Должностная инструкция в 2025 году: что это и как правильно оформить

Должностная инструкция — не обязательный документ в кадровом делопроизводстве. Но она конкретизирует порядок исполнения должностных обязанностей и помогает как работодателям, так и работникам. Разбираемся, как составить должностную инструкцию и что учесть при подготовке документа.

Должностная инструкция: что это такое и для чего используется

При оформлении нового работника его нужно ознакомить с должностными обязанностями. Трудовая функция — одно из обязательных условий, которое включают в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Указывают должность / профессию / специальность в соответствии со штатным расписанием и вид поручаемой работы. Но если работодатель хочет конкретизировать трудовые функции, он может составить должностную инструкцию в виде отдельного документа. Такая инструкция определяет права, задачи и обязанности, ответственность сотрудника на занимаемой должности.

В ТК РФ и других нормативных актах нет конкретного определения должностной инструкции. Более того, унифицированная форма, порядок разработки и требования к содержанию таких инструкций также не установлены. Компания может закрепить правила на локальном уровне — в положении или приказе о разработке должностных инструкций. Но некоторые ведомства издают свои приказы о порядке разработки и утверждения инструкций. Например, ФСИН — приказ от 05.06.2008 № 379. 

В каких организациях должны быть должностные инструкции

Госслужащие работают на основании должностных регламентов (ст. 47 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Обычные организации могут не составлять инструкции: достаточно указать полный перечень обязанностей по должности работника в тексте трудового договора или в приложении к нему. Если в компании нет должностных инструкций, за это не накажут (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0). 

Но несмотря на добровольный характер, многие работодатели целенаправленно вводят должностные инструкции. При наличии инструкции работника проще привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

В каком виде составляют должностную инструкцию

Обычно должностную инструкцию оформляют двумя способами — отдельным документом или приложением (неотъемлемой частью) к трудовому договору (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1). Рассмотрим оба варианта подробнее.

Должностная инструкция как отдельный документ

Если работодатель вводит должностную инструкцию как отдельный документ, в трудовом договоре должна быть указана ссылка на нее. К примеру, можно написать: «Трудовая функция работника  работника определена его должностной инструкцией». Так вы избежите перечисление всех рабочих обязанностей в трудовом договоре.

Должностная инструкция не является соглашением между работодателем и работником, а лишь детализирует трудовые обязанности. ДИ оформляют как отдельный документ, чтобы:

1. Не перегружать трудовой договор.
2. Прописать в инструкции перечни форм и документов для работника, специальные регламенты по должности. При необходимости работодатель сможет изменить их, не заключая дополнительное соглашение к трудовому договору. Поскольку это не трудовая функция, поправки можно вносить без согласования с работником.

Должностная инструкция как приложение к трудовому договору

В этом случае должностную инструкцию составляют в двух экземплярах: один для работодателя, другой для работника. Трудовой договор и инструкцию оформляют как один документ, затем нумеруются все листы, прошиваются и скрепляются печатью организации и подписью руководителя.

Статьи по теме:

• Как оформлять сотрудников в организации
• Электронный прием на работу: как заключить трудовой договор дистанционно

Как составить должностную инструкцию

Поскольку ТК РФ не регулирует должностные инструкции, работодатель сам устанавливает правила их ведения (письма Минтруда от 25.04.2022 № 14-2/ООГ-2707, Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1). В стандартной инструкции указывают:

• конкретный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей производства, труда, управления компании;
• квалификационные требования к должности, профессии, специальности;
• пределы ответственности работника.

При составлении инструкции не допускают двусмысленных формулировок — все обязанности прописывают четко, понятно и подробно, не ограничиваясь общими фразами. Также в тексте ДИ определяется подчиненность по должности. Базовые разделы должностной инструкции:

Работодатель может добавить и другие разделы в соответствии со спецификой деятельности компании или конкретной должности. Например, описать условия труда и порядок оценки результатов работы.

Скачать пример должностной инструкции для бухгалтера

Руководитель сам определяет, кто должен разрабатывать должностные инструкции. В ТК РФ и других законах это не определено. Обычно разработкой инструкций занимаются руководители структурных или профильных подразделений — они лучше знают, какую работу должны выполнять их подчиненные по конкретной должности. Но можно подключить и других специалистов. Например, кадровиков, чтобы составить инструкцию в соответствии с ТК РФ, или юристов, чтобы определить права и обязанности сторон, не нарушив действующие законы.

При разработке должностной инструкции нужно учитывать следующие нюансы:

1. Если по определенной должности / профессии / специальности положены компенсации, льготы или предусмотрены ограничения, наименование этой должности / профессии / специальности и квалификационные требования к ним должны строго соответствовать квалификационным справочникам и профессиональным стандартам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
2. Если по должности установлены требования к квалификации, которая нужна для выполнения определенной работы, при составлении инструкции (в части этих требований) нужно применять профстандарты (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ).

И если работодатель не соблюдает эти нормы, его могут привлечь к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Нужно ли применять профстандарты при составлении должностной инструкции

При составлении инструкций можно применять профессиональные стандарты, но это не обязательно. Профстандарт — это характеристика квалификации, которая нужна для выполнения определенной деятельности и определенной трудовой функции (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ).

Напомним, что работодатели обязаны применять профстандарты в части требований, которые нужны работнику для выполнения определенной трудовой функции — если такие требования установлены ТК РФ, законами и другими нормативными актами (ч. 1 ст. 195.3 ТК РФ). А если наименование должностей / профессий / специальностей есть и в квалификационных справочниках, и в профстандартах, то работодатель вправе сам выбрать, какой НПА ему применять (письмо Минтруда от 06.07.2016 № 14-2/ООГ-6465).

