Как бухгалтеру вести клиентов-селлеров

Бухгалтеру, который ведет учет у клиента-селлера, приходится разбираться в особенностях работы каждой торговой площадки и правильно организовывать документооборот. В статье расскажем о нюансах такой работы.

Основные обязанности бухгалтера при работе с селлерами

Работа бухгалтера с продавцами на маркетплейсах — это не просто подсчет продаж. А торговля через маркетплейсы — не то же самое, что классическая розница: здесь иная логика движения документов, нет стандартных накладных, а деньги от площадки приходят уже «очищенными» — за вычетом комиссий и возвратов. Поэтому обязанности бухгалтера отличаются.

Контроль за движением денег

У селлеров много мелких регулярных операций, нужно отслеживать каждую, чтобы она была правильно отражена и соответствовала банковской выписке. Для этого приходится регулярно соотносить отчеты маркетплейсов с движением по расчетному счету, учитывая, что выплаты могут приходить с задержкой.

Например, маркетплейс перечислил выручку по отчету за март 5 апреля. Бухгалтер должен правильно отразить выручку в марте (по дате реализации), а поступление — в апреле. Неверное распределение по периодам приведет к ошибке в отчетности и искажению налоговой базы.

Сверка и корректировка данных с маркетплейсов

Ошибки в отчетах маркетплейсов — не редкость. Поэтому и селлер, и бухгалтер должны регулярно сверять количество проданных товаров, сумму реализации, комиссии и дополнительные удержания, учитывать возвраты. Важно проверить, совпадают ли суммы в отчетах с фактическими поступлениями на расчетный счет, остатки товара по данным бухучета и по данным кабинета селлера на маркетплейсе. А также проверять обоснованность удержаний и начислений.

Например, в отчете маркетплейса указано, что удержан штраф 3 000 рублей. Бухгалтер проверяет, было ли нарушение, находит подтверждение или оспаривает удержание. Без регулярной сверки селлер может потерять деньги или неверно рассчитать налоги.

Учет продаж и возвратов

Маркетплейсы регулярно присылают продавцам отчеты, где указано:

• сколько товаров продано;
• сколько товаров вернули покупатели;
• какие комиссии и удержания взял маркетплейс.

Бухгалтер изучает и обрабатывает эти данные: делает проводки и учитывает удержания: комиссии маркетплейса, расходы на доставку, бонусы, штрафы.

Покупатели товаров на маркетплейсов могут делать возвраты. Иногда эти возвраты приходятся на следующий отчетный период, когда уже сделаны проводки. Бухгалтеру важно правильно отразить возвраты и учитывать не только суммы, которые пришли на счет, но и полную стоимость проданных товаров и всех удержаний. Только так можно вести точный учет и верно рассчитать налоги.

Например, селлер продал товары на 500 000 рублей за месяц, удержания маркетплейса — 50 000 рублей, возвраты — на 20 000 рублей. Бухгалтер оформляет проводки:

Дт 62 Кт 90.1 — 500 000 рублей — отразили выручку;

Дт 90.2 Кт 62 — 50 000 рублей — учли комиссию;

Дт 90.1 Кт 62 — 20 000 рублей — учли возвраты;

Дт 51 Кт 62 — 430 000 рублей — учли поступление на расчетный счет.

Как вести учет расходов и доходов селлеров

При работе с маркетплейсами важно правильно учитывать выручку с учетом скидок и акций, затраты на логистику. А еще нужно правильно оформлять доход при разных схемах работы: FBO, FBS, DBS. Разберем подробнее варианты учета и проводок.

Учет выручки при скидках и акциях

Когда продавец получает итоговую сумму за реализацию товаров, она может отличаться от той цены, которую заплатил покупатель. Это происходит из-за скидок, предоставленных продавцом, акций, организованных самим маркетплейсом, удержаний маркетплейса

В выручку включают полную стоимость продажи до удержаний. А комиссия маркетплейса, стоимость логистики и прочие удержания учитываются как расходы.

Например, покупатель оплатил за товар 1 500 рублей. Из них комиссия маркетплейса 150 рублей, логистика 200 рублей. Продавцу перечислено 1 150 рублей. Бухгалтер делает проводки:

Дт 51 Кт 90.1 — 1 500 рублей — выручка;

Дт 90.2 Кт 60 — 150 рублей — комиссия;

Дт 44 Кт 60 — 200 рублей — логистика.

Многие начинающие селлеры ошибочно принимают к выручке только ту сумму, которая поступила на расчетный счет, и не учитывают скидки, комиссии и прочие удержания. Это приводит к неправильному расчету налогов.

