Все, что вам нужно знать об электронной доверенности

11 августа 2022

Масштабные изменения в работе с электронной подписью коснутся всех, кто сдает отчетность через интернет. В 2022 году руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают сертификат ЭП только в ФНС, а сотрудникам скоро потребуются личные подписи и электронные доверенности. Расскажем, что такое электронная доверенность, как ее оформить и применять.

Что такое электронная доверенность

Электронная доверенность, она же машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный файл, который распознается автоматически и подтверждает, что у представителя есть полномочия совершать действия от имени организации (ИП): передавать отчетность в ФНС и другие органы, подписывать документы, заключать сделки с контрагентами.
 
МЧД заменяет бумажную доверенность, подписанную руководителем, и не требует дополнительного заверения у нотариуса.

МЧД не стоит путать с доверенностью в виде скан-образа, ее тоже часто называют электронной. Это бумажный документ, преобразованный в электронный вид путем сканирования (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@). Обязательной формы для скан-доверенности нет, здесь действуют общие правила оформления доверенностей (ст. 185, 186 ГК РФ, «Основы законодательства РФ о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1).

Независимо от того, как направляется доверенность в ИФНС — в виде скан-образа или МЧД, она должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя. Передать доверенность в ИФНС необходимо до начала документооборота — до того, как сотрудник  сдаст первый отчет (Письмо ФНС от 05.08.2021 № ЕА-3-26/5459@).

Нормативка по электронным доверенностям

Порядок применения МЧД регулируется:

  • Федеральным законом от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес изменения по ЭП и МЧД в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • Федеральным законом от 30.12.2021 № 443-ФЗ — в нем прописан порядок поэтапного перехода на МЧД;
  • Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 856 о порядке формирования классификатора полномочий;
  • Приказами Минцифры от 18.08.2021 № 857 и № 858 об утверждении требований к формам МЧД;
  • постановлениями Правительства от 21.02.2022 № 222, № 223, № 224, в которых описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.

Правила применения электронной доверенности еще дорабатываются, не все вопросы решены, нормативка продолжает корректироваться.

Изменения по электронным доверенностям в 2022 году

С марта 2022 года МЧД применяется по желанию, а со следующего года может стать обязательной. Такие правила предусматривает реформа, запущенная в сфере применения ЭП.

Новшества для руководителей и ИП

Поправки к закону об электронной подписи меняют с 2022 года порядок получения сертификатов для ИП и руководителей организаций. Теперь они оформляют новые электронные подписи только в ФНС. Закрытый ключ подписи некопируемый, хранится на защищенном носителе. Продублировать его невозможно.

Прежние правила оформления ЭП не ограничивали количество сертификатов, выдаваемых одному юрлицу. Поскольку в каждом таком сертификате есть сведения как о самой организации, так и о сотруднике-подписанте, то документы за компанию может подписывать как руководитель, так и работники, действующие на основании доверенности. Такие сертификаты, если у них не истек срок действия и они выданы аккредитованными УЦ, действуют и сейчас.

Изменения в оформлении ЭП руководителей привели к тому, что поменяются правила и для сотрудников.

Новшества для работников

Сотрудники до конца 2022 года могут подписывать электронные документы сертификатом юрлица, оформленным по старым правилам. А в 2023 году обязаны использовать персональные сертификаты физических лиц.

В сертификате физлица будут только данные о самом человеке. Поэтому сотруднику, действующему от имени организации, понадобится еще и машиночитаемая доверенность, подписанная ЭП руководителя. При отправке электронных документов сотрудник должен будет подписать их собственной электронной подписью и приложить файл МЧД либо указать ее реквизиты.

Сертификат физлица можно получить в любом удостоверяющем центре и использовать его не только в рабочих, но и в личных целях. Подпись физлица, в отличие от ЭП руководителя, не запрещается копировать. Главное — не передавать ее третьим лицам.