Некоторые организации обязаны применять профстандарты в части требований к квалификации работников (п. 1 Постановления Правительства от 27.06.2016 № 584). Среди них:

• государственные внебюджетные фонды;
• государственные и муниципальные учреждения;
• государственные и муниципальные унитарные предприятия;
• госкорпорации.

Эти организации должны применять новые профстандарты с учетом положений из пункта 4 Постановления № 584.

Если же работодатель не обязан применять профстандарты, он может их использовать для описания наименования должностей, трудовых функций, требований к образованию и опыту.  

Нужно ли составлять должностную инструкцию на каждого работника или одну инструкцию на конкретную должность

Должностную инструкцию составляют не для конкретного работника, а для должности. Причем если работодатель ввел инструкции в организации, рекомендуется составлять их для каждой должности по штатному расписанию. Если же на конкретного работника возлагаются дополнительные функции, помимо основных по должности, тогда составляется отдельная инструкция только на такого работника. Такой вариант возможен, например, для ответственных за электробезопасность. Их назначают приказом директора из административно-технического персонала. Кроме обязанностей по основной должности работник будет выполнять функции ответственного за электрохозяйство, которые ему включают в должностную инструкцию.

При совместительстве или совмещении должностей один сотрудник может расписаться об ознакомлении в двух и более должностных инструкциях. Если он трудится по двум и более должностям, то должен выполнять требования для каждой из них.

Как утвердить и подписать должностную инструкцию

Утверждает и подписывает инструкции сотрудников руководитель организации. В задачи директора входит издание приказов о назначении работников на должности, об их переводе и увольнении, применение мер поощрений и взысканий к работникам (ч. 1 ст. 273 ТК РФ). Таким образом, подписание должностных инструкций также входит в круг обязанностей директора. Но он может приказом назначить другое лицо, которое будет отвечать за утверждение и подписание ДИ, например, своего заместителя или руководителя кадровой службы. 

А вот должностные инструкции директоров компаний подписывают и утверждают по особым правилам. Разберем порядок для ООО и АО.

Как утвердить должностную инструкцию директора ООО

Права и обязанности руководителя ООО определяются локальными нормативными актами и трудовым договором (ст. 274 ТК РФ). А его должностную инструкцию могут утвердить общим собранием участников или советом директоров (п. 2.1 ст. 32, п. 2 ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Трудовой договор между ООО и директором подписывают от имени общества: свою подпись ставит председатель общего собрания участников, на котором выбрали директора, или уполномоченный участник общества (п. 1 ст. 40 14-ФЗ). Должностную инструкция директора ООО подписывает участник общества, уполномоченный на заключение трудового договора. Такая инструкция должна полностью соответствовать положениям заключенного договора с директором.

Как утвердить должностную инструкцию директора АО

Должностную инструкцию директора АО утверждает общее собрание акционеров (пп. 19 п. 1, п. 2 ст. 48, пп. 13 п. 1 ст. 65, п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Трудовой договор от имени общества подписывает председатель совета директоров / наблюдательного совета или другое уполномоченное лицо (п. 3 ст. 69 208-ФЗ). Инструкция также должна соответствовать трудовому договору, а подписывает ее председатель совета или уполномоченный.

Как ознакомить работника с должностной инструкцией

При приеме на работу — до подписания трудового договора — нужно ознакомить нового сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и другими локальными нормативными актами. К таким ЛНА можно отнести и должностную инструкцию: работодатель обязан ознакомить с ней работника под подпись (ст. 8, 22, 68 ТК РФ).

Официального порядка ознакомления с должностной инструкцией нет. Работодатель может закрепить правила в локальном нормативном акте, к примеру, в ПВТР. На практике часто используют один из двух способов:

• Работник расписывается в листе ознакомления. Этот лист подшивают к должностной инструкции.
• Работодатель оформляет журнал ознакомления с ЛНА. В этом журнале также упоминаются и должностные инструкции. Когда работник знакомится со своей инструкцией, он расписывается в журнале.

Если работник отказывается подтверждать, что ознакомился с инструкцией, и ставить свою подпись, это надо оформить актом. В случае, когда должностную инструкцию оформляют отдельным документом, такой отказ от подписания правомерен.

Работника, не ознакомленного с инструкцией, в том числе при отказе, нельзя привлечь к взысканию за ее неисполнение. 

Как изменить должностную инструкцию

Если меняются обязательные условия трудового договора, к примеру, объем или содержание обязанностей, режим работы, оплата, нужно изменить и должностную инструкцию. Порядок изменения инструкции зависит от того, в каком формате ее составили (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1):

• Если ДИ является неотъемлемой частью трудового договора — с работником заключают дополнительное соглашение. 
• Если ДИ оформлена отдельным документом — для ее изменения нужно издать приказ и ознакомить с ним работника под подпись. 

Если изменения в должностную инструкцию повлекут изменения условий трудового договора, нужно сначала уведомить работника — минимум за два месяца (ст. 72, 74 ТК РФ). Если корректировки в должностной инструкции приведут к изменению трудовой функции, понадобится письменное согласие сотрудника (ст. 72.1 ТК РФ). Без согласия работника можно временно менять инструкцию только при катастрофах, несчастных случаях и других чрезвычайных ситуациях (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как и сколько хранить должностные инструкции

Срок действия должностных инструкций законодательно не утвержден. Но работодатель может установить сроки и порядок самостоятельно — прописать в самой инструкции или закрепить в локальных нормативных актах (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Организации и ИП обязаны хранить архивные документы, в том числе по личному составу (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся 50/75 лет (ст. 442, 443 Перечня из Приказа № 236). Типовые — 3 года после того, как их заменили новыми инструкциями.

Читайте также:

• Срочный трудовой договор с руководителем структурного подразделения
• Отличия трудового договора от гражданско-правового