Грубые нарушения при расчете отпускных

Лето — по традиции сезон отпусков. Значит, бухгалтерам предстоит массово рассчитывать отпускные. Как не ошибиться в расчетах, какие нюансы учесть, как не нарушить законодательство, расскажем в статье.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

Основные требования к расчету отпускных

Чтобы корректно рассчитывать отпускные, следите за изменениями законодательства, корректно рассчитывайте среднедневной заработок, НДФЛ и взносы.

Нормативная база

Вот основные нормативные акты которые регулируют расчет оплаты отпуска:

Трудовой кодекс — глава 19 «Отпуска», ст. 139 о расчете среднего заработка.

Положение о расчете среднего заработка, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 в ред. от 10.12.2016.

Учитывайте, что с 1 января 2025 года изменился размер федерального МРОТ — теперь он равен 22 440 руб. в месяц. Это повлияло на размер минимального среднего дневного заработка, используемого при расчете отпускных.

Кроме этого, с 2025 года к доходам физлиц, включая отпускные, применяется новая пятиступенчатая шкала ставок НДФЛ от 13% до 22% в зависимости от совокупной суммы выплат с начала года (п. 1 ст. 224 НК).

А еще согласно недавним разъяснениям ФНС, средний заработок не является заработной платой и не подлежит разделению на разные налоговые базы (письмо от 19.06.2025 № БС-4-11/5967@). В связи с этим ФНС обязала включать всю сумму отпускных в основную налоговую базу и применять к ней пятиступенчатую шкалу НДФЛ.

Как считать отпускные: новый взгляд ФНС на районные коэффициенты

Кто имеет право на отпускные выплаты

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у всех работников, которые трудятся по трудовым договорам. При этом нужно соблюдать отпускной стаж и график предоставления отпусков.

Отпускной стаж. Это минимальное время, которое сотрудник должен отработать в компании, чтобы получить право уйти в отпуск (ст. 121 ТК РФ). Смотрите в таблице, какие выплаты входят и не входят в него.

Согласно ТК отпускной стаж для большинства сотрудников — полгода с момента начала работы в компании (ст. 122 ТК РФ). Но есть исключения, например, беременные и декретницы, несовершеннолетние, иные граждане в случаях, предусмотренными федеральными законами, например, чернобыльцы, супруги военнослужащих.

Как рассчитать отпускные дни

График отпусков. Дальнейшие отпуска даются в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем на очередной год. Возможны 2 варианта его составления: с точными датами отпуска или с указанием только месяца отпуска. Отпуск вне графика можно предоставить тем же категориям сотрудников, которые перечислены в предыдущем разделе.

Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет

Отпускные считаются на основе среднедневного заработка. С 1 сентября 2025 года действуют новые правила расчета среднего заработка, утвержденные постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. В него включаются выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда работодателя, например:

• тарифы, оклады за отработанное время;
• премия, комиссия и проценты от реализации;
• выплаты в натуральной форме;
• гонорары за выполнение заказов;
• надбавки за стаж, квалификацию;
• поощрения и вознаграждения;
• доплата за особые условия труда — вредные, ночные, сверхурочные;
• районные коэффициенты и северные надбавки.

В расчет среднего заработка не включайте социальные выплаты, не связанные с оплатой труда, например, материальную помощь, оплату питания, обучения, отдыха. Еще из расчета исключайте уже рассчитанные по среднему заработку выплаты: сами отпускные, выплаты за командировку, пособия по нетрудоспособности.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Самые распространенные ошибки при расчете отпускных

Чаще всего ошибки связаны с неверным расчетом среднего заработка, неправильным определением расчетного периода, с учетом лишних выплат, неверным расчетом после индексации, заменой отпуска на денежную компенсацию.

Неправильный расчет среднего заработка

При расчете среднего заработка можно получить неверную сумму из-за множества ошибок. Вот только некоторые из них: неучет премий и надбавок, пропуск дней исключаемых периодов — например, отпуск, больничный, простой, неверный учет не полностью отработанных месяцев, неправильное применение районных коэффициентов и климатических надбавок.

