Злоупотребление подотчетами: что нужно знать бухгалтеру

Выдавать деньги под отчет на командировки, представительские нужды и хозрасходы — обычная практика для любой организации. В тоже время это может привести к проблемам с ФНС, если злоупотреблять или по незнанию нарушать правила работы с подотчетами. Читайте, какие нарушения, связанные с подотчетами, вскрывают налоговики, и как компании снизить риски налоговых претензий.

Основные правила работы с подотчетными средствами

Основные нормы при работе с подотчетом приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно правилам, для выдачи подотчетных денег нужно оформить приказ руководителя, где указать ФИО подотчетного лица, сумму и срок, на который выдаются деньги. Можно оформлять один приказ сразу на несколько подотчетных лиц. 

Вместо оформления приказа можно проставить визу руководителя на заявлении подотчетного лица, в котором указаны сумма подотчета и его срок.

При выдаче наличных под отчет нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Не позднее последнего дня срока, на который выданы деньги, подотчетник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах. По расходам на командировки нужно отчитаться не позднее 3 рабочих дней после ее окончания (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Как принять авансовый отчет по командировке

Для отчетности обычно используют унифицированную форму авансового отчета № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. К авансовому отчету прикладывают первичные документы, подтверждающие расходы подотчетного лица: чеки ККТ, товарные чеки, накладные, акты, БСО, проездные документы, путевые (маршрутные) листы и т.п.

Бухгалтерия проверяет авансовый отчет и подтверждающие документы, а затем его утверждает руководитель. Неизрасходованные деньги обычно сдают в кассу с оформлением приходного кассового ордера (ПКО) по форме № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Если был перерасход, дополнительную сумму выдают подотчетному лицу из кассы по РКО.

Эти правила регулируют наличные расчеты с подотчетным лицом, а сейчас такие расчеты в основном проводятся в безналичном порядке. Поэтому организации нужно утвердить локальные нормативные акты, в которых на базе приведенных выше норм устанавливается порядок при безналичной выдаче средств под отчет. Например, Положение о расчетах с подотчетными лицами и Положение о командировках.

Приказ об утверждении положения о командировках

Не запрещено выдавать подотчетные средства на зарплатную карту работника (письмо Минфина № 02-03-10/37209, казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). Также подотчетное лицо может рассчитываться корпоративной картой, привязанной к расчетному счету компании.

Несмотря на то, что правила работы с подотчетом довольно просты, при проверках часто вскрываются нарушения, которые приводят к налоговым доначислениям. Рассмотрим подводные камни подотчета подробнее.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Схемы с подотчетами, которые грозят доначислениями

Под схемами имеются в виду ситуации, когда для экономии сознательно идут на нарушения правил работы с подотчетом, норм бухгалтерского учета и налогообложения. Чаще всего этим «грешат» руководители организаций, которые хотят вывести прибыль без налогов и взносов. Бухгалтеру, который столкнулся с таким поведением руководителя, лучше объяснить ему, что проблемы могут возникнуть не только у организации, но и у подотчетных лиц.

В каких случаях бухгалтеру грозит уголовная ответственность

Приведем схемы, которые наиболее часто выявляют сотрудники ФНС.

Схема 1 — руководитель организации постоянно получает деньги под отчет, не отчитавшись по предыдущим подотчетам. Это может быть не только генеральный директор, но и об другие топ-менеджеры, которые часто одновременно выступают учредителями. В результате постоянно увеличивается задолженность этих руководителей перед организацией по подотчетным средствам.

В этой ситуации нарушается требование вернуть неистраченные подотчетные деньги в установленный срок. В результате все полученные суммы признаются доходом подотчетного лица и облагается НДФЛ и страховыми взносами (Информация ФНС, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 02.02.2024 № Ф03-6183/2023 по делу № А73-4045/2023, оставлено без пересмотра Определением Верховного Суда РФ от 13.05.2024 № 303-ЭС24-5635; Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 24.10.2022 № Ф03-4859/2022 по делу № А73-4898/2022, оставлено без пересмотра Определением Верховного Суда РФ от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414).