Учет затрат на логистику и хранение товаров

Затраты на логистику и хранение на маркетплейсах могут быть услугами самого маркетплейса, если селлер выбрал модель работы FBO (Fulfillment by Operator), что означает доставку со склада маркетплейса, или оплачены отдельно перевозчику, если селлер работает по модели FBS (Fulfillment by Seller) и хранит и отправляет товар со своего склада.

Из особенностей каждого формата работа формируются расходы, вот основные из них:

• Стоимость доставки товара до склада маркетплейса.
• Плата за хранение на складе маркетплейса.
• Стоимость доставки до покупателя (если оплачивает продавец).
• Штрафы за несоблюдение сроков или условий упаковки.

Например, доставка товара на склад маркетплейса составила 5 000 рублей, хранение 2 000 рублей, доставка до клиента — 8 000 рублей. Бухгалтер сделает единую проводку по всем логистическим расходам:

Дт 44 Кт 60 — 15 000 рублей.

Учет доходов при разных моделях сотрудничества

От выбранной модели работы с маркетплейсом зависит, когда и как отражать доход.

FBO (Fulfillment by Operator) — продажа со склада маркетплейса. Маркетплейс хранит, продает и доставляет товары сам. Считается, что товар продан в момент отгрузки покупателю.

Пример проводок:

Дт 62 Кт 90.1 — выручка в день передачи товара покупателю (по отчету маркетплейса);

Дт 90.2 Кт 41 — списание себестоимости;

Дт 44 Кт 60 — расходы на логистику и комиссии.

FBS (Fulfillment by Seller) — доставка со склада продавца. Продавец хранит товар у себя, сам собирает заказы. Считается, что товар продан в момент передачи в доставку.

Пример проводок:

Дт 62 Кт 90.1 — выручка в день передачи товара в службу доставки;

Дт 90.2 Кт 41 — списание себестоимости;

Дт 44 Кт 60 — логистика (если оплачивает продавец).

DBS (Delivery by Seller) — доставка своими силами. Продавец сам организует доставку без участия маркетплейса.

Пример проводок:

Дт 62 Кт 90.1 — выручка в день передачи товара покупателю;

Дт 90.2 Кт 41 — списание себестоимости;

Дт 44 Кт 60 — затраты на собственную доставку.

Какие документы нужны селлеру и бухгалтеру

Селлеру и бухгалтеру важно не только фиксировать продажи и расходы, но и уметь работать с электронными документами, так как бумажных оригиналов обычно нет.

Все отчеты маркетплейса — основа для бухгалтерского и налогового учета. На их основании формируются проводки по выручке, расходам, расчетам с маркетплейсом. Без этих документов нельзя подтвердить доходы и расходы в случае налоговой проверки.

Что за документы. Маркетплейсы предоставляют продавцам электронные отчеты, у каждой площадки свой набор документов. Среди них:

• Отчет о реализации с суммами продаж, возвратов, вознаграждение площадки и другие пункты.
• Акты выполненных работ.
• Накладные.
• Документы о передаче товаров на склад маркетплейса (при модели FBO).
• Кассовые чеки, которые оформляются маркетплейсом от имени селлера, если он пользуется их кассой (обычно так бывает на FBO и FBS).

Например, если селлер продает товары через Ozon, он получает еженедельный отчет, в котором отражены: сумма продаж, комиссии, расходы на доставку, удержания, начисления. Эти данные бухгалтер вносит в учет.

В каком виде передаются. На маркетплейсах почти все документы — электронные. Это законно. Электронный акт, загруженный в личный кабинет, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал.

Опытные бухгалтеры рекомендуют:

• скачивать и сохранять все отчеты и акты в момент их появления;
• проверять реквизиты: ИНН, суммы, наименование товара;
• фиксировать электронную подпись маркетплейса (обычно файл формата XML или PDF с усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП);
• если бумажных документов нет, достаточно электронных: акты в PDF или XML, электронные чеки, отчеты о продажах.

Например, бухгалтер ведет учет для селлера на Wildberries. Все акты загружены в личный кабинет и подписаны электронной подписью Wildberries. Эти акты бухгалтер ежемесячно загружает в учетный сервис и на их основании формирует выручку.

С 2024 года электронные документы можно хранить без бумажной копии. Но важно обеспечить правильную организацию хранения:

• сохранять файлы в папках по месяцам и маркетплейсам;
• делать резервные копии на облачном сервисе и/или внешнем диске;
• хранить электронные документы не менее 4 лет (срок для налоговых проверок);
• использовать бухгалтерские программы, которые автоматически подгружают и архивируют акты.

Например, бухгалтер ведет учет для селлера, работающего на двух маркетплейсах. Для каждого маркетплейса создана отдельная папка на Яндекс.Диске, внутри — папки по месяцам. Все отчеты и акты сохраняются в день их публикации. Раз в неделю бухгалтер делает резервную копию на внешний жесткий диск.

Если документы не будут сохранены, селлер не сможет подтвердить свои расходы и выручку, придется объясняться с налоговой.

Как правильно отражать выручку с учетом комиссий маркетплейсов

Маркетплейсы перечисляют селлеру «чистую» сумму — за вычетом комиссии и других удержаний (логистика, хранение, штрафы). Но в бухгалтерском и налоговом учете важно фиксировать выручку в полном размере — до вычета комиссии.

Например, сумма продажи на Wildberries — 10 000 рублей, комиссия — 2 000 рублей, селлеру поступило — 8 000 рублей. Бухгалтер отражает это в учете:

Дт 62 Кт 90.1 — 10 000 рублей — выручка в полном объеме;

Дт 90.2 Кт 60 — 2 000 рублей — комиссия как расход;

Дт 51 Кт 62 — 8 000 рублей — фактическое поступление на расчетный счет.

Таким образом, в выручке отражается вся сумма, которую заплатил покупатель, а комиссия — это расход, который включается в расходы по обычной деятельности. Он уменьшает налогооблагаемую базу, если селлер работает на ОСНО или УСН «доходы минус расходы».

Бухгалтер каждый месяц учитывает комиссии на основании актов от маркетплейсов и отражает их на счете 44:

Дт 44 Кт 60 — 50 000 рублей — отражена комиссия маркетплейса.

Как отражать возвраты покупателей

Возврат уменьшает выручку в периоде, когда он произошел.Если возврат оформлен в следующем месяце, то корректировку нужно отразить в текущем периоде.

Сумма возврата должна быть учтена с учетом НДС (если компания на ОСНО).

Например, в январе селлер продал товар на 5 000 рублей. В феврале покупатель вернул товар. Бухгалтер оформит проводки:

В январе: Дт 62 Кт 90.1 — 5 000 рублей — выручка;

В феврале: Дт 90.1 Кт 62 — 5 000 рублей — сторнированная выручка.

Если возврат оформлен через маркетплейс, обычно удержанные комиссии возвращаются селлеру — это тоже нужно отразить проводкой.

При расчете налогооблагаемой базы селлеры, работающие на ОСНО, могут принять к вычету НДС с суммы возврата. Если селлер работает по УСН, то его выручка уменьшается на сумму возврата.

Поскольку покупателю дается две недели на возврат товара, есть большая вероятность,  что учет выручки и возвратов попадает на разные отчетные периоды.

Повышается вероятность ошибок. Например, выручка может быть учтена неверно, возвраты могут быть не отражены в отчетах, неверно рассчитаны расходы на комиссии.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Особенности налогообложения для селлеров

Правильный выбор системы налогообложения — ключевой момент для селлера. От него зависит не только налоговая нагрузка, но и порядок учета, требования к документообороту, возможность учитывать расходы и применять вычеты.

Налог на прибыль и НДФЛ

Когда селлер начинает работу на маркетплейсах, важно правильно выбрать налоговый режим и понимать, какие налоги придется платить. Ставки и правила зависят от организационно-правовой формы и системы налогообложения.

ООО на ОСНО. Если селлер ведет бизнес через общество с ограниченной ответственностью (ООО) на общей системе налогообложения (ОСНО), он платит налог на прибыль по ставке 25%. Налог считается с разницы между доходами и всеми подтвержденными расходами, включая закупку товаров, комиссии маркетплейса, логистику и другие затраты.

Например, компания продает товары на Wildberries. За месяц выручка составила 1 000 000 рублей. Расходы по закупке, доставке, комиссиям — 700 000 рублей. Налоговая база — 300 000 рублей. С этой суммы компания заплатит налог на прибыль:

300 000 × 25% = 75 000 рублей.

ИП на ОСНО: НДФЛ по пятиступенчатой шкале. Индивидуальные предприниматели (ИП) на общей системе налогообложения (ОСНО) не платят налог на прибыль. Вместо него они платят НДФЛ. С 2025 года применяется прогрессивная шкала ставок по НДФЛ: от 13% до 22% в зависимости от дохода.

