Как составить приказ об утверждении графика отпусков: пошаговая инструкция

Приказ об утверждении графика отпусков — это документ, который утверждает план отдыха сотрудников на следующий год. В статье расскажем, в каких случаях он необходим, когда его составить и что в нем написать.

Екатерина Маслова Копирайтер, эксперт Контур.КЭДО

Нужен ли отдельный документ

График отпусков должен быть утвержден — это четкое требование статьи 123 ТК РФ. А вот нужен ли отдельный приказ для его утверждения — закон не конкретизирует. Когдана самом графике уже стоит гриф утверждения, организация ничего не нарушает.

Потребность в отдельном утверждении графика отпусков зависит от того, какую форму документа применяют в компании.

Форма	Нужен ли приказ
Т-7	Это стандартная форма с грифом утверждения, поэтому дополнительный приказ не нужен.
Своя форма графика отпусков	Если в вашей форме есть гриф утверждения — отдельный приказ не нужен. Нет грифа — готовьте приказ, пошаговую инструкцию написали ниже в статье.

При подписании графика отпусков необходимо учесть мнение профсоюза, при его наличии. В бланке Т-7 для этого специально отведено место. Если в компании применяют свой бланк, стоит в нем это предусмотреть.

Легко и быстро согласуйте электронный график отпусков на 2026 год, подпишите другие кадровые документы онлайн

Узнать больше

Реклама 16+.

Если нужен, то в какие сроки

Чтобы запланировать отпуска сотрудников на будущий год, нужно собрать их пожелания. Начните с издания приказа о разработке графика отпусков. Но это необязательный документ, поэтому можно ограничиться служебной запиской исполнителя. Если все же готовите приказ, укажите в нем ответственных за проект, сроки подготовки и сбора пожеланий сотрудников о периодах их отдыха. Составляют документ по принятой в организации форме.

Трудовой Кодекс РФ требует иметь подписанный график отпусков на грядущий год за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). А это значит, что и приказ о его утверждении надо составить и подписать не позднее этой даты. Например, план на 2025 год все компании должны были принять 17 декабря 2024 года. Запланировать отдых сотрудников в 2026 году нужно будет до 17 декабря 2025 года.

Если последний день для согласования графика отпусков выпадает на выходной, лучше подписать документ в предыдущий рабочий день. Закон допускает перенос на следующий рабочий день, но мы рекомендуем сделать это заранее.

Составляем приказ об утверждении графика

Этот документ — прерогатива кадрового специалиста или бухгалтера, который совмещает эти должности. Именно он занимается подготовкой и оформлением документов, связанных с трудовыми отношениями в организации, включая отпуска, прием на работу, увольнение и другие кадровые вопросы.

Рассказываем, что обязательно должно быть в приказе об утверждении графика отпусков и как его составить.

Этап 1 — выберите форму приказа

Когда для составления графика применяют стандартную форму № Т-7, отдельный документ уже не нужен. В других случаях возьмите любой унифицированный шаблон и внесите в него нужные сведения.

Этап 2 — заполните шапку документа

Здесь пишут полное название организации, а ниже — сокращенное. Все в соответствии с учредительными документами.Посередине страницы — слово «Приказ», затем — его номер, дата и место составления. Ниже будет его название — «Об утверждении графика отпусков на 2026 год».

Этап 3 — составьте основную часть

Здесь указывают юридическое обоснование для издания документа и назначают ответственных за соблюдение графика и уведомление сотрудников о периодах их отдыха.

Этап 4 — назначьте ответственного и подпишите

Обозначьте лицо, которое будет контролировать исполнение. После этого документ подписывает директор или другой уполномоченный сотрудник. Информировать об этом документе всех сотрудников организации не нужно, их нужно ознакомить с самим графиком отпусков. А вот ответственные лица должны в нем поставить подпись.

Мы подготовили образец приказа об утверждении графика отпусков.

Скачайте образец бесплатно

Срок хранения приказа

Документ следует хранить три года (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) вместе с самим графиком, но лучше оставить его в архиве до проверки контролирующими органами. Надежно хранить кадровые документы лучше в электронном виде в сервисе Контур.КЭДО.

Приказ об утверждении графика отпусков — документ факультативный, если организация использует унифицированную форму Т-7. За его отсутствие не накажут, но документ может быть полезен для внесения дополнительных сведений, например, списка ответственных лиц.