Как подключиться к ЭДО с Яндекс Маркетом: пошаговая инструкция

Если подключить электронный документооборот (ЭДО) с Яндекс-маркетом, вы сможете эффективнее работать на этом маркетплейсе. Разберемся, как выбрать оператора ЭДО и получать закрывающие документы от Яндекс Маркета онлайн.

Людмила Еленцева Эксперт Диадока, редактор

В этой статье:

Документооборот селлера на Яндекс Маркете
Как подключить ЭДО с Яндекс Маркетом: пошаговая инструкция
Преимущества электронного документооборота с маркетплейсом

Документооборот селлера на Яндекс Маркете

Яндекс Маркет — маркетплейс, интернет-площадка для продажи товара и поиска покупателей. За счет популярности онлайн-платформы бизнес получает заказы, которые необходимо оформить документами на различных этапах продаж: от доставки товара до составления отчетности. Чтобы начать продавать на маркетплейсе, нужно:

Бизнес, подключенный к Яндекс Маркету, каждый месяц получает онлайн или в бумажном виде два пакета документов по договорам: на размещение товара и на продвижение. Маркетплейс отправляет эти документы в течение первых семи рабочих дней месяца. Бухгалтер компании использует эти закрывающие документы для учета и подготовки отчетности в ФНС. Чтобы получать выплаты регулярно, нужно каждый месяц создавать, подписывать и отправлять документы площадке. Больше сведений о документах для работы с маркетплейсом смотрите в справке Яндекса.

Электронный документооборот — это обмен электронными документами между контрагентами с помощью специализированных сервисов. Например, между селлером и маркетплейсом. Юридическую силу ЭДО дает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая по закону равнозначна собственноручной. Выбрать одобренного оператора ЭДО можно с помощью реестра на сайте налоговой.

Как подключить ЭДО с Яндекс Маркетом: пошаговая инструкция

Рассмотрим процесс по шагам на примере Диадока. Это поможет определить сроки перехода и назначить ответственных.

Шаг 1. Получите КЭП

Приобрести сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) можно в удостоверяющих центрах (УЦ), аккредитованных Министерством цифрового развития. КЭП понадобится сотрудникам, которые подписывают электронные документы. С 2022 года индивидуальные предприниматели и директора организаций получают КЭП в УЦ ФНС. Также важно учитывать, что с 2023 года для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании используют машиночитаемые доверенности (МЧД).

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО

Яндекс Маркет работает только с двумя сервисами ЭДО — Контур.Диадок и Тензор. Чтобы выбрать оператора, советуем оценить оба сервиса, используя критерии в таблице ниже.

Критерий	Как проверить
Надежность	Изучите, как долго оператор на рынке, одобрен ли он налоговой, не было ли у него приостановок или исключений из реестра ФНС.
Защищенность данных	Обратите внимание на способы передачи информации — оператор должен использовать защищенные каналы связи. Также важно, чтобы сервис хранил файлы в облачном архиве и регулярно делал копии.
Рейтинг	Узнайте, есть ли у оператора опыт работы с маркетплейсами. Почитайте мнения клиентов, проверьте наличие круглосуточной службы поддержки. Сравнить разных операторов можно в реестре ФНС.
Удобство	Оцените: насколько удобен и понятен интерфейс; есть ли инструкции по всем шагам работы; можно ли интегрировать сервис в информационную систему компании.
Универсальность	Убедитесь, что оператор обеспечивает все, что нужно для цифрового делопроизводства, в том числе отправку, получение, согласование, подписание, интеграцию и работу с маркировкой.
Роуминг	Проверьте наличие связей с другими сервисами ЭДО, особенно если вы с контрагентами пользуетесь услугами разных операторов.

Шаг 3. Начните работу с оператором ЭДО

Рассмотрим на примере Диадока, что нужно сделать для подключения к оператору ЭДО.

Важно следовать инструкциям и рекомендациям менеджера сервиса, чтобы подключение прошло успешно.

Используйте Диадок и сделайте работу с маркетплейсами удобнее

Подключиться

Реклама 16+.