Как считать средний заработок: алгоритм

Неправильно определен расчетный период

Для расчета отпускных бухгалтеру нужно определить среднедневной заработок работника. Для этого берутся данные за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Предшествующий год и является расчетным периодом.

Если допустить ошибки на данном этапе, работник получит неверную сумму отпускных. Связано это с тем, что не все периоды следует учитывать при расчете (п. 5 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Из расчетного периода нужно исключить дни и начисленные суммы за период, если:

• работник болел или находился в декрете;
• за работником сохранялся средний заработок (например, дни отпуска или командировки), при этом перерывы на кормление ребенка включить в расчетный период необходимо — это исключение из правил;
• сотрудник не ходил на работу из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник не работал из-за забастовки, в которой сам не принимал участия;
• работник был освобожден по другим причинам, предусмотренным законодательством РФ (например, был в отпуске без содержания).

Нельзя исключать из расчетного периода дни неявок по невыясненным причинам, перерывы на кормление, простои по вине работника, время участия работника в забастовке.

При расчете отпускных учтены лишние выплаты

В средний заработок бухгалтер должен включить все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда (п. 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Не нужно брать в расчет социальные выплаты, не связанные с оплатой труда (матпомощь, оплата обучения, компенсация за питание), а также разовые премии (к юбилею, по случаю дня рождения фирмы), не предусмотренные локальными нормативными актами.

Отпуск заменен на денежную компенсацию

В большинстве случаев нельзя заменить отпуск на денежную компенсацию. Это правило действует, даже если работник сам попросил о замене. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Ст 124 ТК РФ запрещает непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Заменить компенсацией можно лишь ту часть отпуска, которая превышает 28 дней. То есть если работник имеет право на дополнительный отпуск (ст. 126 ТК РФ).

Некоторые категории лиц должны отгулять отпуск полностью и не имеют права на замену его денежной компенсацией даже в дополнительной части. Это беременные женщины, несовершеннолетние, работники с вредными условиями труда.

Не проиндексирован средний заработок

Многие компании периодически повышают зарплату своим работникам. Если такое повышение было, необходимо обязательно проиндексировать средний заработок при расчете отпускных (п. 16 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Повышение оклада может произойти как в расчетном периоде, так и в месяце отпуска. Индексировать средний заработок нужно с помощью коэффициента, который равен отношению нового оклада к старому.

Штрафы за отсутствие индексации зарплаты

Оклад изменился в расчетном периоде. Технолог пошел в отпуск с 18.05.2025 по 31.05.2025. Оклад Рылова до 2025 года был равен 77 000 рублей. С 01.01.2025 установлен оклад 88 550 рублей. Исключаемых периодов и дополнительных выплат не было. Расчетный период с 01.05.2024 по 30.04.2025.

Коэффициент индексации = 88 550 / 77 000 = 1,15.

Количество дней, отработанных в расчетном периоде = 12 мес. х 29,3 =351,6.

Средний заработок = (77 000 × 8 мес. × 1,15 + 88 550 × 4) / 351,6 = 3 022,18 рублей.

Отпускные до налогообложения НДФЛ = 3 022,18 × 14 дн. = 42 310,58 рублей.

Оклад изменился в месяце отпуска. Технолог пошел в отпуск с 18.05.2025 по 31.05.2025. Оклад Рылова до 01.05.2025 был равен 77 000 рублей. С 01.05.2025 установлен оклад 88 550 рублей. Исключаемых периодов и дополнительных выплат не было. Расчетный период с 01.05.2024 по 30.04.2025.

Коэффициент индексации = 88 550 / 77 000 = 1,15.

Количество дней, отработанных в расчетном периоде = 12 мес. х 29,3 =351,6.

Средний заработок = (77 000 × 12 мес. × 1,15): 351,6 = 3 022,18 рублей.

Отпускные до налогообложения НДФЛ = 3 022,18 × 14 дн. = 42 310,58 рублей.

