График отпусков на 2025 год: что нужно помнить бухгалтеру

Утвердить график отпусков до 17 декабря 2024 года обязаны все организации. Коротко расскажем, как правильно составить, утвердить, исполнять график, и можно ли его изменять в дальнейшем. А также о том, какая ответственность предусмотрена за его отсутствие или неисполнение.

Екатерина Маслова Копирайтер, эксперт Контур.КЭДО

До 50 000 ₽

штраф при отсутствии графика отпусков для юрлиц

До 5 000 ₽

заплатит должностное лицо при отсутствии или неисполнении графика отпусков

График отпусков (ст. 123 ТК РФ) систематизирует предоставление оплачиваемых отпусков сотрудникам в течение календарного года. К его формированию не стоит подходить формально. Этот документ важен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков должен быть в каждой компании. Исключение: микробизнес и некоммерческие организации.

Строгого законодательного требования к оформлению графика отпусков нет. Можно применять форму Т-7. Но Роструд разрешает создать свой шаблон документа или взять за основу Т-7 и дополнить нужными сведениями. Например, стоит предусмотреть лист ознакомления сотрудников и обязательно собирать подписи на нем.

Учитывать мнение конкретного работника о датах его отпуска в предстоящем году работодатель может, но не обязан. А вот без учета мнения представительного органа работников график отпусков он утвердить не имеет права. Минтруд указал на необходимость согласования графика, как и другого локального нормативного акта, с профсоюзом организации.

Важно помнить:

Оплачиваемый отпуск может быть не только основным, но и дополнительным. На последний могут претендовать отдельные категории: сотрудники с вредными условиями, ненормированным графиком и другие.
Есть сотрудники, которым работодатель обязан дать отдохнуть в удобное им время: ветераны, доноры, многодетные родители, супруги военнослужащих, молодые работники до 18 лет и другие.

В график работодатель обязан занести всех штатных сотрудников, в том числе совместителей и тех, кто работает по срочному договору. А вот исполнителей и подрядчиков по договорам гражданско-правового характера в этом документе быть не должно, потому что трудовые отношения на них не распространяются.

Начало отпуска — это конкретная дата, и указывать в графике нужно не только месяц. В 2025, как и в любом другом календарном году, должны отдыхать все сотрудники, поэтому только в исключительных случаях возможен перенос отпуска. Продление, перенос отпуска или отзыв из него возможны, если работник согласен (ст. 124 – 125 ТК РФ). Изменить график отпусков нельзя в одностороннем порядке.

Сотрудник может разбить свой отпуск на части, но «разорваный» отпуск в графике вызывает вопросы у трудовой инспекции. Безопасно согласовывать график отпусков в сервисе кадрового электронного документооборота. В таком, как Контур.КЭДО. Все действия сотрудника по изменению интервалов отпуска при формировании графика фиксирует система. При проверке вы сможете легко доказать, что разделение отпуска на части было его инициативой.

Собрать даты отпуска со всех сотрудников и согласовать график отпусков онлайн легко в сервисе Контур.КЭДО

Узнать больше

Реклама 16+.

Исполнять график отпусков должны обе стороны. Писать заявление, уходя в отпуск по графику, необязательно. А вот издать приказ и ознакомить с ним сотрудника необходимо точно. Он станет основанием для выплаты «отпускных» и доказательством факта ухода в отпуск конкретного сотрудника.

Уйти в отпуск в 2025 году не по графику смогут новички, которых сейчас нет в компании, а также льготники.

За отсутствие утвержденного графика компанию на первый раз накажут штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Если нарушение повторится, то штраф вырастет до 70 тысяч рублей. Для индивидуальных предпринимателей санкция предусмотрена не такая строгая: за первое нарушение — до 5 тысяч, за повторное — до 20 тысяч рублей. А конкретное должностное лицо за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок до трех лет.

Обязательно изучите дополнительные материалы: