Все, что вам нужно знать об электронной доверенности

Масштабные изменения в работе с электронной подписью коснутся всех, кто сдает отчетность через интернет. В 2023 году руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам скоро потребуются личные подписи и электронные доверенности. Расскажем, что такое электронная доверенность, как ее оформить и применять.

Ольга Якушина Налоговый журналист, редактор

Действие сертификатов сотрудников продлили

Еще год в работе бухгалтеров и уполномоченных представителей почти ничего не поменяется: если вы еще не перешли на сертификат физлица и МЧД, до 1 сентября 2024 года можно подписывать отчетность сертификатами, выданными на сотрудников юрлиц.

Узнать подробности

Что такое электронная доверенность

Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП, физлиц): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами. МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем.

МЧД не стоит путать с доверенностью в виде скан-образа, ее тоже часто называют электронной. Это бумажный документ, преобразованный в электронный вид путем сканирования (письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@). Обязательной формы для скан-доверенности нет, здесь действуют общие правила оформления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1).

Независимо от того, как направляется доверенность в ИФНС — в виде скан-образа или МЧД, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Передать доверенность в ИФНС необходимо до начала документооборота — до того, как сотрудник сдаст первый отчет (письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).

Нормативка по электронным доверенностям

Порядок применения МЧД регулируется:

• Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес изменения по ЭП и МЧД в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

• Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ — в нем прописан порядок поэтапного перехода на МЧД;

• Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ, который продлил действие переходного периода на МЧД до 31.08.2023;

• Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856 о порядке формирования классификатора полномочий;

• Приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858 об утверждении требований к формам МЧД;

• постановлениями Правительства от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, в которых описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.

Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.

Работа с электронными доверенностями в 2024 году

С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а с 1 сентября 2024 станет обязательной (ст. 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.

Но некоторые контролирующие органы планируют отказаться от бумажных доверенностей раньше. К примеру, СФР с 1 мая 2024 года требуют МЧД для электронных больничных, а с 1 июля 2024 — для остальных отчетов. При этом официальных разъяснений от Соцфонда на этот счет пока нет.

А ФНС с 1 марта 2024 года ограничивает прием бумажных доверенностей. МЧД стали обязательными на основании положений Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ. Машиночитаемые доверенности создаются и представляются в файле формата XML.

По новым правилам, с 01.03.2024 уполномоченный представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности в форме электронного документа, подписанного УКЭП доверителя. Это требование распространяется на представителей налогоплательщиков, которые отчитываются в ИФНС электронно (п. 3 ст. 80 НК РФ). Таким образом, представители таких организаций и ИП обязаны перейти на МЧД с 01.03.2024.

Кроме того, налоговики ввели новый формат электронной доверенности — формат 5.02 (приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@). В отличие от прежнего формата 5.01, новый позволяет создать МЧД с возможностью передоверия и предоставления полномочий нескольким представителям.

Правила для руководителей и ИП

В 2024 году руководители организаций и ИП оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.

Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.

Руководитель может подписать отчет дистанционно

Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.

Подключить

Правила для работников

Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы сертификатом, в котором указан ИНН компании. А с 1 сентября 2024 года обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц без привязки к организации.

В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.

Сертификат физлица можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.

Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника до обязательного перехода на МЧД и после:

Таким образом, до осени 2024 года будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.

Форматы электронных доверенностей

Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. На сегодня сервисы для формирования МЧД и порядок их применения разработали:

• налоговая служба — с 1 марта 2024 года действуют два XML-формата доверенностей, они утверждены приказами ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@ и от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@;

• Банк России — подробные инструкции по МЧД можно увидеть на сайте банка;

• СФР — вся необходимая нормативка по МЧД размещена на сайте фонда.

Формы и порядки предоставления доверенностей, разработанные федеральными органами власти можно посмотреть на Госуслугах.

Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами (B2G-доверенности), но и с контрагентами (B2B-доверенности). МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей».

Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность.

Минцифры разработало единый формат МЧД (версия 003). Это универсальный формат — в одну МЧД можно включать полномочия для подписания документов как с контрагентами (B2B-сегмент), так и с госорганами (B2G-сегмент). А еще этот формат дает возможность передоверия.

В скором времени все госорганы должны будут поддерживать единый формат МЧД версии 003. А пока можно применять как новый единый формат, так и формат 002.

Требования к машиночитаемой доверенности

Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.

МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер.

Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Сдавайте электронную отчетность через интернет.

14 дней бесплатно

Справочник полномочий для МЧД

При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).

Единый классификатор полномочий, разработанный Минцифры, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Структуру классификатора можно посмотреть здесь.

Каждому полномочию присваивается:

• наименование;

• уникальный идентификационный номер;

• дата включения в классификатор.

Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:

И еще несколько кодов для примера:

Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.

Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.

Как оформить МЧД для отчетности в ФНС в 2024 году

Общая схема создания электронной доверенности выглядит так:

• сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;

• директор подписывает доверенность;

• сотрудник отправляет подписанный файл доверенности в контролирующий орган;

• ведомство принимает доверенность, присылает ответ;

• сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.

Разберем, как это происходит на практике.

Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне

В Контур.Экстерне вы можете оформить электронную доверенность и сдавать по ней отчетность. Подробно о том, как оформить МЧД, рассказываем в видео.

Сделать всё правильно помогут пошаговые инструкции:

• Как заполнить и отправить электронную доверенность

• Как загрузить уже заполненную форму электронной доверенности

• Как заполнить данные электронной доверенности, которую уже отправляли в ФНС через другого абонента или спецоператора

Подключиться к Экстерну и опробовать схему работы с МЧД

Формирование МЧД в сервисах ФНС

XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Единое блокчейн хранилище машиночитаемых доверенностей». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.

Сформированная МЧД доступна для скачивания. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.

Хранение доверенностей

МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.

Это могут быть системы:

• операторов ЭДО;

• аккредитованных УЦ;

• федеральных органов — ФНС, СФР и т.д.;

• другие.

Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

С 1 марта 2024 года применяются положения по передаче операторами отдельных информсистем сведений о МЧД или сведений об отмене МЧД на портал Госуслуг (постановление Правительства РФ от 12.09.2023 № 1481). Эти положения прописаны в постановлениях № № 223, № 224.

Теперь операторы информационных систем (кроме ЕСИА) после принятия доверенности на хранение или же после получения заявления об отмене МЧД должны сразу же передать сведения на Госуслуги. Сведения передают в электронном виде и предоставляют без использования персональных данных.

Отмена электронной доверенности

Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно.

Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. А общий порядок отмены электронной доверенности регулируется нормами раздела III постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Электронная доверенность и ответственность бухгалтера

Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.

Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).

С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки.

Больше полезных материалов от экспертов читайте в рубрике «Электронные подписи и МЧД: изменения и возможности».