9 лайфхаков в Экстерне, которые упростят отчетность за клиентов

В вашем тарифе Экстерна есть возможности, которые ускорят работу с отчетностью за клиентов. Самые полезные сервисы мы собрали в этот обзор. Рекомендуем начать пользоваться ими прямо сейчас.

Оформите доверенности

Если подписывать отчетность организации будет не руководитель, а уполномоченный представитель, вам нужно оформить доверенности.

Подробнее о том, как работать с сертификатами и доверенностями, читайте в статье.

Также у нас есть полезное короткое видео — за 2 минуты рассказываем и показываем, как работает раздел «Доверенности».

Отправляйте отчеты на подпись директору дистанционно

Не нужно ждать, пока руководитель компании приедет в офис, чтобы подписать отчеты. Дистанционное подписание отчетов в Экстерне поможет отправить отчетность в контролирующие органы вовремя и не нервничать, даже если директор и его некопируемый сертификат далеко, а доверенности у вас нет.

Подробные инструкции для бухгалтера и руководителя есть в Справке, а также мы сняли короткое видео — смотрите, как это работает. Узнать, подключен ли у вас сервис, и докупить нужное количество лицензий вы можете в разделе «Управление тарифом». До 30 апреля 2025 года пользователи Экстерна могут бесплатно отправлять документы на подпись руководителю.

Работайте, где и когда удобно, и подключайтесь к компьютеру клиента

В период отчетности каждая минута на счету. Сервис Контур.Доступ позволит быстро подключиться к нужным компьютерам и устройствам через интернет. Например, когда вы работаете на удаленке, а необходимые программы или черновики отчетов находятся на компьютере в офисе. Или использовать как альтернативу дистанционному подписанию — чтобы отправить отчетность, вы можете по согласованию с руководителем подключиться к его компьютеру, отчеты будут подписаны нужным сертификатом.

Подробное описание возможностей вы найдете на сайте. Там же можно оформить бесплатный демо-доступ на семь дней, выбрать тариф и самостоятельно подключиться.

Настройте доступ к документам

Настройте «Хранение расшифрованных документов» — эту опцию стоит включить, чтобы пользователи Экстерна, которые имеют доступ к отчетам организации, могли просматривать без сертификата документы ФНС, СФР и Росстата в веб-версии сервиса и в мобильном приложении.

Создайте архив документов на компьютере

Бесплатная программа Контур.Архив создаст хранилище цифровых копий документов, которые вы отправили через Экстерн. И будет поддерживать его актуальность — как только в Экстерне появятся новые документы, программа скачает их.

Важный момент: в Архиве будут доступны не только исходные файлы, но и печатные формы отчетов и технологических документов — подтверждение даты отправки, квитанции, извещения и другие.

Узнайте больше о возможностях программы на странице сервиса, установите и настройте по инструкции.

Общайтесь с клиентами удаленно и экономьте время на встречах и звонках

Пригласите клиентов работать с вами в Экстерне — откройте каждому Кабинет руководителя. Это бесплатный удобный сервис, который позволит вашим клиентам: 

• отслеживать статусы по своим отчетам и печатать их;
• самостоятельно находить старые отчеты;
• печатать требования из ФНС и видеть по ним статусы квитанции и ответа;
• отслеживать переплаты и задолженности по налогам, пеням и штрафам.

Вам больше не нужно пересылать все эти документы — клиент будет иметь к ним доступ в любой момент.

Используйте массовые действия с отчетами и требованиями

В Экстерне есть возможности, которые существенно сэкономят ваше время:

• массовая загрузка поможет быстро загрузить в систему до 1000 отчетов за разные организации;
• массовая проверка и отправка сократит количество однотипных операций, которые нужно проделать бухгалтеру;
• массовые действия с требованиями оптимизируют работу — вы можете расшифровать много требований сразу, отправить все нужные квитанции, отметить требования выполненными или отправить в работу, а также скрыть лишние требования.

Используйте для разовых клиентов отчеты из пакета

Если среди ваших клиентов есть организации и ИП, которые сдают отчетность пару раз в год, не стоит тратить на них ячейку: подключите для обслуживания таких клиентов сервис «Пакет документов» и расходуйте отчеты из пакета поштучно.

У нас есть классное видео о том, какие возможности Экстерна помогут увеличить выручку за счет разовых клиентов — рекомендуем посмотреть:

Отправляйте отчеты и документы из Экстерна на email

На странице документооборота есть возможность передать его на электронную почту. Вы можете использовать эту опцию, чтобы:

• передать клиенту файл отчета;
• сообщить клиенту статус документооборота;
• сохранить отправленный отчет в своей электронной почте.

При этом пересылать можно не только отчеты, но и представления, требования, заявления, ИОН-запросы и входящие письма, а также технические документы, например, сообщение о представительстве (СоП). История пересылки сохраняется, вы всегда можете посмотреть, когда и кому отправляли файлы.