В какой момент у подотчетного лица возникает облагаемый НДФЛ доход?

Схема 2 —руководители организации постоянно получают крупные суммы под отчет на длительный срок, возвращают их как неизрасходованные, а потом берут снова. Это может навести проверяющих на мысль о том, что подотчет прикрывает беспроцентные займы, по которым возникает облагаемая НДФЛ матвыгода (п. 2 ст. 170 ГК РФ, п. 1 ст. 54.1 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

Схема 3 — к авансовым отчетам приложены документы, которые не подтверждают расходы в интересах организации. Если налоговики выявят такое, они не только доначислят НДФЛ и страховые взносы с подотчетных сумм, но и исключат эти суммы из расходов по налогу на прибыль или УСН «Доходы минус расходы». Речь о следующих ситуациях:

Не всегда нарушения в порядке заполнения документов приводят к доначислениям. Например, отсутствие QR-кода на чеке ККТ — это нарушение (письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819), но, по нашему мнению, это не должно служить основанием для отказа в учете расходов, если чек не фальшивый и покупка подтверждается другими документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если же организация подстрахуется от споров с налоговиками и не будет учитывать расход по такому чеку для целей налогообложения, начислять НДФЛ и страховые взносы с такого расхода не нужно. Утвержденный авансовый отчет с таким чеком и отражение расхода в учете свидетельствуют о том, что сотрудник потратил деньги не на собственные нужды, а в интересах работодателя (Постановление Президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08 по делу N А65-6677/2007-СА1-56).

Схема 4 — подотчетное лицо предоставляет фальшивые документы на расходы. Это противозаконно и точно чревато налоговыми проблемами. Проверяющие легко установят, что приложенный к авансовому отчету чек ККТ на самом деле не оформлялся. Также при встречной проверке они могут установить, что у контрагента реализации не было, особенно если документы составлены от имени несуществующих, ликвидированных контрагентов.

За что и как можно привлечь к ответственности главного бухгалтера

В этой ситуации организации грозит двойное наказание: доначисление налога на прибыль или налога по УСН, а также НДФЛ и страховых взносов по расходам (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.02.2020 № Ф06-56657/2019 по делу N А65-7109/2019, оставлено без пересмотра Определением Верховного Суда РФ от 27.05.2020 № 306-ЭС20-7452).

Если выявят схему, связанную с подотчетом, налоговики также могут убрать из налоговых расходов комиссию банка за выдачу подотчетных денег наличными или перечисление на карту (п. 1 ст. 252 НК РФ, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30.05.2024 № Ф06-3330/2024 по делу № А12-4016/2023).

В каких еще ситуациях могут возникнуть проблемы из-за подотчета

Иногда компании нарушают правила работы с подотчетом не сознательно, но тоже сталкиваются с проблемами.

Компания выдает руководителю под отчет деньги, которые тот тратит на оплату труда работников. Выплата зарплаты за счет подотчетных средств — это нарушение банковских правил, которые устанавливают целевой характер выдаваемых наличных. Банк может наложить на компанию предусмотренный договором штраф. А если такие нарушения совершаются систематически, могут наложить ограничения на использование счета по «антиотмывочному» законодательству (Постановление Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2024 № 21АП-4703/2022 по делу № А83-11239/2021, оставлено в силе Постановлением Арбитражного суда Центрального округа от 25.02.2025 № Ф10-1055/2023).

Как обслуживающим бухгалтериям соблюдать «антиотмывочный» 115‑ФЗ

Руководитель тратит подотчетные средства на оплату контрагентам. Это не запрещено, хотя оптимальнее выдавать контрагентам наличные из кассы по РКО. При расчете с контрагентами наличными через подотчетное лицо нужно помнить о соблюдении лимита наличных расчетов — не более 100 тыс. руб. по одной сделке (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). За нарушение этого лимита возможен штраф по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ от 40 до 50 тыс. руб.

