НДС по расходам на командировку

16 ноября 2022

НДС с расходов на проезд и наем жилого помещения в командировке можно принять к вычету. Для этого необходимость расхода, его связь с работой и фактическая оплата должны быть подтверждены документами. Разбираемся с нюансами НДС по командировочным расходам.

bs

Статья подготовлена по материалам вебинара Контур.Школы «НДС. Разбираем вопросы начинающих бухгалтеров».

Что относится к командировочным расходам

К командировочным относят расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах, расходы на аренду жилья или оплату гостиницы.

Чтобы бухгалтер мог принять к вычету НДС по командировочным расходам, должны выполняться несколько условий:

  1. Расходы фактически оплачены (п. 7 ст. 171 НК РФ).
  2. Расходы подтверждены документами.
  3. Расходы связаны с деятельностью организации.

Командировочные расходы подтверждают такие документы:

  • приказ о направлении работника в командировку на определенный срок — в распоряжении обязательно указывают цель командировки;
  • авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах — отчетность утверждает руководитель организации;
  • документы, прилагаемые к авансовому отчету — о найме жилого помещения, проездные документы, которые подтверждают фактические расходы работника в командировке;
  • иные документы.

extern

Бесплатно заполните, проверьте и сдайте декларацию по НДС через интернет

Как принять к вычету НДС со стоимости проезда

Сотрудник фиксирует командировочные расходы в авансовом отчете и обязательно прикладывает к нему документы, подтверждающие затраты. Бухгалтер должен отразить эти документы в книге покупок, чтобы заявить к вычету НДС с расходов на проезд работника к месту командировки и обратно.

Какие документы подтверждают вычет

Основной документ для принятия НДС к вычету — счет-фактура. Но его выдают не всегда. Могут не выдать, к примеру, если билеты покупаются за наличные или сотрудник приобретает их сам. 

Если счета-фактуры нет, воспользуйтесь правилами заполнения книги покупок: кроме счета-фактуры в книгу можно включить бланк строгой отчетности (БСО) или копию такого бланка (п. 18 Правил из ПП РФ от 26.12.2011 № 1137). 

БСО в случае с командировкой — это проездной документ, который заполняют по форме, установленной Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ, то есть билет на самолет, поезд, автобус. Но сумма НДС в билете должна быть выделена отдельной строкой: только тогда его можно принять к вычету.

Важно! Бухгалтеру требуется не только счет-фактура, но и подтверждение оплаты. К вычету можно принять только фактически оплаченные расходы по командировке.

Как подтвердить факт оплаты

Если к билету прилагается чек ККТ, значит, за проездные документы уже рассчитались наличными или банковской картой. Когда у бухгалтера есть и сам билет, и подтверждение его оплаты, БСО можно зарегистрировать в книге покупок. 

Если же кассового чека к билету нет, понадобится QR-код, расположенный на билете. Как правило, кодом зашифрованы данные, подтверждающие оплату. Работник, который ездил в командировку, должен самостоятельно отсканировать QR-код, распечатать его содержимое и приложить распечатку вместе с билетом к авансовому отчету для подтверждения оплаты.

Когда нет ни чека ККТ, ни QR-кода, нужно искать признаки чека ККТ на самом билете. К таким признакам относятся:

  • порядковый номер фискального документа;
  • дата и время осуществления расчета;
  • сумма расчета;
  • заводской номер фискального накопителя;
  • фискальный признак документа.

Если в билете есть все эти сведения, его можно регистрировать в книге покупок.

Важно! На основании зарегистрированного билета НДС принимают к вычету. Но только если налог выделен отдельной строкой.

В каком периоде принять к вычету налог с проездных документов

НДС с билета можно принять к вычету в квартале, в котором сотрудник отчитался за командировку — предоставил авансовый отчет и приложил к нему проездные документы.

