Чек-лист: как настроить работу с сертификатом физлица

С 1 сентября 2023 сертификат можно выпустить только на руководителя организации или физлицо. В этой статье расскажем про порядок работы с сертификатом физлица.

Получите сертификат физлица

Если в организацию устроился новый сотрудник, который будет заходить в Экстерн по своему сертификату электронной подписи, ему нужно выпустить сертификат физлица. Как это сделать, рассказываем в инструкции. Если сертификат у сотрудника уже есть, внимательно следите за его сроком и не забудьте обновить заранее. Как посмотреть срок действия сертификата и продлить его, читайте в статье.

Добавьте сертификат физлица для входа

Если вы сейчас заходите в Экстерн по действующему сертификату, новый можно привязать через личный кабинет: нужно зайти в него и в разделе «Сертификаты для входа» добавить новый сертификат. После этого вы сразу сможете заходить в сервис по новому сертификату.

Также в личный кабинет можно зайти из Экстерна — нужно лишь нажать на имя. 

Настройте подписание сертификатом физлица

Чтобы подписывать отчеты сертификатом физлица, в Экстерне зайдите в «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика». В блоке «Подписание документов» выберите контролирующий орган или поставьте галочку в поле «Один подписант для ФНС, Росстата и СФР». После этого выберите нужного сотрудника организации и добавьте сертификат.

Здесь же Экстерн предложит оформить доверенность для работника.

Оформите доверенности

В сертификате физлица нет данных о компании. Чтобы получить право подписывать отчетность компании этим сертификатом, нужна электронная (машиночитаемая) доверенность (МЧД), которую подписал своим сертификатом руководитель бизнеса. Оформить доверенности помогут инструкции:

• для налоговой инспекции;
• для СФР (например, для работы с пособиями по проактивной схеме).

Чтобы сдавать с сертификатом физлица кадровую отчетность в СФР, нужно оформить УПУП — уведомление о предоставлении полномочий представителю. 

У нас есть подробная статья про электронные доверенности — в ней найдете нормативку и полные правила работы с этими документами.

Дополнительно для бесперебойной работы в Экстерне рекомендуем настроить многопользовательский режим и проверить список людей, у которых есть доступ к вашей учетной записи в сервисе.