Документооборот в бухучете: составляем график

Ежедневно бухгалтер контролирует движение большого количества первички: ведь документы могут потеряться, а ответственные затянуть со сроками исполнения. Это может негативно сказаться на отчетности. Наладить процесс поможет график документооборота. Рассказываем, как его составить.

Что такое график документооборота и зачем он нужен бухгалтеру

График документооборота — это порядок движения документов в организации. Включает в себя виды документов, план их перемещения, ответственных и сроки исполнения. График помогает оптимизировать работу предприятия, упрощает коммуникацию между подразделениями и усиливает контроль за исполнением. Его можно создать для каждого отдела, а после — объединить в общую схему для организации.

График документооборота поможет бухгалтерии:

• закрепить порядок обмена документами в учетной политике, унифицировать их оформление и соблюсти требования бухгалтерского законодательства;
• равномерно распределить обязанности между сотрудниками;
• наладить контроль за перемещением документов в организации;
• своевременно сдавать отчетность.

Внедрить новый инструмент в бухгалтерию может быть непросто, но со временем он поможет улучшить работу отдела и выявить зоны роста сотрудников. При работе над графиком главбух может делегировать часть работы подчиненным и закрепить за каждым функциональную роль.

Нормативное регулирование

В график документооборота бухгалтерии включают только бухгалтерские и налоговые документы. Рассмотрим их классификацию и нормативную базу.

Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный стандарт ФСБУ 27/2021, который применяют с 1 января 2022 года коммерческие организации. В нем прописаны требования к бухгалтерским документам, порядок их исправления и хранения, а также требования к документообороту в бухгалтерии. На эти нормы следует опираться при составлении графика.

Определение документооборота в бухгалтерском учете дано в подп. б п. 2 ФСБУ 27. Под ним понимают движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения (для составления бухгалтерской отчетности, помещения в архив и др).

К бухгалтерским документам относятся первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета (подп. а п. 2 ФСБУ 2):

А еще ФСБУ 27 ввел такое понятие, как оправдательные документы, но не относит их к документам бухучета. Первичный документ может составляться на основании оправдательного (подп. в п. 8 ФСБУ 27), но не каждый оправдательный считается первичным документом.

Кроме договора к оправдательным документам можно отнести чек, счет, квитанцию об оплате и т.п.

Ответственные за график

Часто ответственность за составление графика закрепляется за главным бухгалтером, который отвечает за бухучет в целом и формирует учетную политику организации. Он составляет и корректирует график, а также контролирует его выполнение.

А вот ответственный за организацию документооборота — руководитель (п. 28 ФСБУ 27/2021). Поэтому будет не лишним обратиться к нему за консультацией, чтобы в документе были учтены все внутренние процессы компании.

Директор подписывает готовый документ. Бухгалтер оформляет его как приложение к учетной политике или отдельным приказом. Также к графику можно составить инструкцию.

Сотрудники должны ознакомиться с документом и получить его копию. С этого момента они обязаны соблюдать правила ведения документооборота. За нарушение правил можно наложить дисциплинарное взыскание — например, выговор или замечание.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Как составить график документооборота в бухгалтерии

График составляют в несколько этапов. В каждом может участвовать несколько сотрудников, весь процесс курирует ответственный работник.

Этап 1 — соберите данные о текущем состоянии документооборота

Проанализируйте информацию о документообороте в компании:

• какая у нее организационная структура — какие есть отделы и подразделения, кто кому подчиняется;
• есть ли особенности деятельности и системы управления;
• сколько зарегистрировано структурных и обособленных подразделений;
• с какими видами первички работает фирма, как происходит ее обработка и учет;
• способ получения документов — бумажный, электронный;
• цикл их движения — кто от кого получает, кто проверяет, кто кому передает и как хранит;
• список участников документооборота;
• сроки хранения бухгалтерских документов;
• порядок архивации.

После сбора и анализа данных можно приступать к основным этапам.

Этап 2 — сформируйте маршрут движения документов

Определите список первичных документов организации: это могут быть накладные, расчетные ведомости, авансовые отчеты, бухгалтерские справки и др. В зависимости от стадий жизненного цикла для каждого документа прописывают маршрут.

Стадии жизненного цикла первичных документов можно изобразить так:

создание → предоставление → обработка → хранение

Далее список документов и цикл их движения вносят в таблицу. Рассмотрим это на примере одного документа — графика работы бухгалтерии.

