Риски расчетов с подотчетными лицами и способы их избежать

Правила расчетов с подотчетниками

Расчеты работодателя с подотчетными лицами, кроме валютных, регулируют Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Получать деньги под отчет могут штатные работники и физлица, с которыми заключен договор ГПХ, в том числе самозанятые (письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). Лицам, с которыми не заключен трудовой или гражданско-правовой договор (например, участникам ООО), выдавать подотчетные нельзя.

Основанием выдачи денег под отчет является один из документов (п. 6.3 Указаний):

• приказ руководителя на разовую выдачу средств одному подотчетному лицу или на несколько выдач одному или нескольким подотчетникам с указанием конкретных сумм и сроков представления авансового отчета.

• письменное заявление подотчетного лица.

Подотчетное лицо обязано в срок, установленный приказом на выдачу средств, представить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. Проверка авансового отчета в бухгалтерии, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

3 рабочих дня
с даты возвращения из командировки — срок представления авансового отчета для командированных сотрудников

Удобнее всего оформлять правила расчетов с подотчетными лицами в отдельном локальном нормативном акте, например, «Положении о порядке расчетов с подотчетными лицами». В нем определяют в том числе сроки представления авансовых отчетов и порядок перечисления подотчетных средств: наличными или перечислением на карты работников, в т.ч. зарплатные (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Подключите тариф «Кадровая отчётность» в Экстерне

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше

Риски, возникающие при расчетах с подотчетными лицами

Основные проблемы, которые могут появиться при выдаче денег под отчет:

• опоздание с представлением авансового отчета;

• дефекты в подтверждающих расходы документах;

• нарушения порядка ведения кассовых операций.

Рассмотрим каждый риск подробнее.

Несвоевременное представление авансового отчета

Если работник нарушит срок представления авансового отчета, работодатель имеет право удержать незакрытые авансовым отчетом суммы из его зарплаты не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для отчета. Но при условии, что подотчетник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ; письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1).

Если работодатель не воспользуется указанным правом, то возникнет риск включения долга подотчетного лица в его доход, облагаемый НДФЛ (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2019 № Ф10-4698/2019 по делу № А35-12731/2017, Определением Верховного Суда РФ от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047 отказано в передаче дела № А35-12731/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления).

Аналогичный подход в части обложения долга подотчетника страховыми взносами продемонстрирован в Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.10.2020 № Ф07-11092/2020 по делу № А66-6506/2019 (Определением Верховного Суда РФ от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792 отказано в передаче дела № А66-6506/2019 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления).

Упростите работу с требованиями ФНС. Удобно отслеживать, можно выбирать способ ответа и прикреплять подтверждающие документы в любом формате

Попробовать

Представление в составе авансового отчета документов с дефектами

Особое внимание бухгалтерии нужно обратить на проверку представленных вместе с авансовым отчетом документов, подтверждающих заявленные расходы. Дефекты оправдательных документов, в ряде случаев, могут привести к тем же последствиям, что и непредставление авансового отчета — отказу в учете расходов и обложению подотчетных средств зарплатными налогами (письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 19.05.2021 № Ф05-9278/2021 по делу № А41-107632/2017).

Наличные расчеты (здесь и далее под наличными расчетами понимается, не только оплата наличными, но и оплата по карте) подотчетного лица с компаниями, за исключением ряда ситуаций, должны подтверждаться чеком ККТ (БСО) контрагента. Причем налоговики могут проверить, чтобы в реквизитах данного чека были указаны, помимо общеобязательных реквизитов (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ), дополнительные реквизиты, содержащие данные работодателя подотчетного лица — наименование, ИНН (п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).  Для того, чтобы контрагент оформил чек ККТ с подобными реквизитами, подотчетное лицо должно представить контрагенту доверенность, выданную работодателем (Письмо Минфина России от 05.08.2019 № 03-01-15/58816).

Оправдательным документом по наличным расчетам подотчетного лица с ИП выступает либо вышеуказанный чек ККТ, либо, если ИП применяет ПСН, — документ, содержащий наименование, порядковый номер, а также часть реквизитов чека ККТ (п. 2.1 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Налоговики рекомендуют проверять выдаваемые контрагентами чеки на наличие обязательных реквизитов (например, QR-кода), а также их действительность. Проверить чек можно на сервисе ФНС. Рекомендуем включить в локальный нормативный акт по расчетам с подотчетными лицами обязанность подотчетного лица проверять наличие в чеке обязательных реквизитов, а также его действительность.

Чеки ККТ подтверждают факт наличных расчетов, т.е. оплаты, но не подтверждают факт приобретения подотчетным лицом товаров, работ, услуг. Поэтому к авансовым отчетам должны прикладываться первичные документы на получение подотчетным лицом товаров, выполнение работ, оказание услуг: товарные чеки, накладные, акты, квитанции и т.п.

Можно обойтись только чеком ККТ без дополнительной первички в случае, если чек ККТ содержит обязательные реквизиты первичного документа (Письмо Минфина России от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).

Риски нарушения порядка ведения кассовых операций

Во-первых, нужно учесть, что можно выдавать из кассы средства под отчет из наличной выручки, а также снятых со счета средств, но нельзя выдавать наличные из других поступлений в кассу, например, из средств, возвращенных в кассу другим подотчетником (п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У; письмо Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

Во-вторых, при расчетах с подотчетными лицами важно помнить про лимит наличных расчетов. Работодатель может выдать любую сумму наличными под отчет своим работникам или физлицам по договору ГПХ в случае, если такие физлица не имеют статуса ИП (п. 1 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Если же средства под отчет выдаются наличными контрагенту по договору ГПХ, имеющему статус ИП, безопаснее соблюдать лимит и не выдавать более 100 000 рублей в целом в рамках договора ГПХ (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Также надо предупредить подотчетное лицо (а лучше прописать данное правило в локальном нормативном акте), что подотчетник, выступающий при расчетах с контрагентами в качестве представителя работодателя, не имеет права осуществлять платежи наличными в адрес одного контрагента по одному договору в сумме более 100 000 рублей.

В-третьих, небезопасно выдавать подотчетным лицам возмещение перерасхода по авансовому отчету наличными, так как есть судебное решение в пользу того, что такая выплата является нарушением (Постановление 9 ААС от 11.12.2020 № 09АП-54399/2020).

Выявленное проверяющими нарушение порядка ведения кассовых операций с подотчетными лицами может привести к наложению штрафа по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.