Как вести бухгалтерский учет излишков

При инвентаризации в конце года часто выявляются излишки материалов, товаров, наличных денег и основных средств. Расскажем, как учесть их в бухгалтерском и налоговом учете.

Татьяна Евдокимова Эксперт по бухгалтерскому учету

Что такое излишки и в каких случаях возникают

Излишки — это некоторое количество активов компании, которые превышают учетные данные или вовсе не поставлены на учет. Например, при инвентаризации магазин обнаруживает, что на полках и в подсобке оказалось 130 упаковок зубной пасты и 45 щеток, хотя в документах значатся, соответственно 126 и 42 штук. Излишки здесь — это 4 тюбика пасты и 3 зубных щетки.

В излишки могут попасть не только товары, но и материалы на производстве, деньги в кассе и даже оборудование, которое относится к основным средствам. Например, поставщик отгрузил рулон ткани общей длиной 350 м, хотя в документах значатся 300 м. Тогда по итогам года на производстве обнаружатся лишние 50 м ткани.

Излишки возникают из-за ошибок: например, в расчетах, при отпуске товаров и материалов, при проведении инвентаризации. Другие причины — потери данных, неучтенные и избыточные поставки, злой умысел и случайные ситуации, например, когда покупатель оплатил товар и забыл его на прилавке. Такие ошибки обнаруживаются при инвентаризации, после чего излишки надо поставить на учет.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Какие документы нужны для бухгалтерского учета излишков

Излишки нужно принять к учету. Чтобы оформить факт выявления излишков, нужны сличительные ведомости. Это могут быть унифицированные бланки ИНВ-18 и ИНВ-19 или формы, самостоятельно разработанные компанией.

Также для удобства анализа и контроля за выявленными расхождениями можно оформлять ведомость учета результатов инвентаризации — ИНВ-26. Для отражения в учете подходят и бухгалтерская справка об оприходовании или отчет оценщика со сведениями о справедливой цене этих предметов.

Какие бы формы ни выбрала компания, они должны быть утверждены в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Как вести бухгалтерский учет излишков

Шаг 1 — поиск ошибок в учете. Активы, не поставленные на учет, могут быть результатом ошибки. Например, бухгалтер не учел материалы или товары, хотя накладные по ним поступили, или дважды отразил списание. Поэтому в первую очередь нужно проверить, не было ли в учете подобных ошибок. Если ошибки обнаружены, их надо исправить в обычном порядке.

Шаг 2 — оформление документов для принятия излишков к учету. Если ошибки не выявлены, то нужно подготовить бумаги, на основании которых излишки принимаются к учету. Прежде всего это сличительные ведомости: 

• ИНВ-15 — для наличных денег и денежных документов — в эту форму включен также и инвентаризационный акт;

• ИНВ-18 — для основных средств;

• ИНВ-19 — для товаров, запасов, материалов.

Данные о результатах инвентаризации вносят в общую ведомость учета результатов по форме ИНВ-26 или в произвольном виде. Инвентаризационная комиссия оформляет протокол, в котором предлагает способы учета излишков и недостач.

На основании этих документов руководитель издает приказ о постановке излишков на учет. Затем приказ вместе со всеми документами передается в бухгалтерию.

Кроме того инвентаризационная комиссия устанавливает причины, по которым излишки появились, и запрашивает объяснение у материально-ответственного лица. Кладовщик пишет объяснительную, которую прилагают к общему пакету документов. В отличие от случая с недостачами, взысканий к ответственному лицу не применяется, но руководитель может сделать замечание, объявить выговор или лишить премии за нарушение порядка на складе.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Шаг 3 — оценка стоимости выявленных излишков. Обойтись без оценки можно, только если выявлены излишки денег в кассе. Прочие активы принимаются к учету по рыночной стоимости (пп. «а» п. 28 положения по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). На стоимость влияет техническое состояние актива. 

