Электронные документы: как подтвердить подлинность

Чтобы обмен документами с контрагентами онлайн имел юридическую силу, необходимо подписывать их электронной подписью, оформлять в соответствии с регламентом и отправлять через операторов ЭДО. Если не соблюдать эти требования, законность таких документов окажется под сомнением. В статье расскажем, как провести проверку.

Дмитрий Панули Копирайтер Контур.Диадока

Как корректно обмениваться электронными документами с контрагентами

Электронный документооборот позволяет быстрее заключать сделки, сокращает расходы на бумагу и доставку, а также упрощает процесс согласования. Но для этого недостаточно просто отправить скан договора или счета-фактуры по электронной почте. Для того, чтобы законно обмениваться электронными документами с партнером, они должны удовлетворять нескольким критериям:

• Файл подписан электронной подписью.

• В документе содержится информация о наименовании, дате, месте составления, номере и реквизитах сторон.

• Если это формализованный документ, то он должен быть составлен в установленном законом формате.

Для некоторых видов документов предъявляются дополнительные требования. Например, в статье про электронный договор упоминали, что его содержание должно воспроизводиться на материальном носителе, а партнеров можно безошибочно установить.

Если документ не соответствует хотя бы одному из этих критериев, то он не имеет юридической силы. А значит — не может быть представлен в суде в качестве доказательства.

Какие правовые акты регулируют электронный документооборот

В России с 2011 года действует Федеральный закон № 63-ФЗ, устанавливающий правила использования электронной подписи (ЭП) для подтверждения авторства и подлинности электронных документов. Этот закон — основа для правового регулирования электронного документооборота в стране.

Также важно учитывать нормы ст. 169 НК РФ, определяющие порядок составления счетов-фактур и передачи отчетных документов в ФНС в электронном виде. И статьи 160 и 434 Гражданского кодекса РФ, которые регламентируют совершение сделок и составление договоров с использованием электронных технических средств.

Другие федеральные законы (№ 402-ФЗ и № 149-ФЗ) устанавливают правила обмена и оформления электронных первичных документов, а также определяют основные термины, связанные с электронными документами.

Все эти нормативные акты важны для обеспечения подлинности и законности электронного документооборота при взаимодействии с контрагентами и государственными органами.

Используйте Диадок и настройте обмен с контрагентами

Подключиться

Какие требования нужно соблюдать при электронном документообороте

Электронная подпись

Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо подписать электронной подписью. Существуют несколько типов:

Простые электронные подписи. Это коды, пароли или текстовые сообщения, используемые для подтверждения личности и согласия на проведение операций. Например, авторизацию в сервисе. Также с помощью ПЭП можно подтвердить авторство документа, но она не гарантирует его неизменность после подписания.

Неквалифицированная электронная подпись. Это набор зашифрованных символов, с помощью которого можно однозначно определить владельца подписи и защитить документ от изменений. НЭП безопаснее простой электронной подписи: он подходит для ЭДО, но контрагентам требуется заключить соглашение о взаимном признании.

Квалифицированные электронные подписи. Наиболее защищенный тип, создаваемый с использованием сертифицированных средств шифрования. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП гарантирует неизменность документа после подписания.

Важно

Рекомендуем подписывать документы КЭП: при ее использовании нет необходимости оформлять соглашения или указывать способ подписания.

Содержание и формат

Компания должна указать в документе наименование, дату, место составления, номер и реквизиты сторон, а также составить его в нужном формате. Форматы тоже бывают нескольких видов:

Неформализованный. Нет установленного формата, компании вправе создавать и сохранять документ как угодно: DOC, PDF, JPEG, XLSX. К ним относятся письма и реестры расходов.

Формализованный, но не обязательный. Контролирующий орган разработал формат, но компании вправе пользоваться своим. К необязательным относят акт приемки работ, документы о передаче товаров и ТОРГ-12.

