Проверьте себя: как использовать кадровый ЭДО в бухгалтерии

Вопрос 1. Представьте: руководитель вашей компании предлагает внедрить КЭДО. Сотрудники пока мало что об этом знают. В коридоре офиса вы слышите несколько предположений о том, что такое КЭДО и для чего он нужен. Какая из догадок окажется верной? КЭДО — это…

Кадровый электронный документооборот. Лучше разобраться в том, как работает КЭДО, вам поможет статья. 

Вопрос 2. С коллегами-бухгалтерами вы обсуждаете, как кадровый ЭДО может повлиять на вашу работу. Польза КЭДО для кадровиков вполне очевидна, но как он пригодится бухгалтерии и пригодится ли вообще?

Сервисы КЭДО также можно использовать для электронного обмена внутренними документами компании, в том числе и бухгалтерскими. Среди таких документов: авансовые отчеты, расчетные листки, справки 2-НДФЛ и другие. А подробнее об этом рассказываем в статье. 

Вопрос 3. С возможностью обмениваться бухгалтерскими документами вроде разобрались, а что насчет законности? Вы идете к юристам, чтобы узнать: КЭДО — это законно? 

Да, все законно. В 2021 году Минтруд разрешил всем российским компаниям вести документооборот с сотрудниками в электронном виде. И у КЭДО есть полноценная нормативная база — ст. 22.1–22.3 ТК РФ, а порядок применения электронной подписи регулирует 63-ФЗ. О том, как действует законодательство по кадровому ЭДО и какие ЛНА нужны для перехода, вы узнаете из статьи. 

Вопрос 4. Вы встречаете IT-директора компании. Вам интересно узнать его мнение — как все-таки безопаснее обмениваться внутренними документами компании в интернете? 

Лучше использовать сервис КЭДО — этот способ надежнее всего. Особенно если сервис отвечает всем требования безопасности. Например, в Контур.КЭДО данные передаются по защищенным каналам, а все документы дублируются на нескольких серверах. Также сервис проходит регулярный внутренний аудит Отдела информационной безопасности Контура.

Вопрос 5. А если часть сотрудников компании не захочет переходить на КЭДО и откажется отправлять авансовый отчет для бухгалтерии в электронном виде? Им все равно придется?

Нет. Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное, такие правила устанавливают ст. 22.1–22.3 ТК РФ. И это касается не только компании в целом, но и каждого отдельного работника. Для того, чтобы официально перейти на КЭДО, работодателю потребуется письменное согласие от сотрудника, а если тот откажется, с ним можно продолжить вести бумажный документооборот. Возможность передумать позже есть всегда: работник сможет перейти на кадровый ЭДО в любой момент.