Как видим, в обоих вариантах увеличения оклада итоговая сумма отпускных не изменилась.

Нарушен срок выплаты отпускных

Трудовым законодательством установлен срок для выплаты отпускных — не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Эти правила не стоит нарушать, даже если работник согласен получить отпускные позже установленного срока.

Если поверяющие обнаружат нарушение сроков выплаты отпускных, компанию оштрафуют. Штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Последствия неправильного расчета отпускных

Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что сотрудник получил на руки «лишние» деньги, это привело к завышению НДФЛ и взносов, а еще завышение расходов и уменьшение налоговой базы. Такие ошибки могут повлечь налоговые риски и требования со стороны ФНС.

Если сотруднику недопалтили отпускные, то возникает недоплата по НДФЛ и взносам, а еще вероятность споров с работниками, трудовых проверок и судебных исков.

Особые случаи при расчете отпускных

Расскажем об особых случаях, когда надо предоставить отпуск после декрета или «детского» отпуска, когда в отпуск идут сезонные работники или сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением.

Отпуск после декрета или больничного

Расчет среднего заработка для определения отпускных делайте исходя из фактически начисленной работнику зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник пошел в отпуск (ст. 139 ТК РФ). Аналогичная норма содержится в п. 4 Положения № 922 (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Но при расчете среднего заработка из расчетного периода исключаются время и начисленные за это время суммы, как и в других случаях: если за работником сохранялся средний заработок, если работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по БиР, если сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Расчет для совместителей и сезонных работников

Сезонную работу можно выполнять только в конкретный период, и с сезонным работником обычно подписывают трудовой договор до полугода. Основной отпуск таким работникам дается из расчета — два дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ).

Через шесть месяцев работы, как и обычным работникам, «сезонникам» полагается отпуск. Его можно предоставить в конце срока договора или выплатить компенсацию за неиспользованные отпускные дни.

Отпуск с последующим увольнением

Отпуск с последующим увольнением работодатель предоставлять не обязан, но может на это пойти в ответ на просьбу сотрудника (ст. 127 ТК РФ). Полный отпуск полагается работнику, отработавшему полный рабочий год.

Как уволить сотрудника во время отпуска

Только если работника увольняют из-за нарушений, у него нет права уходить в предварительный отпуск. Такие нарушения — это регулярные опоздания, невыполнение обязанностей, прогулы.

Как исправить ошибки в расчете отпускных

Как исправить ошибку при переплате отпускных. Если работник получил «лишние» деньги, это привело к завышению сумм НДФЛ и взносов, а еще к завышению расходов, принятых в уменьшение налоговой базы. Эти три пункта нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.

В месяце обнаружения ошибки внесите сторнирующие корректировочные записи. Если уже сдавали РСВ, подайте уточненку за предыдущий период. Если исправления делали в разные месяцы одного квартала, уточненку можно не подавать — в квартальном РСВ всё будет учтено. Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат.

Если работник согласен на удержание, удержите сумму из следующих выплат. Если нет, оформите переплату как расход в бухучете, но в налоговом учете такие расходы учесть нельзя — нет экономического обоснования.

Как исправить ошибку при недоплате отпускных. Ошибка «в минус» означает, что сотрудник недополучил деньги, недоплачены НДФЛ и взносы, занижены расходы, а налоговая база по налогу на прибыль или УСН завышена.

Доначислите положенные отпускные, НДФЛ и взносы в месяце выявления ошибки. Их можно сразу определять в прочие расходы. Если РСВ уже сдали — отправьте корректировку. Доплатите НДФЛ и взносы.

Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ

Исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет с ошибкой уже сдали, — не надо. Выплата «неправильных» отпускных и перерасчет происходят в разные даты, поэтому в следующем 6-НДФЛ просто покажите корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Чтобы корректно рассчитать отпускные, воспользуйтесь нашим бесплатным калькулятором и инструкцией к нему, из которой вы узнаете:

• как рассчитать средний заработок;
• как оформить отпуск;
• какие штрафы грозят за нарушения в выплате отпускных.