Как бухгалтеру работать с кадровым ЭДО: ответы эксперта

Разбираем интересные и нестандартные вопросы о создании, отправке и подписании бухгалтерских документов в кадровом электронном документообороте (КЭДО).

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Вопрос 1. Можно ли использовать систему кадрового ЭДО для электронного подписания кассовой книги (КО-4), ПКО, z-отчета, РКО, квитанций к сумке и возврата? Будут ли эти документы легитимны при подписании КЭП и примут ли их в ФНС при проверке?

Подписание этих документов может проходить в любой системе электронного документооборота, которая обеспечивает требования к защите от потерь (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Любой документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), юридически значим в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

У ФНС нет требований к формату предоставления перечисленных в вопросе документов, а значит, налоговая должна принимать их в любом виде. К тому же, согласно п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, эти документы можно оформлять как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Вопрос 2. Каким типом электронной подписи в КЭДО нужно подписывать приходный кассовый ордер, ТОРГ 13, М11, С1 и С2? Достаточно ли простой подписи (ПЭП)?

Эти документы — унифицированные формы первичной учетной документации. Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ можно оформить на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП).

В законе нет указаний об использовании определенного вида ЭП, но есть требование о защите от внесения изменений в документ — ПЭП этого обеспечить не может. Поэтому лучше применять неквалифицрованную (НЭП) или квалифицированную (КЭП) электронные подписи.

Обменивайтесь кадровыми и бухгалтерскими документами онлайн в сервисе Контур.КЭДО

Узнать больше

Вопрос 3. Какие внутренние бухгалтерские документы нельзя подписывать в электронном виде с помощью КЭДО?

Законодательство не устанавливает ограничения по видам бухгалтерских документов, которые можно оформить в электронном виде. В соответствии с п. 5 ст. 9 402-ФЗ, любые первичные учетные документы можно составлять на бумажном носителе или в электронном виде с ЭП. Это значит, с помощью КЭДО можно подписывать любые внутренние бухгалтерские документы.

Статья по теме: Какие документы можно перевести в онлайн с помощью КЭДО

Вопрос 4. Можно ли работать в системе КЭДО с книгой продаж и покупок? Допустим, бухгалтер формирует ее и направляет финансовому директору на подписание онлайн. В этом случае примут ли этот документ контролирующие органы?

С книгами продаж и покупок можно работать в электронном виде, и контролирующие органы примут документы в таком формате, но подписаны они должны быть КЭП руководителя. Это установлено п. 22 Правил ведения книги продаж и п. 24 Правил ведения книги покупок, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Вопрос 5. Какая подпись нужна сотрудникам при подписании внутренних бухгалтерских документов: КЭП или НЭП?

Вид подписи определяет сама организация с учетом требований 63-ФЗ. НЭП и ПЭП используют при наличии соглашения о признании внутри компании, а КЭП можно применять в любом случае и без дополнительных ЛНА.

Если компания направляет документы контрагентам, то обязательно нужны соглашения об использовании НЭП и ПЭП. В случае, если документы нужно передать в контролирующие органы, их требуется подписать КЭП (письмо Минфина от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Вопрос 6. Нужно ли выпускать МЧД для подписания внутренних бухгалтерских документов?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) требуется при использовании КЭП (ст. 17.1, 17.2 63-ФЗ). Если используют НЭП и ПЭП, то она не нужна.

Вопрос 7. Какие подписи можно использовать при переводе кассовых книг в электронный вид?

ЦБ РФ разрешает российским компаниям оформлять кассовые документы в электронном виде. При этом, согласно п.4.7 Указания от 11.03.2014 № 3210-У, виды электронных подписей и порядок их применения соответствуют 63-ФЗ.

Если участники документооборота (кассир, бухгалтер, главный бухгалтер и руководитель) заключили соглашение о признании ПЭП и НЭП, то эти подписи будут признаваться аналогом собственноручных.

Если компания планирует пересылать и подписывать кассовые документы в сервисе КЭДО, то можно заключить отдельное соглашение о признании ЭП при оформлении первичных учетных документов или расширить соглашение о переходе на КЭДО, так как там говорится только о документах, связанных с работой и регламентируемых ТК РФ. В регламенте, который устанавливает порядок и правила применения ЭП в корпоративной информационной системе, кассовая книга должна быть указана в списке документов, которые подписывают ПЭП.

Вопрос 8. Какой тип ЭП потребуются в случае, если в кассовом документе несколько подписантов? Например, РКО подписывают кассир-операционист, старший кассир и генеральный директор. Все ли они должны подписывать документ именно с помощью КЭП, или достаточно КЭП гендиректора?

На сегодня нет нормативных документов, которые устанавливают конкретный применяемый тип электронной подписи. Но будет надежнее, если все подписанты в этом случае будут применять КЭП. Только она дает гарантию, что в документы, оформленные в электронном виде, после подписания не изменялись.

Читайте также:

• Проверьте себя: как использовать кадровый ЭДО в бухгалтерии
• В компании хотят внедрить кадровый электронный документооборот. Что изменится для бухгалтера
• Переход на кадровый электронный документооборот