На более поздний срок вычет по авансовому отчету лучше не переносить (письма Минфина РФ от 17.10.2017 № 03-07-11/67480, от 14.07.2020 № 03-07-14/61018, письмо ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@). 

sverka-nds

Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с Контур.НДС+

Как подтвердить обоснованность расходов

Командировка должна быть связана с непосредственной деятельностью предприятия. Если директору или собственнику бизнеса оформили командировку для компенсации расходов на личную поездку, НДС к вычету лучше не заявлять — у налоговой возникнет много вопросов. 

Вывод

Если билет оформлен на бланке строгой отчетности, а командировка непосредственно связана с деятельностью предприятия, отвечает всем законодательным требованиям и оформлена документально, НДС со стоимости билета можно заявить к вычету. 

В таком случае билет регистрируют в книге покупок, после чего бухгалтер принимает к вычету налог на добавленную стоимость. Если же поездка не соответствует базовым условиям, принимать налог к вычету не рекомендуется.​

Как учитывать НДС с сервисного сбора и сторонних услуг

НДС принимают к вычету, если есть подтверждающие документы. Когда сторонние услуги подтверждены счетом-фактурой, бухгалтер может зачесть НДС.

Сервисный сбор

НДС с сервисного сбора нельзя принять к вычету. Налоговый кодекс не относит его к расходам на проезд к месту командировки и обратно. 

Но есть нюанс: НДС с сервисного сбора за авиабилет не учитывают, если его приобрел командированный работник (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если же услуги по оформлению авиабилетов для командированных работников организация приобретает самостоятельно, то входной НДС можно принять к вычету — на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
 
Александра Задорожнева
Копирайтер

Выбор места в самолете

Многие авиакомпании предлагают выбрать место в самолете за дополнительную плату. НДС по этой дополнительной услуге можно принять к вычету, но не всегда.

Работник оплачивает общую сумму по билету, в том числе и дополнительную услугу. После проведения платежа приходит официальный чек: в нем есть и сумма платы за билет, и доплата за выбор места, и НДС по каждой позиции. 

Если авиакомпания выдала счет-фактуру, налог можно принять к вычету в общем порядке.

Если же счета-фактуры нет, но есть электронный многоцелевой документ, нужно посмотреть, что в нем отразили. Обычно авиакомпании разделяют стоимость билета и оплату услуги по выбору места. То есть фактически приходит два электронных документа — на билет и на выбор места. В таком случае можно принять к вычету только НДС со стоимости авиабилета.

Услуги питания

Иногда в стоимость билета включают услуги по питанию. Но принять НДС с оплаты таких услуг к вычету нельзя. И вот почему: услуги по питанию не входят в состав расходов по налогу на прибыль, поэтому НДС с таких услуг не принимают к вычету (письма Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945, ФНС от 09.01.2017 № СД-4-3/2@).

Как принять к вычету расходы по оплате гостиницы

Если сотрудник сам оплатил гостиницу, пока находился в командировке, входной НДС принимают к вычету только при одновременном выполнении двух условий (письма Минфина от 14.10.2015 № 03-07-14/58804, от 25.02.2015 № 03-07-11/9440):

  • работнику выдали в отеле счет на бланке строгой отчетности;
  • налог на добавленную стоимость выделили в счете отдельной строкой;
  • у сотрудника есть документ, подтверждающий оплату счета.

Если же гостиницу оплатила организация, то НДС принимают к вычету по общим правилам — по выставленному счету-фактуре от отеля и документу, подтверждающему оплату.

Что важно запомнить

НДС по командировочным расходам можно принять к вычету только после их фактической оплаты и при наличии документального подтверждения. К вычету заявляют налог и по авиабилетам, и по железнодорожным билетам, и по автобусным билетам — условия для проездных документов одинаковые. Входной НДС по командировочным расходам отражают в книге покупок в тот момент, когда подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, сопроводительные документы и отчитывается по командировке.

Статью подготовила Александра Задорожнева, копирайтер

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий