 года по делу № 2-40/2024.

У нас есть понятный чек-лист, который позволит быстро выяснить, пора ли вашей компании переходить на кадровый электронный документооборот. Пройдитесь по списку — если у вас совпадут хотя бы три пункта из пяти, то однозначно пора.