Сотрудник потерял кассовый чек для авансового отчета, что делать?

22 сентября 2023 Вопрос

Выдали сотруднику деньги под отчет для покупки оборудования, он долго не отчитывался, а потом выяснилось почему: потерял чек. Как теперь подтвердить расходы?

Анна Негинская Бухгалтер частной практики, эксперт по налогам

Ответ эксперта

Первое и самое простое, что можно сделать, — это обратиться к продавцу. Чеки хранятся в фискальном накопителе постоянно и не удаляются. Кроме того, любой чек продавец может найти в личном кабинете своего ОФД: там они хранятся 5 лет. Помогать вам восстановить утерянный чек продавец не обязан, но может пойти вам навстречу.

Уточните, платил ли сотрудник картой и нет ли у него случайно приложения ФНС «Мои чеки онлайн» или телеграм-бота Cheki FNS. Там отображаются все чеки по покупкам, оплаченным картой. На будущее приложение и чат-бота лучше установить.

Избежать подобных проблем помогут электронные чеки. Просите своих подотчетников при покупке сообщать кассиру адрес электронной почты или номер телефона, на который тот отправит чек. Если отправлять чеки на имейл умеют многие, но не все кассы, ввести номер телефона можно на любом кассовом аппарате. В этом случае в смс придет ссылка на сайт, где можно скачать чек.

Кстати, электронный чек имеет юридическую силу бумажного документа, поэтому его можно распечатать и использовать для подтверждения расходов.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Если найти чек не удастся, выясните, есть ли другие подтверждающие документы:

товарный чек (Письмо Минфина России от 16.08.2017 № 03-01-15/52653);
слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 24.03.2021 № 03-03-07/21069, от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877);
если речь идет не о покупке, а о поездке — бланк строгой отчетности, в том числе маршрут-квитанцию электронного билета, посадочный талон со штампом о прохождении досмотра (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, Письма Минфина России от 20.01.2022 № 03-03-07/3198, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214.

Если ничего из перечисленного нет, учесть эти затраты в расходах не получится: без подтверждающего документа у вас нет на это права.

Бывают ситуации, когда налоговики требуют наряду с кассовыми чеками товарные, аргументируя это тем, что чек не относится к первичным документам. Однако это не так: по 54-ФЗ, кассовый чек является первичным документом (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ), а значит, подтверждает расходы.