Например, ИП торгует на Ozon. За год заработал 4 000 000 рублей, расходы составили 3 000 000 рублей. Налоговая база: 4 000 000 — 3 000 000 = 1 000 000 рублей. Для доходов от 2,4 до 5 млн рублей ставка НДФЛ составит 15%, тогда налог рассчитывается так: 1 000 000 × 15% = 150 000 рублей.

ИП на УСН: 6% или 15%. Многие селлеры работают на упрощенной системе налогообложения (УСН). Здесь есть два варианта уплаты налога:

• 6% с дохода — когда расходы не учитываются.
• 15% с разницы между доходами и расходами — более выгодно, если затраты высокие и вы можете подтвердить расходы документами.

Например, ИП работает на УСН «доходы минус расходы», его выручка на маркетплейсе составила 500 000 рублей, расходы — 300 000 рублей. Налоговая база: 500 000 — 300 000 = 200 000 рублей. Налог: 200 000 × 15% = 30 000 рублей.

Если бы он выбрал УСН 6%, налог тоже составил бы 500 000 × 6% = 30 000 рублей.

Но при более высоких расходах выгоднее УСН «доходы минус расходы».

Самозанятые: налог на профессиональный доход (НПД). Самозанятые платят налог на профессиональный доход по пониженным ставкам:

• 4% — если покупатель физическое лицо;
• 6% — если покупатель юридическое лицо или ИП.

Учет и отчетность для самозанятых значительно проще: не нужно сдавать декларации и вести бухгалтерский учет, платить обязательные страховые взносы. А все налоги рассчитываются и оплачиваются через приложение «Мой налог». Но есть ограничения по доходу — не более 2,4 млн рублей в год.

Например, селлер зарегистрирована как самозанятая и продает украшения собственного производства на Ozon. За месяц она получила 50 000 рублей от физических лиц и 10 000 рублей от юридических лиц. Налог рассчитывается так:

• 50 000 × 4% = 2 000 рублей;
• 10 000 × 6% = 600 рублей.

Всего налога — 2 600 рублей.

НДС для селлеров на ОСНО и УСН

Если селлер работает на общей системе налогообложения (ОСНО), он обязан начислять и уплачивать НДС. Причем выручку нужно учитывать в полном объеме, независимо от того, что маркетплейс перечисляет сумму за вычетом своей комиссии.

Налог на добавленную стоимость начисляется со всей суммы продажи, а не с поступления от маркетплейса. Комиссии маркетплейсов включаются в расходы, а НДС с комиссий принимается к вычету на основании счетов-фактур, предоставляемых маркетплейсом.

Например, продажа на маркетплейсе составила 10 000 рублей. Комиссия маркетплейса — 2 000 рублей. (в том числе НДС 305 рублей). Бухгалтер отразит это в учете:

Дт 90.3 Кт 68 — 1 525 рублей — начислен НДС с выручки;

Дт 68 Кт 19 — 305 рублей — принят к вычету НДС с комиссии.

Если селлер работает на упрощенной системе налогообложения (УСН) и его годовой доход за прошлый или текущий год не достиг 60 млн рублей, то НДС он не платит и не начисляет. Маркетплейсы сами уплачивают НДС с продаж, в том числе по FBO.

Налоговые каникулы для новых ИП

Во многих регионах действуют налоговые каникулы для впервые зарегистрированных ИП. Они могут не платить налог в течение 2-х налоговых периодов, если деятельность включена в региональный перечень. Проверить, попадает ли селлер под действие налоговых каникул, можно на сайте регионального правительства.

Но налоговые каникулы не освобождают ИП от уплаты страховых взносов.

Например, ИП на УСН открыл бизнес в 2024 году и попал под налоговые каникулы. До конца 2025 года он не платит налог с дохода, но должен платить страховые взносы за себя.

Как селлеру избегать ошибок в учете

Работа с маркетплейсами — это всегда большой поток данных: отчеты о продажах, возвратах, комиссиях, штрафах и бонусах. При ведении учета легко допустить ошибки, которые могут привести к завышению налогов, искажениям в отчетности или претензиям от налоговой. Разберем самые распространенные ошибки и дадим рекомендации, как их избежать.

Чтобы избежать ошибок, используйте автоматизированные бухгалтерские программы с интеграцией с маркетплейсами. Регулярно проверяйте данные в отчетах и личных кабинетах. Храните подтверждающие документы в электронном архиве. При необходимости консультируйтесь с бухгалтером, который уже ведет клиентов-селлеров.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Изучите другие материалы по теме:

• Можно ли платежи маркетплейсу учесть в расходах для целей УСН?
• Как вести учет на УСН при торговле на маркетплейсах
• На какую дату признавать доходы при торговле на маркетплейсах?