В Экстерне есть всё, чтобы вы отчитались быстро и с первого раза. Мы составили список инструментов и возможностей, которые вам могут понадобиться. В этом чек-листе — про новые формы и настройки подписания, которые нужно проверить перед отчетной кампанией.
Содержание
- Настройте документооборот с СФР
- Если отчеты подписывает не руководитель — оформите доверенность
- Если руководитель далеко, а доверенности нет — настройте дистанционное подписание
- Разберитесь со сроками сдачи разделов ЕФС-1 и порядком заполнения
- Узнайте, как заполнить новый отчет ПСВ для ФНС
- Используйте раздел «Сотрудники» — это упростит подготовку отчетов
- Решите, как будете хранить документы
Настройте документооборот с СФР
С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединились в Социальный фонд России. Чтобы начать обмениваться документами с СФР, отправьте заявление на подключение страхователя — ЗПЭД. Сделать это должны только те, кто не подключался к приемному комплексу ПФР и не подавал ранее СЗВ-ТД. Если этот отчет вы сдавали из Экстерна, отправлять ЗПЭД не нужно.
В инструкции по подключению к СФР вы найдете подробное описание, в каких случаях требуется отправить ЗПЭД, а в каких — нет.
Чтобы фонд принял ЗПЭД в электронном виде, его нужно подписать электронной подписью руководителя. Если она недоступна, передайте руководителю ЗПЭД на подпись дистанционно. В Экстерне такая возможность доступна бесплатно, настроить ее можно по инструкции:
- Как бухгалтеру подключить дистанционное подписание для ЗПЭД и УПУП
- Как руководителю подписать ЗПЭД и УПУП дистанционно
Чтобы вы могли отчитываться в СФР от лица уполномоченного представителя, необходимо наделить вас правами. Это можно сделать с помощью формы УПУП. Читайте об этом ниже.
Если отчеты подписывает не руководитель — оформите доверенность
Если подписывать отчетность организации будет не руководитель, а представитель с сертификатом физлица или сертификатом сотрудника, оформите для него доверенности.
Если организация планирует отчитываться в СФР через уполномоченного представителя, то кроме ЗПЭД дополнительно надо подать уведомление о предоставлении полномочий представителю — УПУП.
Чтобы фонд принял УПУП в электронном виде, документы нужно подписать электронной подписью руководителя. Если сертификата у страхователя нет, он должен предоставить УПУП в ПФР лично на бумаге (после этого можно отправить ЗПЭД в электронном виде, подписав его сертификатом представителя).
Если вы хотите подать УПУП в электронном виде, но электронная подпись руководителя недоступна, передайте ему документы на подпись дистанционно, используя инструкции:
- Как бухгалтеру подключить дистанционное подписание для ЗПЭД и УПУП
- Как руководителю подписать ЗПЭД и УПУП дистанционно
Для ФНС можно оформить электронную или бумажную доверенность.
- Как отправить в ФНС электронную доверенность (МЧД), подписанную электронной подписью руководителя.
- Как добавить в Экстерн бумажную доверенность для ФНС
Чтобы работать с больничными в рамках проактивных выплат, подключите организацию к социальному электронному документообороту (СЭДО). Чтобы сотрудник мог подписывать документы, добавьте МЧД для работы с ФСС. Инструкция.
Для Росстата формат МЧД не разработан. Отправляйте статистическую отчетность по старым правилам. При этом рекомендуем оформить бумажную доверенность и отправить ее скан в Росстат через сервис «Письма». Также уточните у территориального органа государственной статистики, нужно ли предоставить им оригинальный документ.
Подробнее о том, что изменится в работе с сертификатами и доверенностями в 2023 году, читайте в нашей статье.
Если руководитель далеко, а доверенности нет — настройте дистанционное подписание
До конца марта 2023 года руководители и ИП должны получить сертификаты электронной подписи в УЦ ФНС и доверенных УЦ, Федеральном казначействе или ЦБ РФ. Такие сертификаты нельзя скопировать на другой компьютер. При этом руководитель бизнеса может просто не иметь возможности прийти со своим сертификатом на подписание отчетности, а у бухгалтера не будет оформлена доверенность. Значит, возникнет вопрос, как подписать отчеты. Решить его поможет сервис дистанционного подписания.