Компания выдает деньги под отчет лицу, который не является сотрудником или контрагентом по договору ГПХ (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Часто деньги выдают учредителю, который не занимает должность в компании. Это могут трактовать как нарушение порядка работы с денежной наличностью, что также грозит штрафом по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Как защитить расчеты с подотчетниками от налоговых претензий

Чтобы минимизировать риски, соблюдайте этот алгоритм.

Шаг 1 — примите локальный нормативный акт о порядке расчетов с подотчетными лицами

Например, Положение о расчетах с подотчетными лицами. В нем подробно пропишите порядок выдачи средств под отчет как наличными, так и в безналичной форме. Чем подробнее составите документ, тем проще будет отстоять свою позицию в споре с проверяющими, а еще — избежать трений с подотчетными лицами. Закрепите в документе:

Локальный нормативный акт: как разработать и утвердить

• перечень должностей и ФИО сотрудников и исполнителей по договорам ГПХ, имеющих право получать средства под отчет;
• перечень целей, на которые выдаются средства;
• перечень и формы документов-оснований для выдачи денег;
• предельные сроки, на которые выдаются деньги, и суммы в зависимости от цели подотчета;
• состав и обязательные реквизиты документов, которые обязаны представить подотчетные лица вместе с авансовым отчетом по различным видам расходов: командировочным, представительским, на содержание и эксплуатацию автотранспорта, при приобретении ТМЦ и т.п.;
• порядок и сроки проверки и подтверждения авансового отчета с приложенными документами в бухгалтерии;
• порядок и сроки разрешения споров между подотчетным лицом и бухгалтерией;
• порядок и сроки устранения подотчетным лицом замечаний к авансовому отчету и документам;
• срок утверждения авансового отчета руководителем;
• сроки и порядок возврата подотчетным лицом неиспользованных средств и компенсации перерасхода;
• другие вопросы, например, порядок действий работника при утрате подтверждающих расходы документов.

Для повышения дисциплины можно увязать систему премирования с выполнением подотчетниками требований положения. Так вы минимизируете случаи несвоевременного представления авансовых отчетов или нехватки подтверждающих документов.

Сотрудник потерял чек для авансового отчета: что делать

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Шаг 2 — проверяйте документы к авансовому отчету

На каждую сумму в авансовом отчете должен быть чек ККТ и первичный документ, подтверждающий расход (товарный чек, накладная, акт, счет гостиницы и т.п.). Одного чека ККТ не всегда достаточно, так как этот документ подтверждает прежде всего оплату, а не факт приобретения оплаченных товаров, работ, услуг (письмо Минфина от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

Проверьте наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения. Для чеков они прописаны в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, а для первичных документов — в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Убедитесь, что расход соответствует деятельности компании и цели, под которую выданы подотчетные деньги.

Также проверьте достоверность документов. Чек ККТ можно проверить в сервисе ФНС «Проверка чеков», а существование и добросовестность поставщиков, указанных в первичке — сервис проверки контрагентов Светофор в Экстерне. Он выяснит информацию о юрлице или ИП в официальных источниках, в pdf-отчете покажет факты, которые требуют внимания, даст рекомендации о сотрудничестве.

Проверка контрагентов: на что смотреть и с помощью каких сервисов

Полезно устроить и перекрестную проверку документов. Например, может случиться так, что чек на покупку ГСМ хоть и настоящий, но емкость бака служебного автомобиля подотчетника не позволяет заправить заявленное в чеке количество топлива.

В завершение отметим, что организации нужно сдать на счет все неизрасходованные деньги, которые подотчетник вернул в кассу. Эту наличность нельзя использовать или снова выдать ее под отчет (п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У, письмо Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).