Этап 3 — назначьте ответственных

Если пропустить этот этап, появляется риск — без ответственных сотрудников документы будут поступать в бухгалтерию с опозданием.
Возможны два пути:

1. Закрепить ответственность за всеми сотрудниками отделов, которые работают с первичкой.
2. Выбрать в каждом отделе одного сотрудника, который будет собирать документы и передавать их в бухгалтерию. Например, начальник отдела кадров передает табель учета рабочего времени и график отпусков, а секретарь — должностные инструкции.

При выборе варианта учитывайте особенности маршрута: чем он сложнее и дольше, тем больше ответственности требуется от исполнителя.

Этап 4 — укажите сроки

При определении сроков передачи документов главному бухгалтеру нужно учитывать:

• особенности законодательства. Например, график отпусков утверждают не позднее чем за две недели до наступления календарного года;
• необходимость проверки и обработки документов;
• время на исправление и корректировку данных.

Учитывая эти факторы, устанавливается срок сдачи первички:

• ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) до такого-то числа;
• с момента исполнения или подписания.

Варианты можно комбинировать в зависимости от типа документа. Например, накладные передаются в бухгалтерию каждый месяц до 20 числа, а график отпусков — не позднее двух рабочих дней с момента подписания документа.

Этап 5 — сформируйте график

После подготовки и сбора информации можно составлять график. Каждая организация сама разрабатывает его форму. При этом важно учитывать требования Федерального стандарта ФСБУ 27/2021 и Закона о бухучете.

Часто его оформляют как таблицу: в строках указывают названия документов, а в столбцах — их характеристики: количество экземпляров, ответственных за сдачу и т.п. В структуре можно использовать текст, схемы, списки, а также комбинировать эти элементы, например:

• текст — инструкция к графику;
• схема — маршрут движения;
• список — алфавитный указатель документов;
• таблица — сам график.

Но лучше не использовать слишком много элементов, иначе возникнут сложности в применении графика. Пример графика документооборота бухгалтерии:

Документы в графике-примере структурированы в зависимости от отдела, но их можно обобщить по-другому или вовсе обойтись без этого.

Этап 6 — утвердите и начните использовать

Готовый график нужно подписать у руководителя и оформить по нему приказ. В тексте приказа указывают, на основании чего утверждается документ и кто ответственен за его исполнение.

Пример оформления:

После утверждения графика:

• соберите у сотрудников подписи, что они с ним ознакомлены. Можно попросить расписаться на отдельном листе или на выписке из графика;
• внесите информацию о соблюдении графика в трудовой договор и должностные инструкции;
• предусмотрите дисциплинарную ответственность за нарушение графика;
• укажите в договоре с контрагентами информацию о сроках передачи документов.

Теперь график можно использовать.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

График документооборота для госорганизаций

С 2025 года правила ведения документооборота в бюджетных организациях могут стать унифицированными. Минфин подготовил проект изменений Федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», в котором закрепил требования к документам и документообороту в бухгалтерском учете для госорганизаций.

Согласно проекту, график документооборота утверждается в рамках учетной политики, а ответственный за его организацию — руководитель.

График должен содержать:

• названия первичных документов;
• сроки их передачи, рассмотрения и утверждения;
• вид документов (бумажный или электронный);
• ответственного за подготовку и направление документов;
• кто подписывает документ;
• кому и в какой срок направляется обработанная информация, например, инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации.

Организованный таким образом документооборот должен предотвращать задержки в передаче первички и несанкционированный доступ к бухгалтерским документам.

Несмотря на то, что изменения в стандарте касаются госорганизаций, коммерческие компании также могут брать их за основу при составлении графика документооборота в бухгалтерии.

Наказание за несоблюдение графика документооборота

Ответственность за нарушение графика не установлена, поэтому работодатель вправе сам разработать механизм взысканий. При этом следует не только наказывать за нарушение сроков сдачи первички, но и поощрять за своевременное исполнение обязанностей.

План действий по соблюдению документооборота в бухгалтерии:

• добавить информацию о графике в должностную инструкцию и трудовой договор;
• внести график в список обязательных документов для ознакомления при приеме на работу;
• использовать инструменты мотивации при работе с первичкой, например, премию по итогам года;
• применять дисциплинарные взыскания по ст. 192 ТК РФ за несоблюдение графика, например, замечание или выговор;
• закрепить в положении о премировании условие о снижении размера премии или депремирования для сотрудников, которые постоянно нарушают установленные сроки (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1).

Вопрос-ответ