Как организовать электронный документооборот с сотрудниками на удаленке

Удаленная (дистанционная) работа уже стала привычным форматом для сотрудников российских компаний. Сам рабочий процесс становится более комфортным, но обмен кадровыми и внутренними документами работников усложняется из-за логистики и задержек при передаче документов. Рассказываем, как перевести документооборот с дистанционными сотрудниками в электронный вид с помощью КЭДО.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

С какими сотрудниками можно организовать КЭДО

На кадровый электронный документооборот (КЭДО) можно перевести любую категорию сотрудников — ограничений нет. Так, обмениваться документами онлайн можно с офисными и дистанционными сотрудниками, исполнителями договоров ГПХ, надомниками, вахтовиками и другими работниками.

Для некоторых категорий персонала отличается только законодательная база, которая устанавливает и регулирует порядок ведения электронного документооборота.

Общие правила ведения КЭДО для всех сотрудников определяют ст. 22.1–22.3 ТК РФ. В этих статьях отражены основные условия ЭДО в сфере трудовых отношений: обязанности работодателя, виды необходимых электронных подписей и документов, которые можно и нельзя вести онлайн.

Важно уточнить, что при переходе на КЭДО в компании работодатель обязан получить согласие от сотрудников. Если работник отказывается от электронного документооборота, то принудить его нельзя — с ним обмен документами остается на бумаге (ст. 22.2 ТК РФ). Согласие о переходе на кадровый ЭДО не требуется только от тех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые после 31 декабря 2021 года.

Правила электронного документооборота с сотрудниками на удаленке устанавливают ст. 312.1–312.3 ТК РФ. Статьи дают определение дистанционному формату работы и отражают порядок обмена документами между работодателем и удаленным работником.

Работодатель вправе выбирать, как вести электронный обмен документами с сотрудниками на удаленке: согласно ст. 312.1–312.2 ТК РФ или же применять к этим работниками общие правила КЭДО из ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Переходите на КЭДО и легко передавайте документы удаленным сотрудникам

Подключиться

Онлайн-документооборот с исполнителями договоров гражданско-правового характера (ГПХ) разрешают ст. 160 и ст. 434 Гражданского кодекса РФ.

Еще подробнее о видах кадровых и внутренних документов, которые можно перевести в электронный вид с КЭДО, рассказываем в статье.

Что нужно для запуска КЭДО с сотрудниками на удаленке

Запуск кадрового электронного документооборота проходит в несколько этапов. Для сотрудников на местах и удаленщиков процесс перехода на КЭДО отличается только способом взаимодействия: во втором случае он будет полностью электронным. Разберем наиболее важные моменты отдельно.

Выбор системы кадрового ЭДО

Первый этап — это выбор сервиса, в котором компания будет вести КЭДО. Для этого законодательство разрешает работодателям использовать государственную платформу «Работа в России» или другое решение для кадрового ЭДО — например собственной разработки или же коммерческое (ст. 22.1 ТК РФ).

При выборе системы для электронного документооборота с дистанционными сотрудниками следует обратить внимание на функциональность, которая влияет на контроль за подписанием документов. Например, сервис Контур.КЭДО делает процесс обмена документами более прозрачным за счет смс- и email-уведомлений для работников о необходимости подписать электронный документ и онлайн-статусов подписания для кадровика.

Работа с электронными подписями

Еще один важный момент — использование электронных подписей (ЭП). В КЭДО применяются все виды ЭП: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП). Выбор конкретной зависит от типа документа и того, кто его подписывает. Некоторые документы, например трудовые договоры, работодатель должен подписывать только с помощью КЭП. Сотрудник в этом случае может применять КЭП или НЭП, выпущенную через электронное правительство, или если в компании подписали дополнительное соглашение об ее использовании.

В случае с другими документами работодатель вправе использовать НЭП, а работник еще и ПЭП, если в допсоглашении прописаны условия ее проверки и требования к конфиденциальности.

Расходы на выпуск и использование электронных подписей для сотрудников покрывает работодатель (ст. 22.2 ТК РФ).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как запустить кадровый ЭДО: этапы

1. На начальном этапе выберите подходящую систему КЭДО: госплатформу «Работа в России» или любое коммерческое решение на рынке. Подробнее о том, по каким критериям определить идеальную систему кадрового ЭДО, рассказываем в статье.
2. Назначьте ответственных за переход на электронный документооборот сотрудников, например — специалистов из отдела кадров. Эти работники будут курировать проект КЭДО.
3. Определите документы и процессы, которые переведете в электронный вид. Для офисных работников часть документов может остаться на бумаге. А с дистанционными сотрудниками взаимодействие только в электронном виде.
4. Разработайте локальные нормативные акты (ЛНА) о переходе на ЭДО и ознакомьте с ними удаленщиков. Среди ЛНА, которые необходимы для внедрения: положение о переходе на КЭДО, регламент по использованию ЭП и соглашение об электронном документообороте.
5. Пригласите сотрудников в систему кадрового ЭДО и выпустите для них электронные подписи. В Контур.КЭДО это можно сделать прямо во время отправки приглашения работника прямо из сервиса: для выпуска сертификата НЭП понадобится меньше получаса.
6. Готово. Дальше вы можете запускать полноценный обмен электронными документами с дистанционными сотрудниками в системе КЭДО.

Онлайн-документооборот — подходящий формат обмена документами с сотрудниками на удаленке. Удобная и понятная система КЭДО позволит ускорить дистанционный документооборот, сделает его более прозрачным и контролируемый для обеих стороны трудовых отношений.

Читайте также:

• Какие документы можно перевести в онлайн с помощью КЭДО
• Зарубежная удаленка: разбираемся с нюансами налогообложения и оформления
• Проверьте себя: как использовать кадровый ЭДО в бухгалтерии
• Положение о переходе на КЭДО: правила оформления и образец 2024 года