Нужно ли включать в график отпусков не отгулянный в прошлом году отпуск?

Обновлено 11 июня 2024 5 Вопрос

Рабочий год работника с 05.02.2023 по 04.02.2024, работник отгулял 14 дней за этот период в 2023 году. На 2024 год у него остается 14 дней за этот рабочий период, и работник хочет взять отпуск в октябре 2024 года на 14 календарных дней, так как он их уже заработал (рабочий период будет уже с 05.02.2024 по 04.02.2025). 14 дней за период с 05.02.2023 по 04.02.2024 включается в график отпусков на 2024 год, а 14 дней за период с 05.02.2024 по 04.02.2025 нужно ли включать в график отпусков на 2024 год?

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Ответ эксперта

В график отпусков на 2024 год включаются очередные отпуска, положенные работнику за текущий рабочий период. При этом отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной у работодателя (ст. 122 ТК РФ). Трудовой кодекс не запрещает брать основные отпуска «авансом».

Обратите внимание, что учет фактически отработанного времени для исчисления продолжительности отдыха применяется только для дополнительных отпусков за работу во вредных и опасных условиях труда (ст. 121 ТК РФ). В такой ситуации имеет значение, сколько дней отдыха заработал работник.

Для основного ежегодного отпуска действует правило, что его продолжительность не может составлять менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Неотгулянные дни отдыха за предыдущий рабочий год могут предоставляться работнику либо по графику, либо по соглашению с работодателем. При этом в Трудовом кодексе нет требований, что отпуска надо использовать в хронологической последовательности: сначала за предыдущий год, потом за текущий. Подробнее смотрите письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0.

То есть вы сами решаете, какие периоды вы включаете в график отпусков. Мы рекомендуем указывать в графике задолженности за прошлый год, чтобы они не копились. Отпуска «авансом» можете отмечать в примечаниях к графику. Ничего страшного в них нет, если работник только не надумает увольняться.

Но вы также можете указать в графике на 2024 год только часть отпуска за период с 05.02.2024 по 04.02.2025, поскольку планировать отпуск на 2025 год в нем нельзя. Главное, чтобы ежегодная продолжительность отпуска не была меньше 28 дней, и неотгулянная часть «не потерялась».

Чтобы не запутаться, часть отпуска за каждый рабочий год указывайте в графике отдельными строками. В примечаниях пишите, где отпуск дается «авансом», или будет перенесен на 2025 год. Учитывайте, что отгулять отпуск работник по правилам должен в течение рабочего года. Перенести отдых можно только с согласия сотрудника.

Также не забудьте, что делить отпуск на части можно только по соглашению с работником (ст. 125 ТК РФ). Какой бы вариант вы не выбрали, нужно, чтобы работник с ним согласился. Мы рекомендуем получить от работника заявление о разделении отпуска на части или получить его подпись на проекте графика до утверждения руководителем.

В одностороннем порядке кадровик не может делить отпуск работника.