Масштабные изменения в работе с электронной подписью коснутся всех, кто сдает отчетность через интернет. В 2023 году руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам скоро потребуются личные подписи и электронные доверенности. Расскажем, что такое электронная доверенность, как ее оформить и применять.
Содержание
- Что такое электронная доверенность
- Нормативка по электронным доверенностям
- Изменения по электронным доверенностям в 2022 году
- Форматы электронных доверенностей
- Требования к машиночитаемой доверенности
- Справочник полномочий для МЧД
- Как оформить МЧД для отчетности в ФНС в 2023 году
- Хранение доверенностей
- Отмена электронной доверенности
- Электронная доверенность и ответственность бухгалтера
Что такое электронная доверенность
Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами.
МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем, и не требует дополнительного заверения у нотариуса.
МЧД не стоит путать с доверенностью в виде скан-образа, ее тоже часто называют электронной. Это бумажный документ, преобразованный в электронный вид путем сканирования (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@). Обязательной формы для скан-доверенности нет, здесь действуют общие правила оформления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1).
Независимо от того, как направляется доверенность в ИФНС — в виде скан-образа или МЧД, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Передать доверенность в ИФНС необходимо до начала документооборота — до того, как сотрудник сдаст первый отчет (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).
Нормативка по электронным доверенностям
Порядок применения МЧД регулируется:
- Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес изменения по ЭП и МЧД в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
- Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ — в нем прописан порядок поэтапного перехода на МЧД;
- Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ, который продлил действие переходного периода на МЧД до 31.08.2023;
- Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856 о порядке формирования классификатора полномочий;
- Приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858 об утверждении требований к формам МЧД;
- постановлениями Правительства от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, в которых описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.
Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.
Изменения по электронным доверенностям в 2022 году
С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а с 31 августа 2023 станет обязательной (ст. 3 Федерального закона от 19.12.2022 № 536-ФЗ). Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.
Новшества для руководителей и ИП
Поправки к закону об электронной подписи изменили с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.
Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу. Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.
Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.
Руководитель может подписать отчет дистанционно
Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.
Новшества для работников
Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А с 31 августа 2023 года обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.
В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.
Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.
Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника до обязательного перехода на МЧД и после:
Требования к ЭП сотрудника | До 31.08.2023 | С 01.09.2023 |
---|---|---|
Вид сертификата | Или сертификат организации, или сертификат физлица | Только сертификат физлица |
Разрешенная ЭП | Любая из подписей:
|
Только электронная подпись физлица с приложением машиночитаемой электронной доверенности |
Таким образом, до осени 2023 года будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники.
Форматы электронных доверенностей
Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. На сегодня сервисы для формирования МЧД и порядок их применения разработали:
- налоговая служба — XML-формат доверенности утвержден Приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@;
- Банк России — подробные инструкции по МЧД можно увидеть на сайте банка;
- СФР — вся необходимая нормативка по МЧД размещена на сайте фонда.
Формы и порядки предоставления доверенностей, разработанные федеральными органами власти можно посмотреть на Госулугах.
Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами (B2G-доверенности), но и с контрагентами (B2B-доверенности). МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей».
Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность.
Минцифры разработало единый формат МЧД (версия 003). Это универсальный формат — в одну МЧД можно включать полномочия для подписания документов как с контрагентами (B2B-сегмент), так и с госорганами (B2G-сегмент). А еще этот формат дает возможность передоверия.
В скором времени все госорганы должны будут поддерживать единый формат МЧД версии 003. А пока можно применять как новый единый формат, так и формат 002.
Требования к машиночитаемой доверенности
Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.
Параметр | Установленные требования |
---|---|
Формат доверенности |
|
Формат подписи | XMLDSIG или формат, утвержденный Приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472 |
Содержание доверенности |
|
МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер.
Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Справочник полномочий для МЧД
При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).
Единый классификатор полномочий, разработанный Минцифры, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856. Структуру классификатора можно посмотреть здесь.
Каждому полномочию присваивается:
- наименование;
- уникальный идентификационный номер;
- дата включения в классификатор.
Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:
И еще несколько кодов для примера:
Код | Наименования полномочия |
---|---|
1_FNS03 | Получать документы в налоговом органе |
1_FNS05 | Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ |
1_FNS06 | Представлять документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ |
1_FNS07 | Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учет и снятие с учета |
Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.
Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.
Как оформить МЧД для отчетности в ФНС в 2023 году
Общая схема создания электронной доверенности выглядит так:
- сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
- директор подписывает доверенность;
- сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.
Разберем, как это происходит на практике.
Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне
Вы можете оформить несколько электронных доверенностей. Если у вас уже есть МЧД в Экстерне, можно создать новую. Прежняя МЧД, сформированная в Экстерне, продолжит действовать.
Подробно о том, как оформить электронную доверенность в Контур.Экстерне, рассказываем в видео.
Изучите инструкции по работе с МЧД в Экстерне:
- Как заполнить и отправить электронную доверенность
- Как загрузить уже заполненную форму электронной доверенности
- Как заполнить данные электронной доверенности, которую уже отправляли в ФНС через другого абонента или спецоператора
Формирование МЧД в сервисах ФНС
XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.
Другой сервис, «Реестр доверенностей», позволяет формировать МЧД только на представителей-физлиц. Для этого выберите «Создание xml-доверенности»:
А далее — «B2G доверенность»:
Сформированную МЧД можно скачать. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.
Хранение доверенностей
МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.
Это могут быть системы:
- операторов ЭДО;
- аккредитованных УЦ;
- федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
- другие.
Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.
Отмена электронной доверенности
Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно.
Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. А общий порядок отмены электронной доверенности регулируется нормами раздела III Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.
Электронная доверенность и ответственность бухгалтера
Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.
Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).
С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».