Вот как он работает:
- Вы покупаете сервис с нужным количеством лицензий и даете доступ руководителю организации. Сколько руководителей вам нужно подключить, столько и нужно приобрести лицензий — даже если один человек является руководителем в двух фирмах.
- Бухгалтер заполняет отчет в Экстерне, выбирает «Отправить на подпись руководителю».
- Руководитель, которому вы сделали лицензию на дистанционное подписание, получает уведомление на почту. Перейдя по ссылке из письма, он попадает в ограниченную версию Экстерна в нужный отчет и подписывает его своей электронной подписью.
- Вы увидите в Экстерне статус подписанного отчета, а также кто и когда его отправил.
В своей ограниченной версии Экстерна руководитель также может:
- отправить отчет себе на почту;
- оставить комментарий к отчету;
- посмотреть список отправленных отчетов, а также поступившие требования.
Используя сервис, можно дистанционно передавать руководителю на подпись:
- отчеты в ФНС, Росстат и СФР,
- документы по проактивным выплатам,
- письма в ФНС и Росстат,
- запросы на сверку с ФНС (можно подключить АвтоИОН, и бухгалтер будет видеть результаты автоматической сверки),
- ответы на требования ФНС.
Подробнее о дистанционном подписании
Приобрести сервис дистанционного подписания можно в разделе «Управление тарифом» в Экстерне.
Получите одну лицензию дистанционного подписания
При подключении тарифа «Общий плюс» вы получаете одну лицензию дистанционного подписания (условие действуют при подключении тарифа «Общий плюс» с 09.11.2022).
Разберитесь со сроками сдачи разделов ЕФС-1 и порядком заполнения
Отчитываться в СФР нужно по форме ЕФС-1. Она объединила в себе 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Отслеживать сроки сдачи разделов ЕФС-1 вы можете в Таблице отчетности — для этого воспользуйтесь инструкцией.
Также вам помогут наши материалы:
Узнайте, как заполнить новый отчет ПСВ для ФНС
С января 2023 года появился новый отчет по сотрудникам — персонифицированные сведения о физических лицах (ПСВ). Если у вас остались вопросы по форме, предлагаем во всем разобраться.
Отчет сдают в ФНС плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам. В нем нужно показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.
ПСВ подают ежемесячно — до 25 числа месяца, следующего за отчетным. Отслеживать сроки сдачи можно в Таблице отчетности.
Подробнее о том, как подготовить и сдать ПСВ, читайте в статье «Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года».
Используйте раздел «Сотрудники» — это упростит подготовку отчетов
В Экстерне появился раздел сотрудников, в котором можно посмотреть и при необходимости отредактировать персональные данные ваших сотрудников или добавить новых.
Проверьте данные сотрудников заранее, чтобы в отчетность уже только добавлять сотрудников в отчет.
Данные по сотрудникам попадают в раздел автоматически при отправке отчетов СЗВ-ТД, ЕФС-1 и СоЗЛ. Также можно сохранить данные вручную по кнопке «Сохранить данные в справочник сотрудников» из редакторов отчетов, где есть работа с сотрудниками.
На списке сотрудников в разделе есть система фильтров, работает поиск. Вы можете:
- найти человека по ФИО;
- добавить нового сотрудника, если вы берете его на работу;
- отфильтровать сотрудников по статусу «работает» или «уволен».
Со списка сотрудников можно перейти в личную карточку сотрудника — там отображаются его персональные данные, статус «работает» или «уволен», адрес, банковские реквизиты. Все данные можно отредактировать.
В раздел сотрудников можно попасть прямо с главной страницы Экстерна. Пока он подключен не всем пользователям. Если вы хотите работать с разделом сотрудников, обратитесь в техподдержку.
Решите, как будете хранить документы
Проверьте, что у вас включена настройка «Хранение расшифрованных документов». Это позволит всем пользователям, которые имеют доступ к документам организации, просматривать в Экстерне и в мобильном приложении отчеты ФНС, ПФР и Росстата, а также документы по проактивным выплатам без сертификата.
Если у вас подключена групповая работа, вы можете подключить по запросу шифрование отчетов на сертификаты пользователей, которые работают в одной группе. В этом случае у всех участников группы будет доступ к отчетам друг друга (которые они отправят после активации настройки).
