Персональные надбавки к зарплате

Работодатель по своему желанию может устанавливать сотрудникам персональные надбавки. Разбираем, какие основания для этого нужны, как оформить надбавки и какие могут быть подводные камни.

Что такое персональная надбавка к зарплате

Персональная надбавка к зарплате — это дополнительная выплата, которую работодатель установил для отдельного сотрудника или группы сотрудников.

В трудовом законодательстве нет однозначного определения персональной надбавки. При этом согласно ст. 129 ТК РФ, заработная плата включает не только вознаграждение за труд по окладу или сдельному тарифу, но также компенсационные и стимулирующие выплаты. Персональная надбавка может относиться к любой этих двух категорий в зависимости от того, на каком основании ее установили.

Система оплаты труда, включая и надбавки, должна быть определена коллективным договором или другими локальными нормативными актами (ЛНА) работодателя (ст. 135 ТК РФ). Разница  между персональной надбавкой и окладом или тарифом — в стабильности выплаты.

Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить

Оклад (тариф) — это постоянная составляющая заработной платы, сумма зафиксирована в трудовом договоре. Уменьшить оклад в одностороннем порядке работодатель в общем случае не может. 

Надбавка — это переменная часть вознаграждения, которую работодатель может устанавливать и отменять с учетом определенных правил. Подробнее об этом ниже.

С другой стороны, персональная надбавка обычно имеет более стабильный характер по сравнению с премией.  Если надбавку установили, то до отмены работодатель будет платить ее регулярно, а не в зависимости от достижения конкретных показателей, как премию.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Какими бывают персональные надбавки

Персональные надбавки делятся по разным критериям.

В каких случаях может быть установлена персональная надбавка

Мотивом для установления надбавки может быть:

Инициатива работодателя. Ст. 135 ТК РФ предоставляет работодателю свободу в установлении системы оплаты труда при условии, что он соблюдает гарантии по закону. Работодатель может установить надбавку, например, чтобы поощрить конкретного сотрудника за обладание уникальными знаниями или умениями.

Достижения сотрудника. Работодатель может установить персональную надбавку за профессиональные достижения и это будет более стабильная форма поощрения по сравнению с разовой премией.

Основанием может быть получение дополнительного образования, повышение квалификации, ученая степень, длительный стаж, победы в профессиональных конкурсах и т.д.

Особые условия труда. По закону работодатель и так обязан доплачивать за работу во вредных или опасных условиях, в ночное время, в выходные и праздничные дни. При этом он может установить дополнительные персональные надбавки сверх гарантий по ТК РФ. Например, за работу с конфиденциальной информацией, владение редкими языками, за сверхурочную работу сверх доплаты по ТК РФ.

Привлечение и удержание ценных специалистов. Это особенно актуально, если речь идет о специалистах с редкими навыками. В целом уровень зарплат в компании может не дотягивать до ожиданий таких специалистов. Тогда работодатель может установить персональную надбавку, чтобы компенсировать это и удержать сотрудника, чьи компетенции представляют особую ценность для компании.

Как установить персональную надбавку

Для этого нужно оформить несколько документов.

Документ 1 — положение о персональных надбавках

В нем нужно прописать общие правила установления персональных надбавок и отразить все ключевые моменты. Структура примерно такая:

Положение о надбавках нужно согласовать с профсоюзом, если он есть, и утвердить приказом руководителя. Важно, чтобы документ не противоречил трудовому законодательству и коллективному договору.

Документ 2 — приказ об установлении персональной надбавки

Для установления персональной надбавки конкретному сотруднику нужно оформить приказ руководителя организации. Для этого подойдет унифицированная форма Т-11, а если однотипные надбавки устанавливают не одному, а нескольким сотрудникам одновременно — Т-11А.

Приказ можно составить и в свободной форме, но с обязательными реквизитами:

• наименование организации или ФИО предпринимателя;

• номер и дата приказа;

• основание для издания приказа, например, служебная записка руководителя подразделения;

• ФИО и должность сотрудника, которому устанавливается надбавка;

• вид и размер надбавки;

• срок действия надбавки, если она временная;

• подпись руководителя (ИП).

Приказ нужно зарегистрировать в журнале и ознакомить с ним сотрудника под роспись.

Документ 3 — дополнительное соглашение к трудовому договору

В трудовом договоре нужно указывать всю информацию об оплате труда, включая и надбавки. При этом, в отличие от оклада или тарифа, конкретный размер надбавки включать в трудовой договор не обязательно (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).

Правила оформления трудовых договоров в 2025 году: виды и сроки

Работодатель может включить в трудовой договор отсылку на положение о надбавках, и при этом обязательно ознакомить сотрудника с этим положением под роспись.