Формализованный и обязательный. Например, счет-фактура, УПД и ТОРГ-2. Такие документы можно создавать только по инструкции, которую разработал контролирующий орган.

Если хотите отправить контрагенту формализованный обязательный документ, делать это нужно через оператора ЭДО. Например, Контур.Диадок. Он еще на стадии оформления проверит правильность применяемого формата и заполненность всех обязательных полей, поможет законно обмениваться УПД, счет-фактурами и первичкой, а также автоматизирует документооборот.

Зачем и как проверять подлинность электронных документов

Чтобы не подвергать свою компанию рискам, важно проверять документы от контрагентов. Это может спасти организацию от мошенничества или недобросовестных партнеров.

Этапы проверки документов, созданных в электронным виде, такие же, как при проверке бумажных документов — необходимо проверить все обязательные реквизиты и подлинность электронной подписи.

Пример

Компания «Ландшафт» приступила к выполнению заказа по озеленению территории. Договор был подписан через электронный документооборот, согласно которому оплата поступит после выполнения заказа.

Представителей компании не смутило, что все работы производились на дачном участке директора заказчика, поскольку договор был оформлен официально через ЭДО. По факту выполнения работ менеджер направил акт выполненных работ контрагенту в ЭДО, но получила отказ.

Оказалось, что «директор» не имеет никакого отношения к компании. В договоре стоит подпись неизвестного лица — получить оплату с компании-заказчика даже в судебном порядке не удастся.

Для проверки оформления и содержания достаточно просто сверить данные и сопоставить документ с утвержденной формой. Также важно помнить, что обычный скан документа не приравнивается к оригиналу, даже если его подписали все участники с помощью ЭЦП.

Например, если организация получит УПД через систему электронного документооборота просто в виде скана, то она не сможет учесть этот документ в бухгалтерском и налоговом учете. Это зафиксировано в письме Минфина № 03-03-06/1/86376 и связано с особыми требованиями к оформлению УПД в электронном виде, которые утверждены Приказом ФНС № ЕД-7-26/970@.

Проверить подлинность электронной подписи сложнее: подтвердить ее можно несколькими способами, но для этого понадобится специальное ПО.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как проверить электронную подпись на подлинность

Перед проверкой электронной подписи необходимо понять, кому она принадлежит. Если документ подписывал сотрудник, используя КЭП физлица, то к нему должна прилагаться машиночитаемая доверенность. Если документ подписан КЭП руководителя, то достаточно проверить только ее.

Выделим три способа проверки электронных подписей:

Специальные сервисы. Например, Контур.Крипто. Способ подходит, если у вас есть файл электронной подписи с расширением.sig. Можно совершить до 29 проверок на бесплатном тарифе: достаточно загрузить сам документ и файл подписи. После проверки получите протокол.

Госуслуги. Просто загрузите файл, введите капчу и нажмите кнопку «Проверить». Сервис покажет информацию о владельце сертификата, удостоверяющем центре и сроке действия подписи.

Плагины «КриптоПро Office Signature» и «КриптоПро PDF». Первый позволяет проверять подписи в документах Word и Excel. Для этого необходимо нажать на значок подписи и выбрать опцию «Состав подписи». Для проверки PDF-документов также потребуется КриптоПро CSP: нужно открыть файл, выбрать ЭП и вызвать контекстное меню и выберите пункт «‎‎Validate Signature».

Если не готовы тратить на это время и проверять каждый документ, то стоит хотя бы перестраховаться при заключении сделок, получении трудового договора и заявки от участников по тендеру.

С помощью проверок сможете выяснить, кем сформирован и подписан документ, действителен ли он на момент подписания, подходит ли ЭП для подписания данного документа. Проверять сертификат стоит не только при документообороте с новыми контрагентами, но и при обмене с устоявшимися партнерами. Это убережет как от мошенничества, так и от человеческого фактора.

Читайте также:

• Как подключить ЭДО для работы с Яндекс Маркетом
• МЧД для работы с контрагентами: все необходимое для старта