Отвечаем на 5 частых вопросов про МЧД

Чтобы подписывать отчеты организации, сотруднику с сертификатом физлица нужно оформить машиночитаемые доверенности (МЧД). В новости ответили на вопросы про МЧД, которые чаще всего возникают у пользователей Экстерна.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Вопрос 1. Как сотруднику оформить МЧД и настроить отправку отчетности?

Для разных контролирующих органов и разных задач нужно оформить свою электронную доверенность. Недостаточно сделать только одну МЧД для ФНС. Итак:

• Для ФНС нужна МЧД ФНС.
• Для СФР:
  • для Социального электронного документооборота, например для проактивных выплат, нужна МЧД ФСС;
  • для остальной отчетности в СФР (например, для сдачи ЕФС-1, форм АДВ) нужно оформить не МЧД, а уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю — УПУП. Перед этим организация должна подключиться к ЭДО СФР, отправив ЗПЭД. Обе формы должны быть подписаны сертификатом руководителя. Если руководителя рядом нет, вы можете передать формы на подписание дистанционно:
    • Как бухгалтеру подключить дистанционное подписание для ЗПЭД и УПУП
    • Как руководителю подписать ЗПЭД и УПУП дистанционно

Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности в контролирующий орган. Нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом можно отправлять отчет. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.

Для Росстата не разработан формат МЧД. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. При этом рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Также уточните у территориального органа государственной статистики, нужно ли предоставить им оригинал документа.

Как оформить МЧД ФНС в новом формате через Экстерн, читайте в статье.

Вопрос 2. Как выгрузить или распечатать МЧД из КЭ, где посмотреть идентификатор МЧД?

МЧД ФНС

Скачать и напечатать можно только отправленную МЧД ФНС. Для этого в разделе «ФНС» надо перейти в «Отправленные» и найти отправленный МЧД с помощью фильтра «Заявления и уведомления» или «Все документы».

Чтобы увидеть идентификатор МЧД ФНС, на странице документооборота МЧД кликните на ссылку «Информация о представлении». В поле «Имя файла»  идентификатор будет указан после даты. Например, «…20220201_хххххххх–хххх–хххх–хххх–хххххххххххх», где «хххххххх–хххх–хххх–хххх–хххххххххххх» и есть идентификатор.

МЧД ФСС

Чтобы распечатать отправленную МЧД ФСС:

3. Перейдите в раздел «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика» → «Настройки ФСС».
4. Нажмите на отправленную доверенность.
5. По кнопке «Скачать» сохранится xml-файл доверенности. Слева откроется сама печатная форма или появится кнопка «Открыть» — нажмите на нее, чтобы сохранить  pdf-файл.
   Идентификатор МЧД ФСС указан в печатной форме доверенности в соответствующей строке, в xml-файле — в разделе generalInfo под тегом uuid.

Вопрос 3. Как прикрепить МЧД, сделанную в другом сервисе (например, на сайте ФНС)?

В Экстерн можно загрузить уже готовую МЧД, оформленную в другом сервисе — воспользуйтесь инструкцией.

Вопрос 4. МЧД можно будет передоверять?

Для текущего утвержденного формата МЧД ФНС нет возможности передоверия. В будущем ожидается, что передоверие появится для МЧД ФНС нового формата.

Формально есть передоверие для МЧД ФСС, соответствующие изменения произошли на стороне ФСС, но спецоператоры пока не поддерживают такой сценарий.

Вопрос 5. Обязательно ли нужен сертификат руководителя, чтобы подписать МЧД?

МЧД всегда выдается от руководителя организации и подписывается его электронной подписью. Если руководитель далеко, он сможет подписать МЧД дистанционно. Для этого в Экстерне введите электронную почту руководителя и комментарий и нажмите «Отправить». Руководителю на почту придет письмо, в котором будет ссылка для подписания доверенности. Когда он ее подпишет, в Экстерне появится уведомление.

Порядок действий также описан в инструкции для оформления МЧД ФНС.

Материалы по теме

• Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности
• Получите сертификат физлица до 1 сентября