Компания может определить стоимость самостоятельно, ориентируясь на стоимость таких же товаров на рынке, и тогда цена фиксируется в бухгалтерской справке. В ответственных случаях: например, при определении цены дорогостоящего основного средства, можно пригласить независимого оценщика, и стоимость будет зафиксирована в его отчете.

Шаг 4 — составление проводок по оформлению излишков. Записи делают в периоде проведения инвентаризации. Бухгалтер выбирает счет, на котором будут отражаться выявленные излишки. 

Если речь идет об основном средстве, которое можно использовать без дополнительных вложений или оно уже используется, актив учитывают по дебету счете 01 «Основные средства» или 03 «Доходные вложения в матценности». Но если для эксплуатации имущества нужны дополнительные вложения и его первоначальная стоимость пока неизвестна, актив ставят на учет по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Излишки товаров, продукции, материалов, денег и других ценностей оприходуют по дебету одного из счетов:

• 41 «Товары»;

• 10 «Материалы»;

• 43 «Готовая продукция»;

• 50 «Касса» и других. 

Одновременно нужно признать в бухучете прочий доход в той же сумме: его отражают по кредиту субсчета 91-1 «Прочие доходы» счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Приведем примеры проводок по оприходованию излишков разных категорий. Напомним, проводки составляются на день инвентаризации.

Как отразить излишки в налоговом учете

Кроме отражения в бухучете излишки надо отразить в налоговом учете. В этом случае тоже прежде всего надо проверить налоговый учет на ошибки, из-за которых и могли появиться излишки. Если ошибка обнаружилась, ее нужно исправить и подать уточненную налоговую декларацию (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 81 НК РФ).

Если ошибок нет, то излишки матценностей и нематериальных активов относят к внереализационным доходам, которые учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль и УСН (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). В Налоговом кодексе не определена дата признания таких доходов, но закрепилась практика — признавать их на дату оформления итогов инвентаризации.

Как и в случае с признанием в бухучете, излишки оценивают определяют по справедливой стоимости без НДС (пп. 5, 6 ст. 274 НК РФ). Лишь после оформления излишков в учете и их фактического использования можно будет учесть их стоимость в составе расходов.

При передаче излишков в производство или в эксплуатацию их ранее учтенную стоимость можно будет списать в расходы. Компании на ОСНО не должны начислять НДС при отправке излишков в эксплуатацию (письмо Минфина от 01.09.2005 № 03-04-11/218). Компании на УСН могут учесть в расходах оприходованные излишки товаров в день их продажи (письмо Минфина от 24.08.2017 № 03-11-06/2/54380).

Есть ли штрафы за неправильный учет излишков 

Если не поставить на учет выявленные излишки или допустить ошибки в их оприходовании, это грозит штрафами от 10 000 рублей по статье 120 НК РФ за некорректное отражение объектов на счетах учета.

Но основания для штрафа возникают, только когда нарушение считается грубым. Для этого одновременно должны выполняться условия, когда ошибка допущена дважды и более в течение календарного года: 

• в регистрах бухгалтерского учета;

• в регистрах налогового учета;

• в бухгалтерской отчетности.

Возможны и санкции за грубые ошибки в бухучете для должностных лиц по ст. 15.11 КоАП РФ: штраф 5-10 тыс. рублей при первом нарушении и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-2 года при повторном нарушении. Правда для этого стоимость неучтенных излишков должна быть достаточно высокой, чтобы занизить налог или показатели бухгалтерской отчетности больше, чем на 10%.

Итак, выявленные при инвентаризации излишки нужно поставить на учет в том же периоде, когда состоялась инвентаризация. Для этого нужно подготовить первичные документы для оформления: инвентаризационные ведомости, протокол инвентаризационной комиссии, приказ руководителя и отчет оценщика или бухсправку о стоимости излишков. После этого бухгалтер оприходует излишки проводками по дебету подходящих счетов в корреспонденции с кредитом счета 91-1.

Читайте также: Годовая инвентаризация в 2023 году: порядок, документы, проводки