Что такое счет 71 в бухгалтерском учете

Представьте ситуацию: руководитель дает сотруднику деньги на поездку, чтобы закупить нужные материалы или оплатить доставку. Деньги ушли, а в бухгалтерии — тишина. Куда потрачены средства? Вернул ли человек остаток? Все ли чеки на месте? Чтобы не гадать и не собирать информацию по крупицам, в бухгалтерском учете используется специальный инструмент — счет 71. Он помогает контролировать любые подотчетные суммы: от 500 рублей на канцелярию до нескольких тысяч на командировку или аренду стенда на выставке.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

Что такое счет 71 и зачем он нужен

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется для учета денежных средств, временно выданных сотрудникам. Эти деньги еще не считаются израсходованными, а потому не проходят как прямые расходы компании. Они «в пути»: выданы, но еще не подтверждены документами. Сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет, чеки, квитанции или акты. После этого бухгалтер либо учитывает суммы в расходах, либо фиксирует возврат остатка или перерасход.

Счет 71 — активный. Это значит, что он показывает, сколько сотрудник временно должен компании. По сути, когда работнику выдают деньги под отчет, эти средства еще не считаются расходом фирмы. Пока нет подтверждающих документов — это долг сотрудника перед организацией. И этот долг отражается именно на активном счете 71.

В бухгалтерии активные счета отвечают за то, что принадлежит компании или что ей должны. Это могут быть деньги в кассе, материалы на складе, товары на продажу или — как в случае с счетом 71 — выданные, но еще не подтвержденные деньги.

Какие счета есть в бухгалтерском учете

Как работает дебет и кредит по счету 71

По дебету отражается выдача денег под отчет. То есть сотруднику выдали — он теперь должен отчитаться. Наример:

Дт 71 Кт 50 — сотруднику выданы деньги из кассы;
Дт 71 Кт 51 — выданы безналичным переводом.

По кредиту отражается, что сотрудник отчитался или вернул остаток. Например:

Дт 20/26/44 Кт 71 — сотрудник сдал авансовый отчет, подтвержден расход;
Дт 50 Кт 71 — вернул остаток в кассу;
Дт 51 Кт 71 — перевел остаток на расчетный счет.

Таким образом, по дебету — выдали, по кредиту — отчитались или вернули.

Иногда что-то идет не так: сотрудник не сдает отчет или теряет документы. В этом случае долг может быть удержан из зарплаты — тогда сумма переносится на счет 73 «Прочие расчеты с персоналом»:

Дт 73 Кт 71 — долг переведен;
Дт 70 Кт 73 — удержано из зарплаты.

Основные правила выдачи подотчетных средств

Поскольку на счете 71 учитываются подотчетные средства, работа с ним требует не только внимательности, но и соблюдения ряда формальных требований. Эти правила установлены как внутренними документами компании, так и нормами российского законодательства. Цель этих документов — обеспечить прозрачность движения денег и защитить бизнес от налоговых рисков.

Риски расчетов с подотчетными лицами и способы их избежать

Документальное основание

Выдача подотчетных сумм должна быть оформлена документально. Обязательно должен быть документ-основание для выдачи денег. К таким документам относятся: заявление от сотрудника на получение аванса, приказ или распоряжение руководителя с указанием цели, суммы, срока, кассовый ордер, если деньги выданы наличными, или платежное поручение, если средства переводились на карту сотрудника.

Без официального основания любая сумма, выданная «на руки», может быть признана доходом работника и обложена налогами.

Удобные расчеты по сотрудникам и автоматическая отчетность в Контур.Экстерне. Попробуйте 14 дней бесплатно!

Сроки отчетности

Сотрудник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после завершения командировки или даты расходования средств. К отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих расходы: чеки, квитанции, акты, накладные.

Если средства израсходованы не полностью, остаток возвращается в кассу или на расчетный счет компании. Если потрачено больше, чем выдано — сотруднику компенсируется разница.

Повторная выдача

Выдавать новый подотчет можно только после того, как сотрудник отчитался по предыдущему. Это требование закреплено в пункте 6.3 Указания Банка России №3210-У, и его нарушение считается грубым нарушением порядка ведения кассовых операций.