Если же работодатель решит зафиксировать конкретный размер персональной надбавки в трудовом договоре, нужно заключить дополнительное соглашение к нему. Соглашение должно содержать:

• реквизиты трудового договора;

• условия об установлении персональной надбавки;

• размер и порядок выплаты надбавки;

• срок действия надбавки и порядок ее индексации, если это применимо;

• подписи сторон.

Имейте в виду, что если размер персональной надбавки зафиксирован в трудовом договоре, работодатель не может просто отменить или уменьшить ее в одностороннем порядке. Подробнее об этом ниже в статье.

Документ 4 — штатное расписание

Персональные надбавки нужно отразить в штатном расписании организации. Обычно для этого используют типовую форму Т-3. 

Для доплат и надбавок, включая персональные, предназначены графы 6–8. В шапке таблицы укажите наименование надбавки, например, «за трудовой стаж». В графе 9 — общую сумму месячного вознаграждения сотрудника с учетом всех надбавок. В графе 10 «Примечание» можно указать основание для установления надбавки, например, номер приказа.

Облагаются ли персональные надбавки НДФЛ и страховыми взносами

Персональные надбавки — это часть вознаграждения сотрудника. Поэтому они облагаются НДФЛ на общих основаниях. 

Исключение — компенсационные выплаты, о которых в ст. 217 НК РФ прямо написано, что они не облагаются НДФЛ. Например, компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

По страховым взносам аналогичный подход. По умолчанию все персональные надбавки входят в базу для расчета взносов, кроме необлагаемых выплат из ст. 422 НК РФ. Например, компенсации в связи с переездом в другую местность.

Как удержать НДФЛ из заработной платы, отпускных и других выплат

Налоговый учет персональных надбавок

При расчете налога на прибыль персональные надбавки учитываются в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ).

Таким же образом надбавки учитывают и на УСН «Доходы минус расходы»,  АУСН «Доходы минус расходы», ЕСХН. Общие принципы признания расходов на спецрежимах такие же, как для налога на прибыль. Разница только в том, что в рамках спецрежимов расходы учитывают по оплате. Это значит, что расход будет признан в том периоде, когда сотрудник фактически получит вознаграждение.

При любом налоговом режиме для признания расходов на персональные надбавки нужно принять положение или другой локальный нормативный акт, регламентирующий порядок установления и выплаты надбавок. Фактически установленные надбавки должны соответствовать принятым правилам. Также должен быть приказ или распоряжение по конкретному сотруднику или группе сотрудников. И наконец, надбавки нужно отразить в штатном расписании и при необходимости — в трудовых договорах.

Если не соблюдать эти правила, проверяющие могут признать такие расходы необоснованными и исключить их при расчете налога.

Бухгалтерский учет персональных надбавок

Персональные надбавки вместе с основной частью зарплаты отражаются на счете 70. По кредиту счета проводят начисление надбавок в корреспонденции со счетами по учету затрат:

Дт 20 (23, 25, 26…) Кт 70

По дебету счета 70 отражают удержание НДФЛ и выплату в пользу сотрудников:

Дт 70 Кт 68.1

Дт 70 Кт 51 (50)

Страховые взносы с надбавок начисляют как взносы с основной части зарплаты — по кредиту счета 69 в корреспонденции со счетами по учету затрат:

Дт 20 (23, 25, 26…) Кт 69

Персональные надбавки в отчетах по НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ персональные надбавки отражают так:

У нас есть полезное видео по теме — эксперт Экстерна Татьяна Евдокимова разбирает ключевые изменения в НДФЛ с 1 января 2025 года и показывает, как заполнять отчетность с учетом новых правил. 

Также персональные надбавки отражаются в справке о доходах и суммах налога физического лица. Этот документ иногда по-старинке называют справкой 2-НДФЛ, хотя официально это наименование не применяется с 2021 года.

Справка о доходах (бывшая 2‑НДФЛ): что изменилось, когда сдавать

В разделе 3 справки доходы указывают в помесячной разбивке  с соответствующими кодами. Персональные надбавки вместе с основной зарплатой входят в одну сумму по коду 2000. 

В разделе 5 указывают общую сумму дохода по сотруднику с учетом персональных надбавок, и налоговую базу по нему за вычетом необлагаемых сумм, если они есть.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Сложные вопросы по персональным надбавкам

Заключение

Персональные надбавки к зарплате — эффективный инструмент мотивации и удержания квалифицированных сотрудников. Чтобы этот инструмент работал на благо бизнеса, а не привел к претензиям и судебным искам, надбавки должны быть четко регламентированы в локальных нормативных актах с соблюдением норм ТК РФ. 

При грамотном оформлении можно учесть надбавки в расходах, а при необходимости — отменить их не рискуя нарушить ТК РФ.