Какие документы можно перевести в онлайн с помощью КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет обмениваться кадровыми и другими видами внутренних документов компании онлайн. Рассказываем, как проходит процесс электронного документооборота с работниками и какие кадровые, бухгалтерские и другие документы можно перевести в КЭДО.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Как проходит обмен электронными документами в КЭДО

Электронные документы — полный аналог бумажных: они имеют такую же юридическую силу и могут быть использованы в трудовых спорах в качестве оригиналов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ и 220-ФЗ).

При этом процесс обмена электронными документами сильно отличается от привычного бумажного документооборота. Главное отличие — необходимость использовать специальную информационную систему для кадрового ЭДО. Трудовое законодательство разрешает организациям вести электронный документооборот с сотрудниками на госплатформе «Работа в России» либо в системе, которую выберет работодатель, например — любой коммерческой (ст. 22.1 ТК РФ).

Когда компания подберет подходящую систему, внедрит КЭДО и пройдет этап подготовки необходимых локальных нормативных актов для перехода, отдел кадров может вести полноценный электронный документооборот с работниками, которые согласились на кадровый ЭДО. Обычно это происходит так:

1. Кадровый специалист оформляет электронный документ и отправляет его сотруднику в сервисе КЭДО.

2. Сотрудник получает уведомление о новом документе, заходит в систему и подписывает его с помощью электронной подписи (ЭП).

3. Кадровик получает уведомление о подписании документа.

4. Если в цепочке согласования этого документа нет других лиц, то документооборот можно считать законченным. Теперь электронный документ можно хранить в сервисе КЭДО и выгрузить в любой момент.

Именно по такой схеме проходит обмен документами в Контур.КЭДО. Сотрудники также могут сами использовать все возможности сервиса и направлять документы в отдел кадров онлайн. Например, с помощью КЭДО можно оформить отпуск полностью в электронном виде без посещения офиса, для этого:

1. Работник должен подать электронное заявление на отпуск в сервисе. Ему понадобится только заполнить планируемые даты в шаблоне документа и подписать документ ЭП.

2. Далее заявление сотрудника согласовывает его непосредственный руководитель — этот этап проходит без задержек, так как все участники цепочки подписания получают уведомление и напоминания о поступлении документа.

3. После согласования электронное заявление попадает к специалисту отдела кадров. Он выпускает приказ об отпуске и направляет его на ознакомление сотруднику онлайн.

Важно отметить, что юридической силой документы в КЭДО наделяют электронные подписи. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяет три вида ЭП: квалифицированную (КЭП), неквалифицированную (НЭП) и простую (ПЭП). В кадровом ЭДО участники документооборота используют все три — то, какую именно подпись выбрать, зависит от должности и степени значимости документации:

• руководитель организации или индивидуальный предприниматель использует КЭП — эта подпись без оговорок наделяет электронные документы юридической силой, в таком виде их принимают контролирующие госорганы и суды;

• специалисту, который отвечает за кадровый учет, или бухгалтеру, если он совмещает две роли, тоже необходима КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), если он подписывает документы от лица работодателя;

• а сотрудники могут использовать ПЭП, если это установлено локальным нормативным актом, или НЭП, если есть соглашение о порядке проверки такой подписи.

Однако некоторые кадровые документы работодатель обязан подписывать только квалифицированной подписью (ст. 22.3 ТК РФ). Среди них:

• Трудовые договоры.
• Договоры о материальной ответственности.
• Ученические договоры.
• Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
• Документы, вносящие изменения в договоры.

У сотрудника больше вариантов — для подписания этих документов он может использовать: КЭП или НЭП, выпущенную в приложении Госключ, или ту, порядок проверки которой утвержден внутренним соглашением. Также список ограничений для работников дополняется и другими документами, которые можно подписывать только указанными выше ЭП. К таким относятся:

• Согласие на перевод.
• Заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении.
• Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора.
• Ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Обменивайтесь кадровыми документами с сотрудниками онлайн с помощью сервиса Контур.КЭДО

Узнать больше

Какие кадровые документы можно перевести в онлайн

Согласно трудовому законодательству в электронный вид можно перевести почти все кадровые документы (ст. 22.1 ТК РФ). Но есть и три исключения, которые необходимо оставить в бумажном виде.

Список кадровых документов, которыми можно обмениваться онлайн, довольно большой — ниже в таблице приводим основные из них.

В электронный вид, наряду с документами, можно также полностью перевести некоторые кадровые процессы, например трудоустройство. Подробнее о том, как заключить электронный трудовой договор, рассказываем в статье.

Статьи по теме:

• В компании хотят внедрить кадровый электронный документооборот. Что изменится для бухгалтера
• Переход на кадровый электронный документооборот

Какие бухгалтерские и внутренние документы можно перевести в онлайн

Помимо кадровых документов, в электронный вид с КЭДО можно перевести также часть бухгалтерских и внутренних документов. В некоторых решениях для кадрового ЭДО для этого реализована интеграция с 1С — это позволяет кадровику и бухгалтеру работать с необходимыми данными по сотруднику напрямую из привычной системы. Например, так устроен документооборот в Контур.КЭДО.

Бухгалтер и кадровик могут использовать систему электронного документооборота для тех документов, которые связаны с работниками, но при этом не относятся к кадровым. Примеры смотрите в таблице:

В КЭДО получится полностью перевести процесс оформления и закрытия документов по командировке сотрудника. Для бухгалтера это упростит и ускорит процесс получения авансового отчета и подтверждающих документов к нему. Работа с документом выглядит так:

1. Сотрудник заполняет электронный авансовый отчет после командировки, в Контур.КЭДО подписывает его ЭП и направляет в бухгалтерию. К отчету прикладывает сканы документов, подтверждающих расходы в поездке: чеки, счета, билеты, договор аренды жилья и другие.

2. Бухгалтерия получает и проверяет отчет, при необходимости запрашивает дополнительные документы. Если все корректно, то бухгалтер подписывает отчет онлайн.

3. На основании утвержденного электронного отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы, работник предоставляет неизрасходованные средства или получает сумму перерасхода.

Внедрение кадрового ЭДО в организации может оказаться полезным не только для отдела кадров, но и для бухгалтерии. Перевод бумажного документооборота в онлайн позволяет ускорить процессы, минимизировать рутину и бюрократию, упростить обмен документами с дистанционщиками и сократить нагрузку на отдел кадров и бухгалтерию.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Читайте также:

• Проверьте себя: как использовать кадровый ЭДО в бухгалтерии
• Положение о переходе на КЭДО: правила оформления и образец 2024 года