Вот как выглядят варианты работы с электронной подписью сотрудника в этом и следующем годах:

Требования к ЭП сотрудника 2022 год 2023 год
Вид сертификата Или сертификат организации, или сертификат физлица Только сертификат физлица
Разрешенная ЭП Любая из подписей:
  • ЭП, полученная на организацию (ИП). В сертификате указаны данные юрлица и данные сотрудника, который действует по обычной бумажной доверенности;
  • ЭП физлица. К ней прилагается машиночитаемая доверенность от руководителя компании 
Только электронная подпись физлица с приложением машиночитаемой электронной доверенности 

Обязательное применение МЧД могут перенести на 1 сентября 2023 года. Представитель ФНС Федор Новиков сообщил, что Минцифры уже подготовил соответствующий проект.

Если поправки примут, то до следующей осени будут действовать сертификаты юрлиц, которыми могут пользоваться и сотрудники. 

Форматы электронных доверенностей

На сегодня XML-форматы для МЧД и порядок их применения разработали только два госоргана:

Электронные доверенности можно применять не только для взаимодействия с госоранами, но и с контрагентами. МЧД для работы с контрагентами можно сформировать и скачать в сервисе ФНС «Реестр машиночитаемых доверенностей». 

Нажмите «Создание xml-доверенности» — «B2B доверенность»:

Чтобы применять МЧД в ЭДО с контрагентами, необходимы соответствующие программно-технические ресурсы. Их может обеспечить или оператор ЭДО или сами компании, внедрив возможность поддержки МЧД в свои системы. Например, для ЭДО с контрагентами можно использовать  Контур.Диадок или сервис Контур.Доверенность

Требования к машиночитаемой доверенности

Они закреплены в приказах Минкомсвязи от 18.08.2021 № 856, 857 и 858.

Параметр Установленные требования
Формат доверенности 
  • XML — при открытии файла в автоматизированных системах обработки данных;
  • PDF — если используется программа, не поддерживающая автоматизированную обработку данных 
Формат подписи XMLDSIG или формат, утвержденный Приказом Минцифры от 14.09.2020 № 472 
Содержание доверенности
  • Название документа;
  • данные доверителя: для организации — название, ИНН, КПП, ОГРН, СНИЛС руководителя, юрадрес. Для ИП — ФИО, ИНН, СНИЛС, ОГРН; 
  • данные сотрудника: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
  • дата доверенности;
  • срок ее действия (при наличии);
  • список полномочий сотрудника;
  • идентификаторы полномочий из классификатора, предусмотренного п. 2 ст. 17.1 63-ФЗ. При отсутствии идентификаторов — описать полномочия текстом;
  • данные об информсистеме, из которой можно получить информацию о досрочном прекращении доверенности, в т. ч. при ее отмене доверителем;
  • номер доверенности;
  • УКЭП руководителя (ИП), которой подписана доверенность;
  • возможность передоверия в соответствии со ст. 187 ГК РФ

МЧД можно оформить на любого представителя организации, даже если он не сотрудник. Количество оформляемых доверенностей не ограничено. Каждая из них имеет уникальный идентификационный номер. 

Срок действия доверенности указывается в специальном поле. Выдать ее можно на любой срок. Если он не указан, доверенность действует в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Справочник полномочий для МЧД

При формировании машиночитаемой доверенности указываются полномочия. Для представительства в ИФНС они берутся из «Справочника полномочий представителя налогоплательщика» (СППР).

Минцифры сейчас разрабатывает единый классификатор полномочий, он уже создан, размещен на портале Единой системы нормативной справочной информации и постоянно дополняется. Порядок формирования классификатора прописан в Приказе Минцифры от 18.08.2021 № 856.

Каждому полномочию присваивается:

  • наименование;
  • уникальный идентификационный номер;
  • дата включения в классификатор.