Шаг 4. Подберите способ работы

Посмотрим, как использовать сервис электронного документооборота. Диадок предлагает три варианта: веб-версия в браузере, готовый модуль для 1С и настраиваемая интеграция с информационными системами компании.

Веб-версия. Самый простой вариант работы, который требует минимальной настройки — нужно лишь устройство с выходом в интернет и браузер. Интерфейс системы ЭДО не сложнее электронной почты.

Модуль для 1С. Этот вариант подходит для работы с документами внутри 1С. Менеджеры Диадока подскажут, как установить модуль. Обычно весь процесс занимает не больше 15 минут. Дальше сотрудники будут получать и отправлять документы в знакомом сервисе.

Интеграция. Диадок предлагает настроить интеграцию с разными системи, включая Directum. Это немного дольше, чем настройка модуля с 1С, зато позволяет создать индивидуальное решение.

Шаг 5. Подключите оператора в настройках Яндекс Маркета

Введите логин и пароль в сервисе маркетплейса и укажите предпочитаемый способ работы. Чтобы это сделать, выберите пункт «Бухгалтерия» и «Закрывающие документы». После дайте согласие на использование электронного документооборота и отметьте оператора, услугами которого пользуетесь. Приглашение от маркетплейса появится внутри вашего сервиса ЭДО. Если вы подключаетесь к маркетплейсу впервые, начните со страницы «Сводка» и следуйте рекомендациям.

Соблюдая эту инструкцию, вы сможете успешно указать оператора ЭДО в учетной записи Яндекса. Подробности в инструкции.

Шаг 6. Подтвердить приглашение от Яндекс Маркета

Чтобы начать работу в сервисе ЭДО, нужно добавить организацию в список контрагентов. Разберем процесс принятия приглашения от Яндекса на примере Диадока:

Войдите в свой аккаунт в Диадоке.
Нажмите «Контрагенты» и «Приглашения».
В строку поиска впишите ИНН 7736207543 или «Яндекс». Проще искать по налоговому номеру.
Подтвердите приглашение от маркетплейса.

Бывает, компания случайно отклоняет приглашение. В таком случае нужно обратиться в техподдержку Яндекса, чтобы они продублировали запрос. В следующем месяце после принятия приглашения бумажный обмен документами приостановят, и бизнес начнет обмениваться с закрывающими онлайн.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Преимущества электронного документооборота с маркетплейсом

Если у бизнеса нет возможности подключить ЭДО, он имеет право воспользоваться бумажным. Однако Яндекс Маркет предлагает выбрать ЭДО, чтобы бухгалтер быстрее получал закрывающие документы и сократил количество ручного труда. Разберем, как еще электронный документооборот упрощает работу бизнеса:

Снижает расходы. Переход на ЭДО позволяет экономить на печати, курьерских услугах, содержании архива. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а за получение платить не нужно совсем. Кроме того, своевременная подача отчетности в ФНС помогает избежать штрафов.

Оптимизирует делопроизводство. Счета, УПД и другие важные документы можно отправить онлайн в несколько кликов. Сотрудники не будут тратить время на печать, курьеров и почту. Также электронный документооборот позволяет получать необходимую документацию вовремя и закрывать месяц без лишних сложностей.

Повышает точность работы. Сокращение ручной обработки документов снижает число ошибок. Перед тем, как отправить документ, Диадок проверяет срок действия сертификата КЭП и соответствие формата требованиям ФНС в случае, если документ формализованный. Поиск и фильтрация по датам, типам и статусам документов помогают быстро найти файлы. Получить или отправить документ с помощью сервиса ЭДО можно в любом месте, нужен лишь доступ в интернет.

Обеспечивает безопасность. Контрагенты могут отправлять друг другу документы по электронной почте, но это не гарантирует конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО так сделать не получится: передачу защищает шифрование.

Кроме того, электронный документооборот позволяет передавать данные о маркированном товаре в Честный ЗНАК и хранить информацию в электронном архиве. Бизнесу выгодно перейти на ЭДО с маркетплейсом, ведь это сделает работу бухгалтера легче, ускорит делопроизводство и сократит расходы.