Разберитесь, какие задачи вам нравятся, а какие не очень

Часто вы не можете выбирать, какие задачи нужно выполнить в течение дня. Но в ваших силах распределить их с учетом предпочтений и энергетических ритмов. В итоге и работа будет выполнена, и сил хватит до самого вечера.

Юлия Епанечникова Сертифицированный коуч ICF, карьерный консультант

В течение дня фиксируйте (можно мысленно), какие задачи можете записать как нейтральные, какие вызывают у вас радость и воодушевление, а к каким приступаете со скрипом. Посмотрите на эти списки. Составляли мы их не для того, чтобы делать только те задачи, которые нравятся. Кто из бухгалтеров может похвастаться такой роскошью, как выбор задач, ну?

Но мы можем планировать их выполнение в зависимости от нагрузки, периода дня и даже настроения. Например, если вы энергичны и полны сил в первую половину дня, то ставьте на этот период выполнение задач, из разряда «не люблю, но надо сделать без вариантов». А на время после обеда оставьте то, что дается легко и радостно, — задачи, от выполнения которых, энергия либо сохраняется, либо прибывает.

Пробуйте, пока не найдете свою формулу задач и силы на их выполнение. Нормально, если не получится с первого раза.

Нет универсальной формулы, сколько задач в день вам нужно делать. Это зависит от объема дел и их содержания, темпа работы, отчетного периода. Чтобы определить свою формулу, попробуйте неделю записывать задачи по факту их выполнения, отмечая время, которое вы потратили на реализацию каждой.

После этого посчитайте чистое время на работу. Сделать это просто — из своего рабочего дня вычтите:

• 1 час на обед;
• 1-2 часа на встречи (да-да, это тоже работа, их тоже нужно планировать);
• 1 час на чай, разговоры у кулера, туалет, чтение новостей компании.

Будем честны: никто не может работать с 9 до 18:00 без перерыва. Нам всем нужно в час хоть 10 минут на отдых, переключение между задачами или просто «на потупить». В среднем, как раз 1 час в день на это и уходит. Оставшееся «чистое время» наполняйте задачами в зависимости от их важности, срочности и объема.

Я планирую свою загрузку по методу: 1-2-3. Одна задача в день — самая важная, та, что принесет наибольшую пользу. Две — средней важности, которые нужно выполнить, чтобы продвигаться к цели. И три — небольшие, несложные, которые можно выполнить быстро.

Не забудьте запланировать время на подведение итогов прошедшего дня и планирование следующего. Лучше это делать в последние 30 минут рабочего дня. Нет ничего приятнее, чем зачеркивать выполненные задачи с мыслью о том, что вы сегодня молодец. На этой энергии и планирование следующего дня идет радостнее.

Не нужно планировать весь день под завязку. Оставьте в расписании «воздух» под задачи, которые прилетают неожиданно со стороны руководителя или коллег из смежных подразделений. Процентное соотношение запланированного времени к времени для незапланированных задач такое:

Если ничего в запланированное вами для неожиданных задач время не прилетело, вы всегда можете его использовать на другие задачи, коих у бухгалтера всегда с лихвой.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Если у вас слишком много задач или нужна помощь в составлении рабочего графика, читайте статью «Как бухгалтеру доносить свои потребности до руководителя». В ней найдете пять советов от психолога, которые помогут получить поддержку руководства.