Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Проверка контрагентов
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Обучение
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Перевод компании на кадровый электронный документооборот (КЭДО) должен быть закреплен во внутренней нормативно-правовой базе. Именно локальные нормативные акты (ЛНА) утверждают все особенности безбумажного делопроизводства. В первую очередь следует разработать положение о КЭДО. Рассказываем, зачем нужен этот документ и что учесть при его составлении.
Для чего нужно положение о КЭДО в организации
Безбумажный кадровый документооборот пока весьма новое явление для российских компаний. Законодательная возможность оформлять кадровые документы в электронном виде появилась только в конце 2021 года, когда Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес соответствующие изменения в Трудовой кодекс, дополнив его статьями 22.1–22.3.
Нормы этих статей регламентируют ЭДО между работодателями и сотрудниками, а также порядок его ведения. Так, ст. 22.2 ТК РФ утверждает, что для введения в компании кадрового онлайн-документооборота необходим внутренний нормативный акт. Этот ЛНА, в свою очередь, принимают с учетом позиции выборного органа профсоюза, если он существует.
Статья по теме: Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить
Таким ЛНА является положение о переходе на кадровый ЭДО. Документ фиксирует особенности запуска КЭДО на конкретном предприятии и должен включать:
- Данные об информационной системе (ИС) для КЭДО. Компании сами выбирают ИС: используют цифровую платформу «Работа в России» или коммерческую систему от интегратора — например, сервис Контур.КЭДО.
- Порядок доступа сотрудников организации к ИС.
- Перечень кадровых документов, которые перейдут из бумажного вида в электронный. Всегда в бумажном виде оформляются акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда. Остальные документы компании вправе целиком или частично перевести в электронный формат.
- Категории работников компании, которые в случае согласия начнут работать в КЭДО.
- Сроки введения КЭДО и информирования сотрудников об изменениях.
Кроме положения о КЭДО, компании разрабатывают еще один внутренний документ — порядок ведения кадрового ЭДО. В нем прописывают, сколько времени дается работникам на подписание электронных документов, как проводится обучение и инструктаж персонала по вопросам онлайн-документооборота, в каких случаях возможно оформление бумажных документов и другие детали.
В сервисе Контур.КЭДО есть готовые шаблоны всех необходимых локальных нормативных актов для перехода на кадровый ЭДО
Правила оформления и образец положения о КЭДО
Законодательство не устанавливает единой для всех формы положения о переходе на кадровый ЭДО. Нет и жестких требований к содержанию. Компании разрабатывают этот ЛНА самостоятельно с учетом специфики работы, перечня необходимых сведений, который указан в ст. 22.2 ТК РФ, общих норм трудового законодательства и актуального ГОСТа Р 7.0.97-2016.
Для удобства положение разбивают на тематические разделы:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Общие положения | Цели документа, принципы работы с ЭДО, ссылки на федеральные нормативные акты. Расшифровка базовых терминов: КЭДО, электронная подпись, информационная система и других. |
| Порядок перехода на КЭДО | Ответственность отдела кадров за переход, этапы и сроки подключения, настройки и внедрения КЭДО. |
| Порядок ведения кадрового ЭДО | Информация о системе КЭДО и операторе. Перечень категорий сотрудников с доступом к электронным документам, порядок получения доступа, оформления сертификата электронной подписи и работы с ним, ответственные за это лица. Инструкция по работе с сервисом КЭДО. Правила и сроки приема, обработки, подписания, отправки электронных документов. |
| Порядок обучения сотрудников | Ответственные за инструктаж сотрудники, время, место и формат обучения. |
| Обязанности и полномочия организации | Список обязательств компании — например, затраты на приобретение, внедрение и эксплуатацию системы КЭДО, расходы на получение работниками сертификатов электронной подписи, обязанность хранить электронные документы и обеспечивать их безопасность. |
| Порядок обучения сотрудников | Ответственные за инструктаж сотрудники, время, место и формат обучения. |
| Обязанности сотрудников | Соблюдение правил положения о переходе на кадровый ЭДО, сохранение конфиденциальности ключа электронной подписи, соблюдение сроков обработки электронных документов. |
| Дополнительные сведения | Срок действия положения, порядок внесения изменений. |
Разделение в этом случае условное: пункты документа можно объединить или разбить на подпункты. Конечная структура и содержание зависят от конкретного предприятия, особенностей его работы и внедрения КЭДО.
За создание ЛНА для ведения ЭДО чаще всего отвечают те же сотрудники, которые прежде были ответственны за разработку и оформление бумажных внутренних актов. Готовое положение согласуют с профсоюзом, руководителем кадрового отдела, при необходимости — с юристами. Затем глава компании официально утверждает его. Так положение получает юридическую значимость.
Положение о КЭДО необязательно составлять с нуля. Можно скачать образец из интернета и доработать его или воспользоваться готовым шаблоном от экспертов Контур.КЭДО и адаптировать его так, чтобы документ отражал специфику компании и соответствовал внутренним процессам.
Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Как уведомить сотрудников о переходе на КЭДО
Одна из обязанностей работодателя — уведомление персонала о переходе на КЭДО. Это регламентирует ст. 22.2 ТК РФ. Единого бланка такого уведомления нет. В своем письме от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321 Минтруд конкретизировал, что работодатель может проинформировать сотрудников о КЭДО в электронном или бумажном формате. Однако форма уведомления в любом случае должна быть закреплена в локальном нормативном акте.
Каждый работник вправе согласиться или не согласиться на онлайн-документооборот. В первом случае он выражает согласие в письменном виде и переходит на КЭДО. Во втором — работодатель должен принять отказ и продолжить обмен документами с сотрудником на бумаге. В будущем работники могут изменить этот выбор и подписать согласие. А вот отозвать данное согласие нельзя.
Новых сотрудников тоже следует предупреждать о том, что в компании ведется кадровый ЭДО. И они также должны в письменном виде подтвердить согласие с этим. Оно не требуется только в том случае, если человек принят или впервые принимается на работу с 1 января 2022 года, то есть не имеет к этой дате трудового стажа.
Если сотрудник решил продолжить документооборот с работодателем в прежнем формате, это не повод отказать в трудоустройстве или уволить работника.
С Экстерном соблюдать требования законодательства легко. Учет, отчетность, электронные документы — всё в одном месте.
С Экстерном соблюдать требования законодательства легко. Учет, отчетность, электронные документы — всё в одном месте.
