Чек-лист по подготовке отчетности в Экстерне: настройки подписания и работа с сотрудниками

В Экстерне есть всё, чтобы вы отчитались быстро и с первого раза. Мы составили список инструментов и возможностей, которые вам могут понадобиться. В этом чек-листе — про работу с сотрудниками и настройки подписания, которые нужно проверить перед отчетной кампанией.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Настройте документооборот с СФР

Чтобы начать обмениваться документами с СФР, отправьте заявление на подключение страхователя — ЗПЭД. 

В инструкции по подключению к СФР вы найдете подробное описание, в каких случаях требуется отправить ЗПЭД, а в каких — нет. 

Чтобы фонд принял ЗПЭД в электронном виде, его нужно подписать электронной подписью руководителя. Если она недоступна, передайте руководителю ЗПЭД на подпись дистанционно. В Экстерне такая возможность доступна бесплатно, настроить ее можно по инструкции:

• Как бухгалтеру подключить дистанционное подписание для ЗПЭД и УПУП
• Как руководителю подписать ЗПЭД и УПУП дистанционно

Чтобы вы могли отчитываться в СФР от лица уполномоченного представителя, необходимо наделить вас правами. Для передачи отчетности СФР и бывшего ПФР это можно сделать с помощью формы УПУП, для работы с проактивными выплатами — с помощью МЧД СФР. Читайте об этом ниже.

Оформите доверенность

Если подписывать отчетность организации будет не руководитель, а представитель с сертификатом физлица оформите для него доверенности.

Если организация планирует отчитываться в СФР через уполномоченного представителя, то кроме ЗПЭД дополнительно надо подать уведомление о предоставлении полномочий представителю — УПУП.

Чтобы фонд принял УПУП в электронном виде, документы нужно подписать электронной подписью руководителя. Если сертификата у страхователя нет, он должен предоставить УПУП в СФР лично на бумаге (после этого можно отправить ЗПЭД в электронном виде, подписав его сертификатом представителя).

Если вы хотите подать УПУП в электронном виде, но электронная подпись руководителя недоступна, передайте ему документы на подпись дистанционно, используя инструкции:

• Как бухгалтеру подключить дистанционное подписание для ЗПЭД и УПУП
• Как руководителю подписать ЗПЭД и УПУП дистанционно

Для ФНС можно оформить электронную или бумажную доверенность.

• Как отправить в ФНС электронную доверенность (МЧД), подписанную электронной подписью руководителя
• Как добавить в Экстерн бумажную доверенность для ФНС  

Чтобы работать с больничными в рамках проактивных выплат, подключите организацию к социальному электронному документообороту (СЭДО). Чтобы сотрудник мог подписывать документы, добавьте МЧД для работы с СФР по инструкции.

Росстат  планирует ввести обязательное применение МЧД с 1 мая 2025 года. До этого момента статистическую отчетность можно сдавать по старым правилам — с бумажной доверенностью или по-новому — с МЧД.

Как добавить МЧД Росстат в Экстерне

Подробнее о том, как работать с сертификатами и доверенностями, читайте в нашей статье.

Также у нас есть полезное короткое видео — за 2 минуты рассказываем и показываем, как работает раздел «Доверенности».

Настройте дистанционное подписание

Руководители и ИП получают сертификаты электронной подписи в УЦ ФНС и доверенных УЦ, Федеральном казначействе или ЦБ РФ. Такие сертификаты нельзя скопировать на другой компьютер. При этом руководитель бизнеса может просто не иметь возможности прийти со своим сертификатом на подписание отчетности, а у бухгалтера не будет оформлена доверенность. Значит, возникнет вопрос, как подписать отчеты. Решить его поможет сервис дистанционного подписания.

Вот как он работает:

• Вы покупаете сервис с нужным количеством лицензий и даете доступ руководителю организации. Сколько руководителей вам нужно подключить, столько и нужно приобрести лицензий — даже если один человек является руководителем в двух фирмах.
• Бухгалтер заполняет отчет в Экстерне, выбирает «Отправить на подпись руководителю».
• Руководитель, которому вы сделали лицензию на дистанционное подписание, получает уведомление на почту. Перейдя по ссылке из письма, он попадает в ограниченную версию Экстерна в нужный отчет и подписывает его своей электронной подписью.
• Вы увидите в Экстерне статус подписанного отчета, а также кто и когда его отправил.

В своей ограниченной версии Экстерна руководитель также может:

• отправить отчет себе на почту;
• оставить комментарий к отчету;
• посмотреть список отправленных отчетов, а также поступившие требования.

Используя сервис, можно дистанционно передавать руководителю на подпись:

• отчеты в ФНС, Росстат и СФР;
• документы по проактивным выплатам;
• письма в ФНС и Росстат;
• запросы на сверку с ФНС (можно подключить АвтоИОН, и бухгалтер будет видеть результаты автоматической сверки);
• ответы на требования ФНС.

Подробнее о дистанционном подписании

Приобрести сервис дистанционного подписания можно в разделе «Управление тарифом» в Экстерне. До 30 апреля 2025 года пользователи Экстерна могут отправлять документы на подпись руководителю бесплатно.

Используйте раздел «Сотрудники» для подготовки отчетов

В Экстерне есть раздел «Сотрудники», в котором можно посмотреть и при необходимости отредактировать персональные данные ваших сотрудников или добавить новых.

Проверьте данные сотрудников заранее, чтобы в отчетность уже только добавлять сотрудников в нужную форму.

Данные по сотрудникам попадают в раздел автоматически при отправке отчетов СЗВ-ТД, ЕФС-1, СоЗЛ, ПСВ, 6-НДФЛ, а также инициации выплаты или перерасчета пособия и уведомления о прекращении отпуска по уходу за ребенком.

На списке сотрудников в разделе есть система фильтров, работает поиск. Вы можете:

• найти человека по ФИО;
• добавить нового сотрудника, если вы берете его на работу;
• отфильтровать сотрудников по статусу «работает» или «уволен», а также по наличию или отсутствию СНИЛС.

Со списка сотрудников можно перейти в личную карточку сотрудника — там отображаются его персональные данные, статус «работает» или «уволен», адрес, банковские реквизиты, информация о детях и воинском учете. Все данные можно отредактировать.

Решите, как будете хранить документы

Проверьте, что у вас включена настройка «Хранение расшифрованных документов». Это позволит всем пользователям, у которых есть доступ к документам организации, просматривать в Экстерне и в мобильном приложении отчеты ФНС, СФР и Росстата, а также документы по проактивным выплатам без сертификата.

Если у вас подключена групповая работа, вы можете подключить по запросу шифрование отчетов на сертификаты пользователей, которые работают в одной  группе. В этом случае у всех участников группы будет доступ к отчетам друг друга (которые они отправят после активации настройки).

О том, что такое групповая работа в Экстерне, мы рассказали на вебинаре — смотрите запись, если вам интересно, как сервис поможет работе нескольких бухгалтеров.