Как не пропустить смену сертификата в Экстерне: советы экспертов

Перед началом отчетности важно проверить срок действия электронной подписи. С истекшим сертификатом нельзя подписать отчет, отправить квитанцию на требование и документ для контрагента. Если вы еще не обновили свою электронную подпись, а время пришло — смотрите подборку полезных инструкций от экспертов техподдержки, они помогут сделать все правильно и быстро.

Ольга Сорокина Копирайтер, эксперт сервиса Контур.Экстерн

Как понять, когда истекает срок действия сертификата

За 30 дней до окончания срока действия сертификата на главной странице Экстерна вы увидите уведомление с датой и ссылкой на инструкцию о том, что делать. Обратите внимание, что срок действия сертификата может отличаться от срока поставки сервиса.

Кроме этого, за 30 дней до окончания срока действия сертификата на главной странице Экстерна появится задача по его обновлению. Подробнее читайте в новости.

Если уведомление у вас в Экстерне еще не появилось, а узнать срок действия сертификата надо, используйте один из этих способов:

1. При входе в сервис нажмите на знак вопроса справа от сертификата — Экстерн покажет подробные данные о нем.
    

   

2. В Экстерне нажмите на ФИО, сервис перенаправит вас в личный кабинет. Там в разделе «Сертификаты» вы увидите срок действия сертификата, если он установлен на рабочем месте.

3. Зайдите в личный кабинет удостоверяющего центра по инструкции, там во вкладке «Действующие» указан срок действия электронной подписи. 

4. Если у вас есть организации на обслуживании, в разделе «Организации» можно посмотреть, до какого срока действует сертификат электронной подписи у каждой из них. Список можно скачать в Excel и отфильтровать по дате окончания сертификата.

Как получить новый сертификат физлица

Заменить сертификат можно при входе в Экстерн — нажмите кнопку «Обновить» и следуйте указаниям системы. Кнопка появится, если:

• до окончания срока действия сертификата осталось менее 60 дней или он истек 21 день назад,
• ранее вы обращались в сервисный центр для незапланированной замены сертификата.

Как получить новый сертификат руководителя

ИП или руководитель коммерческой организации может бесплатно перевыпустить сертификат КЭП в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в Удостоверяющем Центре Контура. Простые инструкции с подсказками и скриншотами найдете в статье.

Что делать, если срок действия сертификата заканчивается через несколько дней

Продлить электронную подпись можно не выходя из дома: для этого нужно нажать на кнопку «Обновить» при входе в Экстерн и следовать указаниям системы.

Не волнуйтесь, если вы не успели вовремя продлить сертификат: кнопка будет активна еще 21 день после того, как закончится срок действия электронной подписи. Но так как предыдущий сертификат уже истек, то заявление на выпуск придется подписать в сервисном центре. Подробнее читайте в Контур.Помощи.

Что делать с сертификатом, срок действия которого истек

Не удаляйте истекшие сертификаты — они могут понадобиться для просмотра отправленных документов. Чтобы доступ к нужным файлам оставался всегда, включите в Экстерне настройку «Хранить все расшифрованные документы» или используйте Контур.Архив.

Можно ли использовать токен несколько раз

Как правило, на один токен можно записать до 15 сертификатов, поэтому носитель можно использовать несколько раз при наличии на нем свободного места. 

Исключение составляют сертификаты ФНС для руководителей или ИП: 

• Если владельцы сертификатов разные, то для их выпуска  нельзя  использовать один токен во избежании компроментации закрытого ключа. 

• Если владелец сертификата один, то можно выпустить несколько подписей на один токен, даже если человек руководит разными компаниями.

Если вы проверили все условия, но при выпуске сертификата возникает ошибка и не хватает свободного места на токене, воспользуйтесь инструкцией.

Ответы на популярные вопросы

Также на самые горячие вопросы про сертификаты наши эксперты ответили в Журнале Экстерна:

• Мы уже рассказали о важности хранения истекших сертификатов, но как быть, если сертификата нет, а отчет открыть надо? Как получить доступ к отчету и сохранить его, читайте в ответе эксперта.

• После обновления сертификата справедливо возникает вопрос: как настроить вход в сервис и подписывать отчеты новым сертификатом электронной подписи? Ответ в инструкции.

• Бывают случаи, что все настройки для нового сертификата выполнены, но зайти по нему в сервис все равно не получается. Если новый сертификат не отображается при входе в Экстерн, следуйте рекомендациям эксперта.

• При использовании нового сертификата не исключены ошибки при входе в сервис. Как их исправить в зависимости от ситуации, читайте в статье.

• Наконец-то вы обновили все сертификаты, настроили вход в Экстерн и готовы сдавать отчеты, но не тут-то было: на странице подписания отчета отображается предыдущий сертификат и блокирует отправку. Решение есть: нужно сменить сертификат в настройках, как это сделать, отвечает эксперт.

• В связи с получением нового сертификата меняются настройки подписания, а нужно ли менять ранее выпущенную МЧД? Эксперт отвечает на этот вопрос.

Читайте также: Электронная подпись и МЧД в 2023 году: изменения и возможности