Вот как, например, выглядит описание и кодировка полномочия «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность»:

И еще несколько кодов для примера:

Код Наименования полномочия
1_FNS03 Получать документы в налоговом органе
1_FNS05 Подписывать документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ
1_FNS06 Представлять документы, используемые при постановке на учет и снятии с учета и сообщении сведений, установленных НК РФ
1_FNS07 Получать от налогового органа документы, подтверждающие постановку на учет и снятие с учета

Сейчас в этом перечне несколько десятков кодов. Компания может выбрать из него подходящие полномочия, а если таких нет — направить в Минцифры свои формулировки для внесения в классификатор.

Ведомство примет решение о включении их в справочник в течение 10 календарных дней, после чего каждому новому полномочию присвоит уникальные реквизиты. Так постепенно сформируется единый классификатор полномочий.

Как оформить МЧД для отчетности в ФНС в 2022 году

Общая схема создания электронной доверенности выглядит так: 

  • сотрудник формирует доверенность и направляет ее на подпись руководителю;
  • директор подписывает доверенность;
  • сотрудник может скачать сформированный файл МЧД или скопировать ее номер и далее применять по назначению.

Разберем, как это происходит на практике.

Заполнение и отправка МЧД для ФНС в Экстерне

Вы можете оформить несколько электронных доверенностей. Если у вас уже есть МЧД в Экстерне, можно создать новую. Прежняя МЧД, сформированная в Экстерне, продолжит действовать.

Подробно о том, как оформить электронную доверенность в Контур.Экстерне, рассказываем в видео.

 

Изучите инструкции по работе с МЧД в Экстерне:

Формирование МЧД в сервисах ФНС

XML-файл МЧД для представления отчетности в ИФНС можно сформировать также с помощью сервиса «Создание и проверка доверенности в электронной форме». В качестве представителя можно выбрать физлицо, ИП, организацию.

Другой сервис, «Реестр доверенностей», позволяет формировать МЧД только на представителей-физлиц. Для этого выберите «Создание xml-доверенности»:

А далее — «B2G доверенность»:

Сформированную МЧД можно скачать. После этого ее можно загрузить в Экстерне и отправить в ФНС.

Хранение доверенностей

МЧД хранятся в различных информационных системах — в зависимости от того, в какой из них подписана доверенность, куда ее будут передавать и как происходит ЭДО в компании.

Это могут быть системы:

  • операторов ЭДО;
  • аккредитованных УЦ;
  • федеральных органов — ФНС, ПФР, ФСС и т.д.;
  • другие.

Полный перечень таких информсистем и общий порядок хранения электронных доверенностей установлен разделом I Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Отмена электронной доверенности

Если сотрудник лишается полномочий, которыми его наделила организация (увольняется, меняет должность и др.), руководитель отзывает электронную доверенность. Заявление на отзыв нужно направить в информационную систему, где хранится МЧД. Форму и формат заявления каждый оператор устанавливает самостоятельно. 

Рекомендуемый формат заявления об отзыве МЧД, используемой в электронном документообороте с ФНС, установлен Письмом от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. А общий порядок отмены электронной доверенности регулируется нормами раздела III Постановления Правительства от 21.02.2022 № 223.

Электронная доверенность и ответственность бухгалтера

Пределы использования бухгалтером электронной подписи ограничиваются его должностными обязанностями и доверенностью. Как и другим уполномоченным сотрудникам, бухгалтеру тоже потребуется сертификат физлица и машиночитаемая доверенность. Подписав документ своей ЭП, бухгалтер будет отвечать за его достоверность.

Для сравнения — если бухгалтер использует ЭП руководителя (это незаконно, но все же бывает), документ считается подписанным руководителем, он и будет нести ответственность как за содержание документа, так и за его подписание другим человеком. Объясняется это тем, что владелец ЭП обязан обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей и не допускать их использование без своего согласия (п. 1 ст. 10 63-ФЗ).

С момента обязательного перехода на персональные подписи физлиц каждый сотрудник будет отвечать за свои действия и ошибки. Об ответственности бухгалтера и возможных штрафах мы подробно писали в статье «Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году».

Получайте новости от наших экспертов дважды в месяц
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяц
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
Написать комментарий