Можно ли обмениваться с сотрудниками документами онлайн, если в компании не внедрили КЭДО?

11 июля 2025 Вопрос

Работник отправил работодателю кадровый документ в виде скана по электронной почте, но в компании не используют кадровый электронный документооборот. Будет ли такой документ считаться действительным?

Татьяна Смирнова Эксперт по трудовому законодательству Контур.КЭДО

Ответ эксперта

Для законного онлайн-обмена внутренними и кадровыми документами необходимо официально внедрить КЭДО в компании:

Издать приказ или распоряжение о переходе на кадровый электронный документооборот.
Утвердить ЛНА о переходе на КЭДО.
Получить согласие работников на обмен документами онлайн.

Но практика показывает, что суды на этот вопрос смотрят по-разному. Например, Магаданский городской суд в решении от 22.06.2024 по делу № 2-1496/2024 встал на защиту работника в деле о незаконном увольнении.

Работник, руководитель муниципального учреждения, обратился с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы со сканом заявления. Он пенсионер, поэтому работодатель не мог ему отказать (ст. 128 ТК РФ). Работодатель сначала издал распоряжение о предоставлении работнику отпуска, но в тот же день его отменил. Работник отгулял отпуск, потом был на больничном, а когда вышел на работу, узнал, что его уволили по ст. 278 ТК РФ. Он обратился в суд.

Представитель работодателя в суде сказал, что распоряжение об отпуске работника отменили в связи с тем, что заявление о предоставлении отпуска работник подал в ненадлежащей форме — в форме сканированного документа, а КЭДО в компании нет.

Суд признал увольнение незаконным и восстановил в должности работника. Вот к каким выводам пришел суд:

Стороны давно обменивались документами по электронной почте и никаких претензий к этому способу ни у одной из сторон не было.
В этом случае сканированное заявление о предоставлении отпуска действительно.
Отмена распоряжения об отпуске была незаконной.
Увольнение работника в период нахождения в отпуске по ст. 278 ТК РФ незаконно. Более того, работодатель не определил, по какой из частей ст. 278 ТК РФ работника уволили.

Но есть и другие судебные решения, которые в подобных спорах поддержали работодателя. Например, Южно-Сахалинский городской суд в Решении от 16.10.2023 года по делу № 2-6644/2023 отметил, что отправка работником сканированной копии заявления по электронной почте не может считаться полноценным обращением.

Суд пояснил, что если в компании не введен кадровый электронный документооборот, то отправка таких копий не имеет юридической силы. Направление сканированной копии нельзя признавать надлежащим исполнением работником требований ст. 128 ТК РФ о предоставлении работодателю письменного заявления.

Лучше не рисковать — обменивайтесь с сотрудниками электронными документами законно: пользуйтесь сервисом кадрового электронного документооборота. Это гарантирует, что все документы будут оформлены правильно и признаны действительными, и у вас не возникнет проблем с доказательством факта подачи или согласования документов в случае проверки контролирующими органами.

Перейдите на сервис кадрового ЭДО от Контура и не беспокойтесь о трудовом законодательстве — система поддерживает все изменения и новые требования в срок.

Попробовать

Реклама 16+.

Рекомендуем изучить дополнительные материалы по теме: