Электронный договор: что это такое и как его заключить

Электронный договор имеет юридическую силу, но лишен недостатков бумажных документов. Контрагентам не нужно ждать доставку, тратиться на печать и работу курьера. Подготовили статью, чтобы помочь разобраться в базовых понятиях и нюансах заключения сделок онлайн.

Дмитрий Панули Копирайтер Контур.Диадока

В этой статье:

Что такое электронный договор
Чем бумажный договор отличается от электронного
Имеет ли электронный договор юридическую силу
Как заключать договоры с помощью ЭДО
Где еще пригодятся услуги оператора ЭДО

Что такое электронный договор

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ сделки могут совершаться как в устной, так и в письменной форме. Причем письменная форма может быть оформлена не только на бумаге, но и с помощью технических средств. Например, договор поставки, выполнения работ, оказания услуг, покупки недвижимости или аренды.

Электронный договор (ЭД) позволяет совершать сделки онлайн, без необходимости дублировать их на бумаге. Это позволяет компаниям сократить расходы и быстрее оформлять документы. Например, не нужно ждать, когда партнер из другого региона получит пакет документов и подпишет их.

Создать и заключить ЭД не сложно: достаточно компьютера или смартфона, доступа к интернету, электронной почте или личному кабинету оператора ЭДО.

Не каждый такой договор будет иметь юридическую силу. Чтобы ЭД признали действительным, нужно соблюдать два требования:

Содержание можно воспроизвести на материальном носителе — например, распечатать.
Партнеров, указанных в договоре, можно безошибочно установить.

Если заключить договор без учета этих требований, его нельзя будет использовать как доказательство в судебном разбирательстве.

При использовании ЭД также необходимо соблюдать меры безопасности: использовать электронную подпись, шифровать данные и защищать их от несанкционированного доступа. Это гарантирует конфиденциальность и целостность информации, а также предотвращает возможные споры и мошенничество.

Чем бумажный договор отличается от электронного

У электронного договора в сравнении с бумажным аналогом есть как преимущества, так и недостатки. К первым относится экономия средств и времени: не нужно тратиться на печать и доставку, а также ждать курьера для подписания документов. Но это не единственные плюсы, которые дает цифровой формат.

Автоматизация рутины. Если использовать договор на бумаге, сотрудники тратят время не только на формирование документа, но и на согласования, поиск подписантов и отправку.

Прозрачность при согласовании. Отправляя ЭД с помощью ЭДО, вы можете добавить любое количество согласующих со стороны своей организации. Это удобно, когда договор должны проверить директор, юрист и исполнитель.

Хранение документов. Договоры необходимо хранить даже после выполнения обязательств на случай судебных разбирательств. Но электронные документы не нужно печатать, что освобождает место.

Несмотря на эти преимущества, не всегда получится использовать электронные договоры. У такого формата есть ряд исключений. Например, если в законе прямо указан бумажный формат или между сторонами сделки заключено соглашение, по которому договор составляется только на бумаге.

Также стоит учесть, что некоторые договоры нужно оформлять с привлечением нотариуса. Например, купли-продажи доли в ООО. Для таких сделок доступно дистанционное заверение: стороны самостоятельно выбирают себе нотариусов удаленно, без личного присутствия.

Обменивайтесь документами с контрагентами в Диадоке и выгружайте их в любую систему отчетности по требованию госорганов

Подключиться

Реклама 16+.

Имеет ли электронный договор юридическую силу

ЭД будет иметь юридическую силу, если его подпишут обе стороны. Это можно сделать даже при обмене подписанными сканами документов через email. Но если вы используете этот метод, то потеряете часть преимуществ электронного документооборота, о которых мы писали ранее. Эффективнее воспользоваться услугами оператора ЭДО, подписывая документ электронной подписью.

Электронные подписи бывают нескольких видов:

ПЭП — это код, пароль или смс, которые используют для аутентификации личности и подтверждения согласия на выполнение операций. Например, для авторизации на сайтах или подтверждения платежа при покупке в онлайн-магазинах и маркетплейсах.
НЭП — это набор зашифрованных символов, который позволяет однозначно установить принадлежность подписи владельцу и защитить документ от несанкционированных изменений. Является более защищенной версией, чем ПЭП. Подходит для внутреннего документооборота в компаниях и подачи отчетности в налоговые органы физическими лицами.
КЭП является наиболее защищенным типом ЭП и формируется с использованием сертифицированных средств шифрования. Получить КЭП можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Для работы с электронными договорами рекомендуем выпустить КЭП. С ней не понадобится выполнять специальные условия: оформлять соглашения и указывать, как установить подписантов. Руководители организаций получают КЭП в ФНС, руководители финансовых организаций — в Центробанке, а руководители госорганов — в Федеральном казначействе.

Как заключать договоры с помощью ЭДО

Рассмотрим процесс создания и обмена электронными договорами на примере Контур.Диадока — оператора ЭДО.

Этап 1 — Создайте текст договора

Нужно оформить договор в редакторе на компьютере или экспортировать в любом удобном формате. Например, PDF, DOCX, XLSX. ФНС также разработала собственные форматы — PDF/A-3 и XML. Но использовать их необязательно.

Этап 2 — Загрузите договор

Для этого необходимо создать новый договор в разделе «Документы» и загрузить экспортированный из редактора файл. После этого в системе отобразится его название, останется заполнить несколько полей.

Этап 3 — Отправьте документ

Чтобы это сделать, достаточно указать ИНН получателя, тип договора, номер, дату и валюту, а также проставить галочку «Запросить подпись контрагента для всех документов». После подписания партнер получит договор через несколько минут.

Этап 4 — Проверьте документ

Когда придет ответ от контрагента, нужно удостовериться в его подлинности. Для этого проверьте КЭП или НЭП, которой он подписан. Выполнить проверку можно с помощью специальных программ или сервисов. Например, Госуслуг, Крипто.Про или КриптоАРМ.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Где еще пригодятся услуги оператора ЭДО

ЭДО подходит не только для работы с договорами, но и для обмена другими документами. Например, УПД, счетами, накладными, актами выполненных работ счетами-фактурами. В некоторых случаях использование услуг оператора электронного документооборота — обязательное условие для ведения законной деятельности.

Для работы с маркируемыми товарами необходимо передавать сведения в систему маркировки Честный знак. Чтобы это сделать, необходимо обмениваться с контрагентами УПД, наполняя их кодами маркировки или просто указывая GTIN и количество товара. Это зависит от того, какой вид учета применяется в конкретной товарной группе: объемно-сортовой или поэкземплярный.