Документальное подтверждение

Все расходы должны быть подтверждены документами, оформленными надлежащим образом. Например, кассовые чеки с расшифровкой позиций, счета, накладные и акты — для услуг и работ, билеты, квитанции — при командировках, пояснительная записка — для представительских расходов.

Без таких документов затраты не признаются, и сумма может попасть под обложение НДФЛ и страховыми взносами.

Аналитический учет по каждому сотруднику

По счету 71 должен вестись аналитический учет в разрезе конкретных работников. Это позволяет видеть, кому, когда и на какие цели были выданы деньги, сколько сумм подтверждено документам, сколько осталось вернуть.

Как организовать учет по счету 71

Командировка. Сотрудник уехал в командировку, получил 30 000 рублей наличными. Израсходовал 28 000, сдал чеки и отчет, вернул 2 000 рублей в кассу. Проводки:

Дт 71 Кт 50 — выдано;
Дт 26 Кт 71 — признан расход;
Дт 50 Кт 71 — возвращен остаток.

Закупка и перерасход. Выдали 10 000 рублей, потрачено 11 500 рублей. Сотрудник представил все документы. Разницу в 1 500 рублей компания ему вернула. Проводки:

Дт 71 Кт 50 — выдача денег;
Дт 26 Кт 71 — расходы учтены;
Дт 71 Кт 50 — доплата сотруднику.

Отчет не сдан вовремя. Если сотрудник не отчитался в течение 3 рабочих дней после окончания командировки, сумма подотчета может быть удержана из зарплаты. Проводки:

Дт 73 Кт 71 — долг переводится на счет прочих расчетов;
Дт 70 Кт 73 — удержание при начислении зарплаты.

Злоупотребление подотчетами: что нужно знать бухгалтеру

Типичные ошибки при работе со счетом 71

Работа с подотчетными средствами — это не просто «выдали — отчитались». Здесь легко совершить ошибки, которые могут обернуться проблемами и для бухгалтера, и для всей компании.

Все операции по счету 71 должны вестись в соответствии с:

• планом счетов бухгалтерского учета (Приказ Минфина №94н);

• Налоговым кодексом РФ — особенно статьи 252 и 264, где указано, какие расходы можно признать обоснованными;

• Трудовым кодексом РФ — если речь идет об удержаниях из зарплаты или компенсациях.

Выдача денег без приказа. Да, бывает, нужно срочно что-то оплатить: курьер на пороге, сотрудник вот-вот уедет в командировку. Но если документального основания не будет, при проверке могут признать, что деньги выданы «в никуда». И тогда вместо расходов это станет доходом сотрудника — с налогами, пенями и объяснениями налоговому инспектору.

Не сданные вовремя отчеты. Формально сотрудник должен отчитаться за подотчетные суммы в течение трех рабочих дней. Если он этого не сделал, счет 71 «висит», данные по отчетности искажаются, и бухгалтер не может закрыть месяц. Если таких «зависших» сумм накапливается несколько — начинается путаница.

Сотрудник потерял кассовый чек для авансового отчета, что делать?

Выдача нового аванса до отчета по предыдущему. Это прямое нарушение кассовой дисциплины. Закон однозначен: сначала — отчет, потом — новая сумма. Иначе сложно понять, сколько денег у кого на руках, и контролировать расчеты становится почти невозможно.

Отсутствует аналитика по сотрудникам. Например, в учете есть 150 000 рублей в подотчете, но не ясно, кому они выданы. Один отчет потеряли, другой забыли, а третий — и вовсе не оформили. В результате непонятно, кто и сколько должен, и как эти суммы закрыть.

Ошибка при обработке перерасхода. Иногда сотрудник тратит больше, чем получил, и компания возвращает разницу. Но если это неверно оформить в учете — можно либо снизить расходы, либо ошибочно начислить налоги.

Чтобы избежать проблем с налоговой и трудовой инспекцией, все проводки по счету 71 должны быть документально подтверждены, оформлены вовремя и правильно.

Бухгалтеру важно не просто провести операцию, но и убедиться, что на руках есть нужные документы, с правильными датами, реквизитами и суммами.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать